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10_見積

概要

見積モジュールは見積を表示、管理するために使用します。見積には顧客に提供する商品やサービスの数量と単価を記載します。


見積の作成

見積を作成にあたって、商品カタログから商品を選択する、あるいはカタログにない商品については商品名と関連情報を手動で入力します。カタログから選択する場合、Sugarでは製造元番号や税区分のような情報を自動的に入力します。さらに、見積では個々の項目を行形式の一覧表にすることができます。このためには、まず1つ以上の商品グループを追加し、商品の行を適切な商品グループの下に追加してグループ化する必要があります。商品カタログからの選択した商品の価格は修正することができません。しかし手動で入力した商品の価格は修正することができます。

注:見積のそれぞれの項目は商品モジュールにある商品のレコードで作成しています。


見積の作成手順

1. 見積メニューのアクションドロップダウンリストから「見積作成」をクリックします。また、取引先や取引先担当者、商談の詳細ビューから見積を作成することができます。

2. 見積の編集ビューで次のフィールドに情報を入力します。

  見積件名:見積を作成する商品やサービスについての情報を入力します。

  見積番号:見積を保存した後、Sugarは見積番号を自動生成します。

  発注番号:発注番号が存在する場合は入力します。

  支払条件:ドロップダウンリストから顧客が購入した商品やサービスの代価を支払わなければならない期限を選択します。

  商談名:商談名を入力するか、または矢印のアイコンをクリックして商談一覧パネルにある商談名を選択します。

  見積ステージ:ドロップダウンリストから、ドラフトや確認済みといった見積のライフサイクルの、現在の段階を選択します。

  有効期限:カレンダーアイコンをクリックして、見積の有効期限の日付を選択します。設定された日付が過ぎると、見積は失効します。

  初回発注日:カレンダーアイコンをクリックして、初回発注の日付を選択します。

請求先セクション:請求先や出荷先の取引先名や取引先担当者名を入力します。また、「選択(矢印)」ボタンをクリックして既存の取引先や取引先担当者の一覧から選択できます。

住所情報セクション:請求先、出荷先の取引先の住所が自動的に入力されます。必要に応じて住所を修正することができます。

その他セクション:以下の情報を指定します。

  アサイン先:レコードを割り当てたい人の名前を入力するか、あるいはは矢印のアイコンをクリックしてユーザ一覧から選択します。デフォルトでは、見積を作成するユーザ自身にアサインされます。

  チーム:デフォルトでは、見積を作成するユーザのプライベートチームが割り当てられます。割り当てられた主チームを変更するには、新しいチーム名を入力します。レコードに追加のチームをアサインするには、矢印のアイコンをクリックしてチーム一覧からチームを選択するか、「追加(+)」をクリックしてチームのフィールドを追加しチーム名を入力します。チームについての詳細は「レコードのユーザ・チームへの割り当て」を参照してください。

項目情報セクション:Sugarはデフォルトの通貨や税率を表示します。デフォルトと違う通貨を使用する場合は、通貨ドロップダウンリストから選択します。また、税率ドロップダウンリストから適切な税率を選択します。

項目情報を入力するには、「グループ追加」をクリックし、見積に1つ以上の商品やサービスを選択または入力します。そして、以下の詳細項目を入力します。

  グループ名:商品グループの名前です。

  グループステージ:ドロップダウンリストからドラフトや交渉中といった、グループの現在のステータスを選択します。

  行追加:このボタンをクリックして、商品をグループに追加します。詳細については「商品を商品グループに追加する」を参照してください。商品を商品グループから削除するには、「行削除」をクリックします。

  コメント追加:このボタンはグループに関するコメントを追加するためにクリックします。

  運送会社:ドロップダウンリストから顧客に商品を届ける運送会社を選択します。

注:システム管理ユーザはドロップダウンリストに表示する通貨や税率、運送会社の情報を指定します。

  総計表示:見積にリストされた商品の総計を表示するには、チェックボックスにチェックします。

  行番号表示PDF形式で見積を保存する場合、行番号を表示するにはこのチェックボックスにチェックします。

  グループ削除:このボタンはグループを削除するためにクリックします。

別のグループを追加するには「グループ追加」をクリックします。

詳細情報セクション。見積の説明文を入力します。これは任意です。

3. 「保存」をクリックして、入力した見積を保存します。保存せずに「見積」のホーム画面に戻るには、「キャンセル」をクリックします。

見積を保存すると、見積の詳細ビューを表示します。このページからPDFファイルとして見積を印刷し、Eメールに添付して送信することができます。詳細は「見積の管理」と「見積のEメール送信」を参照してください。


商品を商品グループに追加する

上記の手順で商品グループを追加してから、以下の手順に従い、商品を商品グループに追加します。

1. 「行追加」をクリックします。

商品情報を指定するフィールドが表示されます。別の項目を追加するには「行追加」をクリックできます。以下の情報を入力します。

  数量:商品の数量です。

  商品:手動で商品を追加する場合は、商品名を入力します。商品カタログから選択する場合は、商品フィールドの隣にある矢印のアイコンをクリックして、カタログ商品一覧ビューから項目を選択します。これにより、商品を見積の項目として追加します。

