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27_レポート

概要

レポートモジュールは取引先、契約、商談などのモジュールに関するレポートを作成し、管理するために使用します。さらに表示モジュール、修正レコード、他の活動のようなユーザアクティブを追跡調査するためにレポートを作成できます。


Sugarデータのレポート

レポート一覧は一番新しいレポートをリストの一番上にするという順序でレポートを表示します。最後にレポートを見た日時はアクセス日時のカラムに表示されます。

管理者はチーム会員にかかわらずレポートを表示、編集することができます。

HTML5ブラウザのレポートを表示している間に作られたPDFフォーマットでチャートを見ることができます。

Sugarはいくつかのあらかじめ定義されたレポートを提供します。このレポートはレポートの一覧ビューで表示されます。また、必要に応じてカスタムレポートを作成できます。これらは予算、ケース、取引先、使用メトリックに関するレポートを含んでいます。さらにSugarはトラッカーレポートを提供します。詳細については「トラッカーレポートの作成と表示」を参照してください。既存のレポートはすべてレポートのホーム画面で表示されます。レポートの内容を見るには、レポート名をクリックします。

後日レポートを作成するか予定する場合、直ちにレポートを実行できます。さらに、特定の時間間隔で実行できるようにスケジュールします。スケジューリングについての詳細は、「スケジュールのレポート」を参照してください。

また、頻繁にアクセスするお気に入りのレポートリストを作成できます。これは、共通に検索できる条件で、共有しないレポートをグループ化することにより可能にします。

ホーム画面のSugarダッシュレットによって頻繁に用いられるレポートを見ることができます。チャートダッシュレットとしてチャートを備えたレポートを見ることができます。ダッシュレットからチャートのないレポートを表示するには、お気に入りレポートのリストに追加する必要があります。ダッシュレットについての詳細は、「Sugarダッシュレットの管理」を参照してください。

レポートのホーム画面で検索パネルを使用し、既存のレポートを検索することができます。検索パネルは特定のモジュール、レポートタイプ、レポート名などのような基準によるレポートを検索することができます。詳細は「Sugarでの情報の検索」を参照してください。

レポートのモジュールタブは、特定のモジュールに対して既存のレポートを見るオプションを表示します。

注:Sugarの最新バージョンにアップグレードした後に、既存のレポートがアップグレード後に有効であることを確認するには、管理者がリペアチェックレポート機能を使用することをお薦めします。


レポートのカテゴリ

Sugarには2つのレポートのカテゴリを提供します。それは、カスタムレポートとエンタープライズレポートです。レポートウィザード(Sugarクエリビルダ)を使用し、カスタムレポートを作成します。また、いくつかのタイプのカスタムレポートを作成することができます。そのタイプの詳細については、「レポートタイプ」を参照してください。

エンタープライズレポートを作成するには、複雑なSQLクエリを書きます。管理者のみがエンタープライズレポートを作成できます。

カスタムレポートの作成の詳細については、「カスタムレポートの作成」を参照してください。エンタープライズレポートの作成の詳細については、「エンタープライズレポートの作成」を参照してください。


レポートタイプ

以下のタイプのレポートはSugarで利用できます。

・集計レポート

・詳細付き集計レポート

・表形式レポート

・マトリックスレポート


集計レポート

集計レポートは指定した条件と一致するレコードの総計を計算したデータが表示されます。

集計レポートはタイプ、工業 、リードソース、商談ステージのようなフィールド値やデータ範囲によって集計データをグループ化し、合計を表示することができます。レポートがグループ化を含んでいる場合、選択されたモジュールのレコードからデータ値を表示するカラムの追加設定を選択します。これらはSUM(合計)AVG(平均)MAX(最大)MIN(最小)、加重平均のような数値のみのデータ値から計算された派生語も含んでいます。

集計レポートはチャートフォーマットで閲覧し、Sugarダッシュレットとしてホーム画面上に表示することができます。ドリルダウンでチャートのセグメントをクリックし、個々のチームメンバによるセールスのような詳細を表示することができます。

例:下記の図は、1か月当たり作成されたケースの総数を見るためにあらかじめ定義された集計レポートです。


詳細付き集計レポート

このレポートはレコードの合計値のほかに、データのグループ化、レコードと関係がある詳細の表示ができます。そのデータによるグループ化はレポート出力で視覚的に表示されます。例えば、割り当てられたユーザによるレコードをグループ化し、昇順または降順で結果をソートできます。

