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26_プロジェクト

概要

プロジェクトモジュールはプロジェクトを作成、管理するために使用します。


プロジェクト所有権

すべてのプロジェクトはユーザとチームを割り当てます。割り当てられたユーザはプロジェクトマネージャーです。デフォルトでは、アサイン先はプロジェクトを作成したユーザであり、チームはプロジェクトを作成したユーザのプライベートチームに割り当てられます。割り当てられたユーザは他のユーザや多数のチームにプロジェクトをアサインできます。チームについての詳細は「レコードのユーザ・チームへの割り当て」を参照してください。

割り当てられたチームのメンバだけがプロジェクトにアクセスや管理ができ、そのプロジェクトはプロジェクトタスクと関連があります。したがって、プロジェクトにアクセスし管理するには、割り当てられたユーザが割り当てられたチームのメンバでなければなりません。

注:デフォルトでは、このモジュールは非表示です。

これを使用するには管理者が表示しなければなりません。


プロジェクトの作成

プロジェクトモジュールでは、プロジェクトおよびプロジェクトタスクを作成、管理、複製することができます。

各プロジェクトに対して複数のプロジェクトタスクを定義することができます。プロジェクトタスクを作成する場合、プロジェクトに関連させなければなりません。また、多くの活動・取引先・商談・ケースに対してプロジェクトを関連させることができます。さらにEメールの詳細画面にある「関連を参照」ボタンをクリックすることで、プロジェクトやプロジェクトタスクを作成することができます。

プロジェクトモジュールはグリッドビューやガントビューでプロジェクトタスクを見て、プロジェクトをMS Projectへエクスポートし、プロジェクトテンプレートを作成することができます。

プロジェクトのガントビューから、プロジェクトタスクの作成、チームメンバ(リソース)の割り当てができます。リソースはユーザまたは取引先担当者になります。このユーザはプロジェクトの実施を担当しているあなたの組織のメンバです。

取引先担当者は顧客とベンダのようなプロジェクトに関連した外部の人です。詳細は「プロジェクトリソースの割り当て」を参照してください。

プロジェクトがタスクとよく似ている場合、新しいプロジェクトのボイラプレートとしてプロジェクトのテンプレートを作成することができます。詳細は「プロジェクトのテンプレートの作成」を参照してください。

SugarからMicrosoft Projectにプロジェクトの情報をエクスポートすることができます。詳細は「プロジェクトのエクスポート」を参照してください。

プロジェクトタスクを印刷し、ローカルマシンにPDFフォーマットを使ってエクスポートすることができます。

また、プロジェクトの計画中に、プロジェクトモジュールは休日を計算に入れる機能が備えられています。詳細は「プロジェクトの休日の作成」を参照してください。

私のプロジェクトダッシュボードによって期限超過タスク、今後のタスク、関連ケースや直属の部下の概要を見ることができます。詳細については、「プロジェクトダッシュボードの表示」を参照してください。


プロジェクトを作成するには

1. プロジェクトメニューのアクションドロップダウンリストからプロジェクト作成を選択します。また、(管理者によってこのモジュールが使用可能であれば)ナビゲーションバーのクイック作成リンクを使用します。

プロジェクトの編集ビューが表示されます。

2. プロジェクトの編集ビューにおいて、次のフィールドに情報を入力します。

名前:プロジェクトの名前を入力します。

 ステータス:ドロップダウンリストから、ドラフト、レビュー中、あるいは公開済みのようなプロジェクトのステータスを選択します。

 開始日:カレンダーアイコンをクリックし、プロジェクト開始日を選択します。

 終了日:カレンダーアイコンをクリックし、プロジェクト終了日を選択します。

 アサイン先:プロジェクトの所有権を持っているユーザの名前を入力します。デフォルトでは、あなたに割り当てられます。

 チーム:主チームの割り当てを変更するには、新しい主チームの名前を入力します。レコードにチームの追加をアサインするには、「矢印(選択)」をクリックしチーム一覧からチームを選択する、あるいは「+(追加)」をクリックしチームのフィールドを追加してチーム名を入力します。チームの割り当てについての詳細は、「レコードのユーザ・チームへの割り当て」を参照してください。