  製造元番号:製造元を識別する番号です。カタログから商品を選んだ場合、Sugarは自動的にこのフィールドにカタログで設定された製造元パートナンバーを入力します。

  税区分:商品が課税か非課税かを指定します。カタログから商品を選んだ場合、Sugarは自動的にこのフィールドにカタログで設定された値を入力します。

  原価:商品の原価です。カタログから商品を選んだ場合、Sugarは自動的にこのフィールドにカタログ上の原価を入力します。

:原価の詳細は、顧客にEメール送信する見積には表示しません。見積の送信についての詳細は「見積のEメール送信」を参照してください。

  定価:商品の定価です。カタログから商品を選んだ場合、Sugarは自動的にこのフィールドにカタログ上の定価を入力します。

  単価:顧客に提示する価格です。定価より安くすることができます。

  値引:値引きをする場合、値引き額または単価からの値引き率(パーセンテージ)の値を入力します。値引き率を入力した場合は、「in % チェックボックスにチェックします。

Sugarは小計、値引、税金、配送料および合計請求額を計算し表示します。

見積から行を削除するには「行削除」をクリックします。削除の確認画面が表示されてからOKをクリックして項目を削除します。


見積の管理

見積の管理には、編集、削除、更新履歴の表示といったタスクが含まれます。


見積の管理について

  一覧ビューで見積をソートするには、ソートの基準とする列の名前(フィールド名)をクリックしてください。もう一度同じ列名をクリックすると、ソートの昇順/降順を変更できます。

  見積の詳細を見るには、一覧ビューにある見積の件名をクリックします。

  見積を編集するには、詳細ビューで「編集」をクリックします。

  一覧ビューから複数の見積を更新、削除するには、一覧ビューのアクションドロップダウンリストにある「一括更新」リンクを使用します。詳細は「レコードの一括更新」を参照してください。

  見積を複製するには、詳細ビューのアクションドロップリストで「複製」をクリックします。複製は似たような見積を作成する方法として便利です。複製したレコードの情報を変更することで、新しい見積を作成することができます。

  見積を削除するには、詳細ビューのアクションドロップリストで「削除」をクリックします。

  詳細ビューのドロップダウンリストから「更新履歴」を選択すると、その見積レコードの情報の更新履歴を参照することができます。

  サブパネル上のレコードを管理するには、「サブパネル上の関連情報の管理」を参照してください。

  見積に関連するEメールをアーカイブ保存するには、詳細ビューで、関連するEメールがリストされている履歴サブパネルまでスクロールして、「アーカイブEメール作成」をクリックします。すると、アーカイブEメールの作成フォームが表示されます。フォーム内でEメールに関連する情報を編集して、アーカイブEメールレコードを保存します。

  見積から新しい商談を作成するには、詳細ビューで「見積から商談を作成」をクリックします。

有効期限が切れた見積を更新する場合には、その見積に関連する新たな商談を作成してください。これによって、商談に基づく予算が新しい見積を反映することが保証されます。

  見積にファイルを添付するには、履歴サブパネルにある「メモ作成」をクリックします。

  メモを作成するには、件名とテキストを入力し「保存」をクリックします。

  ファイルを添付するには、「添付ファイル」フィールドの隣にある「ファイルを選択」ボタンをクリックし、ローカルマシンにあるファイルを指定します。

  見積をPDF形式でEメールで送信するには、「PDFをメール送信」をクリックします。

  PDFフォーマットで見積を印刷するには、「PDFを作成」をクリックしてください。デフォルトでは、見積書を印刷します。

請求書を印刷するには、PDF Formatドロップダウンリストから「請求書」を選択して、「PDFを作成」をクリックします。


見積によるEメールの送信

見積のPDFドキュメントを作成し、見積の詳細ビューから顧客に直接Eメールで送信することができます。

注:管理者は、Eメールを送信できるようにするためにEメールの設定をしなければなりません。

PDFを作成する前にユーザ設定の画面で次の設定を確認してください。

 ・PDFの設定で適切なメインのフォントサイズとデータのフォントサイズを選択します。

日本語のような言語については、管理者はPDFで記載されているような適切なフォントを作成しなければなりません。

 ・適切な文字設定は、ユーザ設定セクションにあるImport/Export Character Setドロップダウンリストで選択されます。

Microsoft Windows上で、USDや西欧のフォントを使用していれば、ISO-8859-1(西欧州と米国)あるいはCP 1252を選択することができます。

Sugarでのデフォルトの文字設定はUTF8です。


見積をEメール送信するには

1. 見積が有効なEメールアドレスとなる取引先担当者を指定することを確認してください。

2. 見積の詳細ビューにあるドロップダウンリストから「PDFをメール送信」をクリックします。

SugarPDFファイルを作成し、受信者のEメールアドレスへ発信するEメールに作成したPDFファイルを添付します。見積はコスト(価格)を省略しますが、定価や単価や合計価格を表示します。Sugarは件名フィールドでの標準タイトルや本文フィールドでの標準メッセージを作成します。もし必要ならば編集することができます。このEメールによる参照は、見積モジュールや取引先担当者モジュールにある履歴サブパネルに表示されます。

ドキュメントのEメール送信についての詳細は、「Eメール」を参照してください。

3. 見積をEメール送信するために「送信」をクリックします。

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