例:次のレポートは割り当てられたユーザによってグループ化され、月ごとのオープンケースを表示します。 


表形式レポート

表形式レポートは、名前や住所のような選択されたフィールドの値に反映する表形式のデータを表示します。

例:次のレポートは各アカウントに割り当てたユーザと顧客の取引先の詳細を表示します。


マトリックスレポート

マトリックスレポートは集計レポートに似ている部分と似てない部分があります。マトリックスレポートはグリッドフォーマットで結果を表示します。このレポートは全ての概要に対する合計値を表示します。データをグループ化するには、カラムによって最大3グループまで使用できます。また、レポート結果を表示するためのレイアウトオプションが選択できます。

例:次のレポートはタイプ、商談ステージ、割り当てられたユーザによる商談をグループ化します。 


カスタムレポートの作成

レポートウィザードでレポートを作成し、レポートビューアでレポートを実行します。

カスタムレポートを作成するには、下記の手順に従ってください。

1. レポートメニューのアクションドロップダウンリストから「カスタムレポート作成」を選択します。

レポートウィザードをアクティブにし、レポートタイプのページを表示します。

2. レポートタイプを選択します。

3. モジュールを選択します。

フィルタの定義画面を表示します。

4. フィルタとして、リストにある関連するモジュールから1つ以上のフィールドを選択します。

5. 集計レポート、詳細付き集計レポート、マトリックスレポートのレコードをグループ化するには、利用したいフィールドを選択します。1つ以上のモジュールからフィールドを選びます。マトリックスレポートにあるグループレコードは、最大3つのフィールドを使用できます。

6. 集計レポート、詳細付き集計レポート、マトリックスレポートのチャートタイプを選択します。

詳細付き集計レポートと表形式レポートに対する表示するカラムを選択します。

7. レポートを保存し、後に実行する、あるいはすぐに実行します。また、保存前にレポートをプレビューすることもできます。

注:レポートのキャッシュはフィルタに対する利用可能なフィールドの一覧にあるカスタムフィールドやレポートウィザードにあるカラムのグループ化を表示するために取り除きます。キャッシュを取り除くには、ログアウトして再度Sugarにログインしてください。

次の手順に移動するには、上記のプロセスの手順ごとに値を入力します。


フィルタの設定

フィルタはフィールド、演算子、任意として(演算子による)値です。

フィルタグループを作成するには「フィルタグループを追加」ボタンを使用します。いくつかのフィルタレベルを備えた複雑なクエリのために、ANDORオペレータの組み合わせで入れ子のフィルタグループを作ります。

演算子に対する選択は、テキストフィールド、数値フィールド、日付フィールドの選択によって変わります。

テキストフィールドの演算子は下記のいずれかです。

「同じ」、「ではない」、「等しい」、「等しくない」、「に次の内容を含む」、「次を含まない」、「以下で始まる」、「以下で終わる」、「以下のいずれか」、「いずれでもない」、「が空である」、「が空でない」があります。

数字フィールドの演算子は下記のいずれかです。

「等しい」、「等しくない」、「より少ない」、「より大きい」、「以下の期間」(二つの数値が必要)、「が空である」、「が空ではない」があります。

日付フィールドの演算子は下記のいずれかです。

「以下の日」、「以下の日より前」、「以下の日より後」、「以下の期間」(二つの数値が必要)、「以下の日以外」、「が空である」、「が空ではない」、「昨日」、「今日」、「明日」、「過去7日間」、「次の7日間」、「先月」、「今月」、「翌月」、「過去30日」、「次の30日」、「昨年」、「今年」、「翌年」があります。

1人以上のユーザに関するレポートを実行するには、ユーザ名フィールドを使用します。例えば、クリス、またはクリスとウィルに割り当てられたすべての商談に関するレポートを実行します。同様に、チームIDを使用しても構いません。

割り当てられたユーザやチームメンバが新しいフィルタを追加した場合、レポートを実行するときに、変更するように通知します。

現在のユーザと呼ばれるダイナミックフィルタは、Sugarで利用できます。現在のユーザとは、現在ログインしレポートを実行しているユーザです。このフィルタは複数のユーザに対して1つのレポートを作成します。例えば、現在のユーザに割り当てられたすべての商談に関する1つのレポートを作成します。チームメンバがこのレポートを実行する場合、現在のユーザはログインしレポートを実行している人なので、レポート結果はメンバの割り当てられた商談を自動的に反映します。