 優先度:ドロップダウンリストから高、中、低のようなプロジェクトの重要度を選択します。

 詳細:プロジェクトの簡単な詳細を入力します。

3. プロジェクトを作成するには「保存」をクリックします。また、プロジェクトを作成せずにページを出るには「キャンセル」をクリックします。

プロジェクトを保存した後、画面上にプロジェクトの詳細ビューを表示します。このページから、プロジェクトタスク、ユーザや取引先担当者のアサイン、プロジェクトテンプレート、レコードの関連を作成することができます。さらに、プロジェクトをMS Projectへエクスポートすることができます。


プロジェクトの管理

● プロジェクトタスクを作成するには、プロジェクトの詳細ビューのドロップダウンリストから「ガントを参照」をクリックします。あるいは、プロジェクトタスクサブパネルの「ガントを参照」をクリックします。詳細は「プロジェクトタスクの作成」を参照してください。

 テンプレートとしてプロジェクトを保存するには、詳細ビューのドロップダウンリストから「テンプレートとして保存」をクリックします。

 システムはテンプレートとしてプロジェクトを保存し、プロジェクトテンプレート一覧に追加します。詳細は「プロジェクトテンプレートの作成」を参照してください。

 プロジェクトをエクスポートするには、プロジェクトの一覧ビューにあるリストから選択して、ドロップダウンリストから「エクスポート」リンクをクリックします。これ以降のプロセスについては、「データのエクスポート」を参照してください。

 プロジェクトを印刷するには、ページの右下隅にある「印刷」をクリックします。 

 プロジェクトを削除するには、ドロップダウンリストから「削除」をクリックします。

 リソースを追加するには、下に書いてある「プロジェクトリソースの割り当て」を参照してください。

 プロジェクトの休日を作成するには、「プロジェクトの休日を作成するには」を参照してください。

 活動のような他のレコードを作成、管理するには、「サブパネル上の関連情報の管理」を参照してください。


プロジェクトリソースの割り当て

1. 詳細を見るにはプロジェクトのホーム画面からプロジェクト名をクリックします。プロジェクトの詳細ビューはResourcesサブパネルを表示します。

2. 1人以上のユーザを割り当てるには、Select Userをクリックし、ユーザ一覧から選択します。割り当てられたユーザは、Resourcesサブパネルにリストされます。

3. 1人以上の取引先担当者を割り当てるには、Select Contactをクリックし、取引先担当者一覧から選択します。割り当てられた取引先担当者は、Resourcesサブパネルにリストされます。リソース名に対応する「はずす」アイコンのクリックにより、リソースをはずすことができます。

注:あなたに割り当てられるプロジェクトだけがリソースを管理することができます。 


プロジェクトタスクの作成

基本的にプロジェクトは成功を保証するために完了しなければならない多くのタスクから構成されます。プロジェクトを作成した後、プロジェクトに関連したタスクを作成することができます。プロジェクトを作成する場合、そのシステムはあなたにアサインします。したがって、あなただけがプロジェクトタスクを作成、編集することができます。あなたが別のユーザにタスクをアサインする場合、その人はタスクを編集することができます。

プロジェクトタスクを作成する場合、従属関係を指定することができます。例えば、タスク2を始める前にタスク1を完了する必要がある場合、タスク2の「前提タスク」としてタスク1を指定することができます。

グリッドビューやガントビューのプロジェクトを見ることができます。ガントビューのみ、プロジェクトタスクが作成できます。

編集ビューやグリッドビューのタスクを編集することができます。編集ビューで更新できるフィールドのうちのいくつかはグリッドビューのものとは異なります。例えば、グリッドビューにはなく編集ビューにはあるカスタムフィールドを編集することができます。

編集ビューにはなくグリッドビューにあるタスク期間やリソースの割り当てを編集することができます。グリッドビューにプロジェクトタスクを作成、管理することを推奨します。グリッドビューによってアクセスできない追加情報を追加、管理するために編集ビューを使用します。