電話、会議、タスクのような活動に関するレポートはレコードやユーザによってフィルタ処理ができます。例えば、特定のケース番号に関する先月開催された会議、あるいは特定のユーザに割り当てられたすべてのケースに対してレポートを実行できます。

レポートを作成し保存する場合、Sugarはレポート定義を保存します。割り当てられたユーザやチームのメンバだけが、レポート定義を変更する権限があります。レポート定義が変更される場合、レポートを実行しようとすると、システムはアラートを表示します。


ランタイムフィルタ

レポートを表示する場合、ランタイムオプションによってレポートビューアのレポートフィルタ値を変更できます。レポートウィザードがレポートを表示している間、ランタイムフィルタを行うユーザの変更に関係なく、レポートに対するフィルタの初期値を保持します。再度レポートを表示する場合、各ユーザのランタイムのフィルタ値は今後の使用のために保存しておきます。また、フィルタの初期値を変更しないで、ユーザが共有されるレポートである部分のフィルタを修正することができます。ユーザがランタイムの初期値を戻すには、「リセット」ボタンをクリックします。


集計レポートを作成するには

1. レポートメニューのアクションドロップダウンリストから「カスタムレポート作成」を選択します。

レポートウィザードのページは様々なレポートタイプを表示します。レポートタイプを選択した後、レポートウィザードはレポートを作成するプロセスに沿って進みます。

2. 「集計レポート」をクリックします。

モジュールの一覧が表示されます。

3. 選びたいモジュールを選択します。

関連するモジュールおよび(主モジュールの)利用可能なフィールドのリストを備えたフィルタの定義画面を表示します。フィルタとして、1つ以上のフィールドを使用できます。

4. フィールド名画面にあるフィルタとして選択するために、フィールドをクリックします。

フィールドは右画面に表示します。

5. レポートフィルタをすべて設定し、フィルタの定義内のフィールド名の上にあるドロップダウンリストから演算子を選択します。

レベル1のフィルタを設定するには、関連するモジュールからモジュールを選択し、利用可能なフィールドドロップダウンリストからフィールド名を選択します。

レベル2のフィルタを設定するには、「フィルタグループを追加」をクリックし、利用可能なフィールドドロップダウンリストからフィールド名を選択します。このとき、フィールドが正しいフィルタレベルに追加しているかを確認してください。

ページの一番上にあるトラッカーバーは、レポートウィザードで前後に移動することができ、ウィザードでどこにいるかを表示します。

6. レポートを実行する時間にのみフィルタ値を適用するには、「ランタイム」のチェックボックスにチェックします。

7. グループを定義するには、「次へ >」をクリックします。

8. 関連するモジュールカラムからモジュールを選択します。

9. カラムによってグループ化するには、利用可能なフィールドドロップダウンリストから1つ以上のフィールドを選択します。

データフィールドを選択した場合、日、月、四半期、年でグループ化しなければなりません。

10. 「次へ >」をクリックします。

集計表示のページを表示します。カラムによってデータをソートするには、カラム名に隣接している「順序」ラジオボタンをクリックします。

11. 利用可能なフィールドドロップダウンリストからカラムの1つである合計を選択します。前の手順で選択されたグループの定義によって利用可能なフィールドの表示が変わります。対応する「順序」ラジオボタンをクリックし、最初に特定する集計のカラムを表示するために昇順か降順のいずれかを選択します。

12. グラフオプションを表示するには、「次へ >」をクリックします。

グラフの作成についての詳細は「レポートチャートの作成」を参照してください。

13. レポート詳細のページを見るには「次へ >」をクリックします。

14. レポート名を入力します。

15. レポートを実行する場合にSQLクエリを表示したい場合、「クエリ表示」チェックボックスにチェックします。

16. レポートを管理するために割り当てたいユーザを選択するには、アサイン先フィールドで「選択」をクリックします。

主チームの割り当てを変更するには、チームフィールドで新しい主チームの名前を入力します。レコードにチームの追加をアサインするには、「矢印(選択)」をクリックしチーム一覧から新しいチームを選択するか、あるいは「+(追加)」をクリックしチームフィールドを追加して、チーム名を入力します。チームの割り当てについての詳細は、「レコードのユーザ・チームへの割り当て」を参照してください。

17. 関連モジュールからレコードがない場合でも、主モジュールからレコードを表示するには、「追加の関連モジュール」チェックボックスにチェックします。このオプションが選択されていない場合、関連するモジュールのレコードが存在するときのみ、主モジュールのレコードは表示されます。

18. 保存する前にレポート結果をプレビューするには、「プレビュー」をクリックします。

19. 条件を表示、編集するためにレポート作成プロセスにある特定の手順に後戻りするには、「< 戻る」をクリックします。

20. レポートを保存し、後日実行するには、「保存」をクリックします。あるいは、レポートを保存した後すぐに実行するには、「保存して実行」をクリックします。また、レポートを保存しないでページを出るには、「キャンセル」をクリックします。

レポートを実行した場合、レポート結果は画面上に表示されます昇順または降順にカラムをソートするには、カラム名の隣に位置した矢印をクリックします。

チャートを指定する場合、表データ上に表示します。関連データを表示するにはセグメントにカーソルを置いてください。


詳細付き集計レポートを作成するには

1. レポートウィザードで、「詳細付き集計レポート」を選択します。

2. フィルタの定義、グループの定義、集計表示に対する概要を見るには、「集計レポートを作成するには」を参照してください。 

3. 表示するカラムを選択するには、「次へ >」をクリックします。

対応するカラムによってレポート出力の順序を付けるには、「順序」ラジオボタンを選択します。選択されたカラムに基づいて昇順または降順を選択します。 

レポート結果は指定された表示カラムや順序によってグループ化されます。

4. 「次へ >」をクリックして、任意でチャートタイプを選択します。

5. 「次へ >」をクリックします。

レポート詳細を表示します。レポート名や割り当てられたユーザ名などの詳細を入力します。

6. 直ぐに実行しないでレポートを作成するには「保存」をクリックします。また、レポートを作成し、実行するには「保存して実行」をクリックします。

 

マトリックスレポートを作成するには

1. レポートのホーム画面で「カスタムレポート作成」をクリックし、「マトリックスレポート」を選択します。

2. レポートの作成に対する概要を見るには「集計レポートを作成するには」を参照してください。

マトリックスレポートについては、最大3カラムのグループを選択することができます。3カラムのグループを指定する場合、結果を表示するには2つのレイアウトオプションから選択できます。それは1×22×1です。1×2レイアウトオプションでは、 最初に分類されたフィールドのデータは行に表示し、他の2つに分類されたフィールドのデータは列に表示します。2×1レイアウトオプションでは、最初の二つに分類されたフィールドのデータは行に表示し、3番目に分類されたフィールドのデータは列に表示します。

2つに分類されたカラムがある場合、グループの定義画面で異なる順序でグループ化されたフィールドをドラッグ&ドロップすることによって変更することができます。


表形式レポートを作成するには

1. レポートメニューの「カスタムレポート作成」をクリックします。

2. 「表形式レポート」を選択します。

3. 選びたいモジュールを選択します。

4. フィルタの定義による詳細については、「集計レポートを作成するには」を参照してください。

5. 「次へ >」をクリックし、表示するカラムの選択として関連するモジュールの一覧から要求するフィールドを選択します。表示するカラムの選択の詳細については、「詳細付き集計レポートを作成するには」を参照してください。

6. レポート詳細のページに移動するには「次へ >」をクリックし、レポート名や割り当てられたユーザのような詳細を入力します。

7. すぐに実行しないでレポートを作成するには「保存」をクリックします。レポートを作成し、実行するには「保存して実行」をクリックします。


レポートチャートの作成

Sugarによって下記の凡例や詳細があるチャートとして集計レポート、詳細付き集計レポート、マトリックスレポートを表示できます。さらに、横方向バーグラフ、縦方向バーグラフ、線グラフ、円グラフ、ファンネルチャートを作成できます。チャートを作成するにはグループの定義および集計表示を少なくとも1つを指定しなければなりません。


チャートを作成するには

1. 集計レポートあるいはマトリックスレポートを作成する場合、レポートウィザードのチャートオプションのページに次の情報を入力します。

● グラフタイプドロップダウンリストから、横方向バーや縦方向バーのようなグラフタイプを選択します。

● グラフ用のデータセットを選択:ドロップダウン リストから、合計、平均、最小、最大のような利用できるグループ関数を選択します。このドロップダウンリストに表示された値は、選択されたグループオプションに依存し、カラムのオプションを表示します。

● グラフ詳細:チャートの簡単な詳細を入力します。

● 100000以上の丸め込み100,000以上の数はチャートで丸め込みます。例えば、350,000350Kとして表現されます。デフォルトでは、このオプションは有効です。このオプションを使用しない場合は、チェックボックスにチェックを外してください。