 

プロジェクトのグリッドビュー

グリッドビューは、タスク名、完了した割合、期間、プロジェクト開始日、プロジェクト完了日、従属関係、リソースのアサインのような詳細を表示します。また、完了したタスクやマイルストーンのような具体的な情報も表示できます。プロジェクトマネージャーは必要ならばどんなタスクも編集し、タスクを追加できます。ユーザは割り当てられたタスクの完了した割合や実績期間を特定することができます。

同じコントロールオプションにアクセスするには、グリッドビューのどこかで右クリックをします。

システムはサブタスクの期間に依存してタスクの期間を計算します。日または時間で期間を指定することができます。日による親タスクの期間あるいは時間による1つ以上のサブタスクの期間を指定する場合、システムは掛かった総時間を四捨五入し、日による親タスクの期間を表示します。また、親タスクの期間に基づいて開始日と完了日を自動的に更新します。

メインタスクやサブタスクに対してタスクの従属関係を指定することができます。例えば、タスク2を始める前にタスク1を完了しなければならない場合、タスク2にある前提タスクの列にタスク1IDを入力します。これはタスク1が完了したときのタスク2の従属関係を意味します。

グリッドビューでは、プロジェクトタスクをローカルマシンにPDFファイルとしてエクスポートすることができます。


プロジェクトのガントビュー

ガントビューは始めから終わりまでの各タスクに必要とされる総時間を表示します。

プロジェクトタスクを作成し、週ごとあるいは月ごとに完了したタスクやマイルストーンを表示するには、ガントチャートを使用します。

注:ガントビューでは、プロジェクトを印刷することもエクスポートすることもできません。


プロジェクトタスクを作成するには

1. プロジェクトのホーム画面で、プロジェクト一覧にあるプロジェクト名をクリックします。

2. プロジェクトの詳細ビューにあるプロジェクトタスクサブパネルで、「ガントを参照」をクリックします。

Sugarでは画面上に2つの空白行を持つガントビューを表示します。それぞれの行は別々のタスクを示します。新しいタスクを追加するには、新しい列を追加するために、「行を挿入」をクリックしタスクの詳細を入力します。既存の列の上に新しい列を追加するには、列を選択するためにタスクIDをクリックし、「行を挿入」をクリックします。

3. タスクを作成するには、次の情報を入力します。

 進捗:タスクが何パーセント完成したかを示すための数値を入力します。

 タスク名:タスクの名前を入力します。

 期間:タスクが完了するのにどれくらい時間がかかるかを示すための数値を入力します。日または時間で期間を指定することができます。

 開始:デフォルトでは、タスクの開始日として現在の日付を入力します。日付を変更するには、その日付をクリックし、カレンダーから異なる日付を選択します。

 完了:デフォルトでは、タスクの完了日として開始日とタスクの期間を考慮した日付が入ります。日付を変更するには、その日付をクリックし、カレンダーから異なる日付を選択します。

 前提タスク:タスクの完成が他のタスクの完成に依存する場合、この列にタスクIDを入力します。

 リソース:ドロップダウンリストから、タスクに割り当てられる人を選択します。

 実績期間:タスクが完了した後、タスクの実績期間に数値を入力します。

4. サブタスクを作成するには、列を選択するためにタスクIDを選択し、「インデント」アイコンをクリックします。

選択されたタスクは上記のタスクのサブタスクになります。プラス記号(+)は親タスクのタスク名のフィールド内に表示されます。連続する複数の行を選択するには、Shiftキーを押しながら行を選択してください。離れた複数の行を選択するには、Ctrlキーを押しながら行を選択してください。