2. レポート名を入力し、レポートを作成するには、「次へ >」をクリックします。

このチャートは、ホーム画面にあるSugarダッシュレットとして追加されます。詳細は「Sugarダッシュレットを追加するには」を参照してください。

3. 凡例を隠すには、下向き矢印をクリックします。

4. パーセントとしてセグメント量を見るには、見たい場所にカーソルを置いてください。ドリルダウンするにはデータをクリックします。 

注:線グラフと円グラフは複数にグループ分けするレポートに対して利用できません。チャートの作成の詳細は、「チャートを作成するには」を参照してください。


レポートの編集と管理

レポートを保存する場合、レポートのホーム画面に保存したレポートのリストが追加されます。ユーザはレポートを表示、実行、編集、スケジュール、削除できます。

● レポート詳細を編集するには、詳細ビューのドロップダウンリストにある「編集」をクリックします。最新のレポートを実行するには、「保存して実行」をクリックします。

● 実行するべきレポートを予定するには、詳細ビューのドロップダウンリストにある「スケジュール設定」をクリックします。詳細は「スケジュールレポート」を参照してください。

● レポートを複製するには、詳細ビューのドロップダウンリストにある「複製」をクリックします。この手順の続きは、「レポートを複製するには」を参照してください。

● 1つ以上のレポートを、何回も閲覧するレポートの一覧に追加するには、一覧ビューのレポート名の隣の星印をクリックする、あるいはレポートの詳細ビューの星印をクリックし、お気に入りとして登録します。

● PDFフォーマットでのレポートを印刷するには、詳細ビューのドロップダウンリストにある「PDFを作成」をクリックします。Adobe Acrobatのようなアプリケーションで開くか、ローカルマシンで保存するかして指定します。

● レポートのホーム画面で表示された1つ以上のレポートを削除するには、一覧ビューで選択し、「削除」をクリックします。あるいは、レポートの詳細ビューにあるドロップダウンから「削除」をクリックします。


レポートを複製するには

1. レポートの詳細ビューのドロップダウンリストにある「複製」をクリックします。

2. 元のレポートタイプを保持する、あるいは異なるタイプに変更するには、複製ドロップダウンリストから選択します。

元のレポートでのフィルタは新しいレポートにコピーされます。

注:集計レポートや詳細付き集計レポートで3つ以上の分類されたカラムがある場合、マトリックスレポートとして保存することはできません。 

3. 必要な場合、新しいレポートを編集します。

4. レポートの名前を変更し、保存します。

 

トラッカーレポートの表示と作成

トラッカーはモジュールタブにある参照履歴として最近アクセスしたレコードを表示します。また、トラッカーはユーザによって前にアクセスしたレコードを移動することもできます。

トラッカーレポートは、ユーザアクションやシステム性能で管理者や上司の可視性を提供します。これらのレポートはレコードビューのようなユーザアクションや、レコード保存のような他のページビューを表示します。例えば、特定の日にアクセスしたユーザのモジュール数やモジュール内で行われたアクションの数に関するレポートを実行します。トラッカーはユーザが現在のセッションにアクセスするレコードの追跡調査を保存できます。

トラッカーレポートで表示されるデータはチーム会員に依存します。ユーザ活動に関するトラッカーレポートを表示する場合、自分のデータやユーザのデータを表示することのみできます。例えば、上司は部下の活動と自分の活動を見ることができます。管理者は全員の活動を追跡調査することができます。

管理者はトラッカーデータを表示するユーザに対してトラッカーの役割に割り当て、トラッカーレポートを作成します。

トラッカーレポートは、次のタイプに広く分類されます。

・トラッカー

・トラッカークエリ

・トラッカーセッション

・トラッカーパフォーマンス


トラッカー:このレポートは以下の情報を表示するユーザから全ページのリクエストを追跡調査します。

カラム

詳細

アクション

表示されたページと保存されたレコード

最後のアクションの日付

アクションが行われた日時

アイテムID

レコードID

アイテム概要

レコード名と詳細

セッションID

セッションに割り当てられたID

チームID

ユーザのプライベートチームのID

ユーザID

アクションが行われたユーザID

レコードの可視性

Trueに設定した場合、パンくずとして表示するレコード 

モニターID

関連があるトラッカーパフォーマンスの情報

 

トラッカークエリ:このレポートは遅延クエリのリミットを超えて追跡調査し、以下の情報を表示します。 

カラム

詳細

更新日 

特定のクエリが最後に実行された日 

検索回数 

クエリが実行された回数

SQL文字列

特定のSQL文のパターン

平均秒数

クエリを実行するために掛かった平均時間

総秒数

クエリを実行するために掛かった合計時間。クエリが一回以上実行する場合、合計時間はクエリ実行の総合計に影響します。

 