5. サブタスクをメインタスクに変更するには、タスクを選択し、「アウトデント」アイコンをクリックします。

6. タスクをコピー&ペーストするには、タスクを選択し、まず「コピー」アイコンをクリックします。次に、行に貼りつけるために「ペースト」アイコンをクリックします。

7. タスクを削除するには、タスクを選択し、「削除」アイコンをクリックします。

8. サブタスクを表示するために親タスクを展開するには、タスクを選択し、「すべて展開」アイコンをクリックします。

9. 親タスクを折りたたむには、タスクを選択し、「すべて閉じる」をクリックします。

10. 期限超過タスクやマイルストーンのような特定のビューが必要な場合、「閲覧...」ドロップダウンリストから見たいタスクを選んでください。

11. タスクを作成するには「保存」アイコンをクリックします。

そのタスクはプロジェクトの詳細ビューにあるプロジェクトタスクサブパネルに表示されます。その詳細ビューを見るにはタスク名をクリックします。そのタスクもガントビューで示します。

12. ローカルマシンにPDFファイルとしてエクスポートするには、グリッドビューにある「PDFへエクスポート」をクリックします。

タスクの詳細ビューからいくつかの詳細を編集し、Eメールをアーカイブに入れ、活動サブパネルと関連がある活動を表示し、履歴サブパネルのタスク修正も追跡調査することができます。

注:プロジェクトタスクの詳細ビューや編集ビューはタスク番号フィールド・順番フィールドを表示します。

バージョン5.0以前のアプリケーションで使われるこれら2つのフィールドは、タスクIDフィールドに差し替えました。タスク番号や順番が使用していない場合、スタジオにあるプロジェクトタスクのレイアウトからこれら2つのフィールドを安全に削除することができます。


プロジェクトタスクを編集するには

1. プロジェクトタスクサブパネルで、編集したいタスク名をクリックします。

タスクの詳細ビューが画面上に表示されます。

2. タスクの編集ビューにあるドロップダウンリストから、「編集」をクリックします。グリッドビューへ行くには、ドロップダウンリストから、「グリッドのタスクを編集」をクリックします。2つのビューの違いについては、このセクションの初めを参照してください。

3. タスク情報を更新するには、「保存」をクリックします。変更を保存しリストで次のタスクを編集するには、「保存して継続」をクリックします。

4. タスクで行われた修正を表示するには、「更新履歴」をクリックします。

 

プロジェクトテンプレートの作成

似たようなタスクを持つプロジェクトに対するプロジェクトテンプレートを作成することができます。プロジェクトテンプレートを作成する場合、プロジェクトタスクを定義することができます。その後、別のプロジェクトとしてテンプレートのコピーを保存し、必要とする各々のプロジェクトに対するプロジェクトタスクを編集することができます。あるいは、テンプレートとして既存のプロジェクトを保存できます。既存のプロジェクトから作成されたテンプレートはプロジェクトタスクを引き継ぎます。必要であればこれらのタスクを編集することができます。さらに、プロジェクトの必要に基づきリソースを割り当てることができます。

 

プロジェクトテンプレートを作成するには

1. プロジェクトタブのアクションドロップダウンリストから、「プロジェクトテンプレート作成」オプションを選択します。

プロジェクトテンプレートの編集ビューが画面上に表示されます。

2. 次のフィールドに情報を入力します。

 名前:テンプレートの名前を入力します。

 ステータス:ドロップダウンリストから、ドラフト、レビュー中、公開済みのようなプロジェクトのステータスを選択します。

 開始日:プロジェクトの開始日を入力します。また、カレンダーアイコンをクリックし、プロジェクトの開始日を選択します。

 終了日:プロジェクトの終了日を入力します。また、カレンダーアイコンをクリックし、プロジェクトの終了日を選択します。

 アサイン先:レコードに割り当てたい人の名前を入力します。また、「矢印(ユーザ選択)」をクリックしユーザ一覧から選択します。デフォルトでは、あなたに割り当てられます。

 チーム:主チームの割り当てを変更するには、新しい主チームの名前を入力します。レコードにチームの追加をアサインするには、「矢印(選択)」をクリックしチーム一覧からチームを選択するか、あるいは「+(追加)」をクリックしチームのフィールドを追加してチーム名を入力します。チームを割り当てることについての詳細は、「レコードのユーザ・チームへの割り当て」を参照してください。