トラッカーセッション:このレポートはユーザアクセスセッションのデータを追跡調査し、以下の情報を表示します。

カラム

詳細

アクティブなセッション

Trueに設定した場合、アクションは最近20分間以内でユーザを追跡調査します。アクティブなユーザはアクションを求めたユーザとして設定されます。 

開始日

セッションが開始した日付。すなわち、最初のアクションが追跡調査された時間です。

最後のアクションの日付

最後に記録された追跡可能なアクションが発生した日時

アクション回数

追跡可能なアクションの数

アクティブな秒数

開始日から更新日までの秒数の合計

セッションID

セッションが割り当てられたID。もしユーザが既存のセッションをログアウトせずに別のセッションを開始したら、新しいセッションIDがユーザに割り当てられ、その新しいセッションがTrueのとき)アクティブとなります。

クライアントIPアドレス

クライアントのIPアドレス

ユーザID

アクションを行ったユーザID

レコードの可視性

Trueに設定した場合、パンくずとして表示するレコード 

モニターID

関連があるトラッカーパフォーマンスの情報

 

トラッカーパフォーマンス:このレポートは実行関連の情報を追跡調査し、以下の情報を表示します。

カラム

詳細

最後のアクションの日付

アクションが行われた日時

データベースへのアクセス

アクションが必要とするデータベースへの呼び出しの数

アクセスしたファイル

アクションを実行するために使用されたphpファイルの数

メモリー利用量

アクションを実行するために使用されたメモリー総量(単位:バイト)

サーバ応答時間

サーバが応答するのに掛かった時間(単位:秒)


Sugarはいくつかのあらかじめ定義されたレポートを提供します。これらのレポートを編集することはできません。モジュール使用量のような最も頻繁に使用されるクエリに基づいて、あらかじめ定義されたレポートのうちのいくつかは、ホーム画面のトラッカータブによって利用できます。以下に表示された他のあらかじめ定義されたレポートは、レポートモジュールによって利用できます。ホーム画面にあるトラッカータブを表示し、トラッカーレポートを実行し、作成するには、管理者からアクセスを許可する必要があります。

● 私の利用状況マトリックス:このレポートは、サーバ応答時間の合計()、データベースのラウンドトリップの合計、日・週・月のような特定期間に対するユーザによって開かれたファイルの合計を表示します。

● 私のモジュール利用状況:このレポートは、日・週・月のような特定期間にアクセスされた各モジュールの合計を表示します。

● 遅いクエリ:このクエリレポートは、実行するのが遅いSQLクエリや実行するのに掛かった時間を表示します。

● ユーザの利用状況マトリックス:このセッションレポートは、サーバ応答時間の合計()、データベースのラウンドトリップの合計、ユーザによって開かれたファイルの合計を表示します。

● 私が変更したレコード:このレポートは、過去に変更したモジュールを表示します。

● 私が最近変更したレコード:このレポートは最近変更したモジュールを表示します。

● 私の直属の部下の利用モジュール:このレポートは、過去30日間であなたの直属の部下によって使用された各モジュールの合計を表示します。各レポートが使用したモジュールは一緒にグループ化し、個々の横方向バーで表示されます。

● 私の直属の部下の変更したモジュール:このレポートは、あなたの直属の部下がレコードを最近変更したモジュールを表示します。

● アクティブなユーザセッション:このレポートは過去7日間で特定のユーザに対するアクティブなセッションを表示します。

● ユーザセッション:このレポートは過去7日間ですべてのユーザに対してアクティブなセッションを表示します。


トラッカーレポートを作成するには

1. レポートメニューの「カスタムレポート作成」をクリックします。

2. レポートウィザードページの集計レポートあるいはマトリックスレポートを選択します。

3. トラッカーのレポートタイプを選択し、これ以降のプロセスについては「カスタムレポートの作成」を参照してください。


エンタープライズレポートの作成(Enterprise版のみ)

エンタープライズレポートはカスタムレポートで表現することができない複雑なSQLクエリを使用することができます。管理者だけがエンタープライズレポートを作成し、そのレポートを適切なユーザにアクセスできます。管理者がそのレポートを表示、実行する権限を与えれば、ユーザはエンタープライズレポートを使用することができます。

エンタープライズレポートは3つに分けられた要素の組み合わせです。

● Sugarのデータベースからデータを集めるSQLクエリがあります。

● どのようにレポートのフォーマットやSQLクエリを使用するかを指定するデータフォーマットがあります。

● レポート名やデータフォーマットのような情報を含むレポートヘッダがあります。そこでは、レポートに複数のデータフォーマットを表示させます。

レポート名やタイトルのようなヘッダ情報はエンタープライズレポート作成中にユーザによって設定されます。そのレポートはデータフォーマットを指定するために保存し、編集されます。データフォーマットは、レポート出力を作成するために使用するSQLクエリを含んでいなければなりません。使用されるクエリとデータフォーマットによって、そのレポートには多数のデータセットが入っています。個々のデータセットは別々にエクスポートできます。


エンタープライズレポートを作成するには

1. レポートメニューのアクションドロップダウンリストにある「エンタープライズレポート」をクリックします。

2. エンタープライズレポートタブのアクションドロップダウンリストにある「エンタープライズレポート作成」をクリックします。

3. エンタープライズレポートの編集ビューにおいて、次のフィールドの情報を入力してください。

● レポート名:レポートの名前を入力します。

● レポート件名:レポートの件名を入力します。

● 説明:レポートの簡単な説明を入力します。

● レポートの整列:ドロップダウンリストからレポートテキストの配置を選択します。

● チーム:主チームの割り当てを変更するには、ドロップダウンリストから新しい主チームの名前を入力します。

レコードからチームの追加をアサインするには、「選択」をクリックしチーム一覧から新しいチームを選択する、あるいは「追加」をクリックしチームフィールドを追加してチーム名を入力します。チームの割り当てについての詳細は、「レコードのユーザ・チームへの割り当て」を参照してください。

4. 「保存」をクリックします。

エンタープライズレポートの一覧ビューに新しいレポートが表示されます。

5. 作成されたエンタープライズレポートの詳細ビューを見るには、一覧ビューにあるレポート名をクリックします。

6. データフォーマットを選択するには、データフォーマットサブパネルで「選択」をクリックし、データフォーマットかデータフォーマット一覧から要求するデータフォーマットをクリックします。

また、新しいデータフォーマットを作成するには、データフォーマットサブパネルにある「新規作成」をクリックします。詳細は「データフォーマットを作成するには」を参照してください。

7. レポートを作成するには、「レポートの実行」をクリックします。


SQL クエリの使用

エンタープライズレポートはカスタムレポートで表現できない複雑なSQLクエリを使用し、レポートを作成することができます。また、複数のレポートに対してSQLクエリを使用できます。


SQL クエリを作成するには

1. レポートタブのアクションドロップダウンリストから「エンタープライズレポート」をクリックします。その後、「カスタムクエリ作成」をクリックします。

2. カスタムクエリのページにおいて、次のフィールドに情報を入力します。

● クエリ名:クエリの名前を入力します。

● クエリをロック:クエリを編集する人がいない場合、このチェックボックスにチェックします。

● チーム:主チームの割り当てを変更するには、新しい主チームの名前を入力します。レコードにチームの追加をアサインするには、「矢印(選択)」をクリックしチーム一覧から新しいチームを選択するか、あるいは「+(追加)」をクリックしチームフィールドを追加して、チーム名を入力します。チームを割り当てについての詳細は、「レコードのユーザ・チームへの割り当て」を参照してください。

● 説明:クエリの簡単な説明を入力します。

● カスタムクエリ:このフィールドにSQLクエリを入力します。

3. クエリを保存するには、「保存」をクリックします。


データフォーマットの作成

データフォーマットは、テキストフォント、文字色、背景色のようなレポートフォーマットの詳細を指定します。さらに、データフォーマットはSQLクエリを指定することができます。また、データフォーマット内に別のデータフォーマットを参照することができます。データフォーマットには1つ以上のSQLクエリを持つことができます。参照されるデータフォーマットを持つクエリは副クエリであると判断します。

データフォーマットが別のデータフォーマットを参照する場合、データフォーマットが連結されます。連結されたレポートは親子パターンで分けられたクエリから情報を作り出すのに役立ちます。主要な表形式レポートを作り出すために2つのデータフォーマットを連結することで、与えられたデータフォーマットは親データフォーマットを指定することができます。レポートが実行される場合、親データフォーマットに関連したクエリは実行されます。そして、返された各列に対するクエリは子データフォーマットにも関連があります。2つのクエリに結び付ける値は副クエリにある{SUB}パラメーターによって指定されます。

例えば、親データフォーマットが以下のクエリを含んでいる場合、

SELECT name, id FROM accounts

子データフォーマットは、以下のクエリを持っています。

SELECT opportunities.name, opportunities.amount FROM opportunities left join accounts_opportunities on accounts_opportunities.opportunity_id = opportunities.id left join accounts on accounts_opportunities.account_id = accounts.id WHERE accounts.id = ’{sub}id{sub}’


結合したデータフォーマットは次の内容を実行します。 

● 取引先テーブルから情報の1行を返しフォーマットします。

● 現在の取引先IDの値と一致する多くの商談の行として返しフォーマットします。

● それぞれ適用できる取引先の行に対して繰り返します。

注:連結されたデータフォーマットで親として識別されて与えられたデータセットは、別のフォーマットに親として表示しない場合があります。


データフォーマットを作成するには

1. エンタープライズレポートタブのアクションドロップダウンリストから「データフォーマット作成」を選択します。

データフォーマットの作成画面を表示します。

2. データフォーマットの編集ビューで次のフィールドに情報を入力します。

● データフォーマット名:データフォーマットの名前を入力します。

● レポート名:データフォーマットがレポートと関連がある場合、Sugarではレポート名を持つフィールドに記入されています。

● クエリ名:「矢印(選択)」をクリックし、カスタムクエリ一覧でデータフォーマットに関連させるクエリの名前をクリックします。

● 副クエリ:選択されたクエリが副クエリを持つ場合、Sugarは副クエリの名前を持つフィールドに記入されています。

● 親データフォーマット:別のデータフォーマットに対して子データフォーマットを作るには「矢印(選択)」をクリックして、データフォーマット一覧から選択するためにデータフォーマット名をクリックします。

● 説明:データフォーマットの簡単な説明を入力します。

● 表の幅(%):ドロップダウンリストからパーセント(%)またはピクセル(px)を選択します。またこのドロップダウンリストの隣にあるフィールドに数値を入力します。

● フォントサイズ:ドロップダウンリストからレポートのテキストに対するフォントサイズを選択します。

● エクスポート可能(CSVファイルのみ):ユーザがCSVフォーマットでデータフォーマットをエクスポート可能にするには、このチェックボックスにチェックします。

● ヘッダの文字色:ドロップダウンリストからレポートのヘッダに対する色を選択します。

● ヘッダを見せる:レポートでのレポートのヘッダを表示するには、このチェックボックスにチェックします。

● 本文の文字色:ドロップダウンリストからレポートの本文に対して色を選択します。

● 前回のデータフォーマットと合わせる:表示目的によるデータフォーマットのテーブルでスペースを残すかどうかを明示するには、このチェックボックスにチェックします。

● ヘッダの背景色:ドロップダウンリストからレポートのヘッダに対して背景色を選択します。

● 前回のヘッダとまとめる:カラム幅をその上のデータフォーマットとして同じように作成するかどうかを明示するには、このチェックボックスにチェックします。 

● 本文の背景色:ドロップダウンリストから本文の背景に対して色を選択します。

3. フォーマットを保存するには、「保存」をクリックします。フォーマットを保存しないでページを出るには、「キャンセル」をクリックします。


スケジュール設定 

定期的な間隔でレポートのスケジュールを実行できます。Sugarは指定された間隔でレポートを実行し、PDFファイルとしてEメールを送信します。

 

スケジュールを設定するには

1. レポートの一覧ビューに移動します。

2. リストで任意のレポートに対してスケジュール設定の列の中の「未設定」をクリックします。

スケジュール設定ダイアログボックスを表示します。

3. スケジュール設定ダイアログボックスで次のフィールドに値を入力します。

● 実施日:カレンダーアイコンをクリックし、レポートのスケジュールを始める日付を選択します。そのカレンダーアイコンの隣にあるドロップダウンフィールドから時や分で時間を指定することができます。

● 時間間隔:ドロップダウンリストから、レポートの実行や出力が受信される時間の間隔を選択します。

● アクティブ:スケジュールをアクティブ化するには、このチェックボックスにチェックします。次のEメールの日時が、スケジュール設定の列に表示されます。もしこのチェックボックスにチェックしなければ、スケジュールはアクティブになりません。また、スケジュール設定の列は未設定のまま表示します。

● 次の配信日時:指定した日時がこのフィールドに表示されます。この日時は、レポートをEメールで送信する時間のことを指します。

4. 「スケジュール更新」をクリックします。

Sugarは指定時間にスケジュールを設定し、PDFファイルをEメールで送信します。

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