 優先度:ドロップダウンリストから高、中、低のようなプロジェクトの重要度を選択します。

 詳細:プロジェクトの簡単な詳細を入力します。

3. テンプレートを保存するには、「保存」をクリックします。テンプレートを保存せずにページを出るには、「キャンセル」をクリックします。

テンプレートを保存した後、プロジェクトテンプレート一覧に追加します。1つ以上のプロジェクトとして保存できます。

4. テンプレートを見るには、プロジェクトタブの「プロジェクトテンプレート一覧」を選択します。


プロジェクトテンプレートの管理

 プロジェクトテンプレートのホーム画面に関する一覧ビューをソートするには、ソートの基準とする列の名前(フィールド名)をクリックしてください。もう一度同じ列名をクリックすると、ソートの昇順/降順を変更できます。

 テンプレートの詳細を表示するには、一覧ビューにある名前をクリックします。

 テンプレートを編集するには、テンプレートの詳細ビューのドロップダウンリストから「編集」をクリックして変更し、「保存」をクリックします。

 テンプレートを複製するには、テンプレートの詳細ビューのドロップダウンリストから「複製」をクリックします。

 プロジェクトとしてテンプレートを保存するには、テンプレートの詳細ビューのドロップダウンリストから「プロジェクトとして保存」をクリックします。

 テンプレートを削除するには、テンプレートの詳細ビューのドロップダウンリストから「削除」をクリックします。


プロジェクトダッシュボードの表示

私のプロジェクトダッシュボードは割り当てられたプロジェクトの現状を表示します。

参照できる情報は、プロジェクトにおけるあなたの役割に依存します。プロジェクトマネージャーとして、管理する全てのプロジェクトに対して期限超過タスク、今後のタスク、未完了のケースを表示します。各プロジェクトの期限超過タスク、今後のタスク、未完了のケースと共に割り当てられたプロジェクトは、ダッシュボードのトップパネルに表示されます。そのプロジェクトは他のチームメンバに割り当てられたので、タスクは私のプロジェクトのもとで表示されました。あなたに割り当てられたタスクは私のプロジェクトタスクパネルに表示されます。直属の部下がいないチームメンバは、割り当てられたタスクのステータスだけ見ることができます。

プロジェクトの詳細ビューを見るには、プロジェクト名をクリックします。似たようなタスクかケースを見るには、リストに載っているその名前をクリックします。


プロジェクトの休日の作成

プロジェクトを作成する場合、休日を考慮する必要があるかもしれません。休日は次の2つのタイプのうちの1つになります。

● プロジェクトのチームメンバがまだ他のプロジェクトに取り組んでいて、そのプロジェクトから時間を削減するかもしれないときです。そうであれば、プロジェクトマネージャーは、メンバの欠席を計算するためにプロジェクトの休日を作成します。

● プロジェクトのチームメンバが休みたいとき、個人はユーザ設定のページ上で休日を報告します。


プロジェクトの休日を作成するには

1. プロジェクトのホーム画面において、その詳細を見るには、プロジェクト名を選択します。

2. プロジェクトの詳細ビューにあるプロジェクトの休日サブパネルで、「作成」をクリックします。

休日のフォームが画面上に表示されます。

3. 次のフィールドに情報を入力します。

● 休日:休日を入力します。また、カレンダーから日付を選ぶには、カレンダーアイコンをクリックします。

● 詳細:休日に対する簡単な詳細か理由を入力します。

● リソース名:ドロップダウンリストから、休日をとっているユーザか取引先担当者を選択します。

4. 休日を保存するには、「保存」をクリックします。休日を保存せずにフォームを出るには「キャンセル」をクリックします。

保存された休日は、プロジェクトの詳細ビューにあるプロジェクトの休日サブパネルにリストされます。

 

プロジェクトリソースレポートの作成

グリッドビューやガントビューから、プロジェクトを使ってユーザの割り当てられたタスクを表示するレポートを作成できます。そのレポートはプロジェクト名、1つのプロジェクト当たりの仕事量の割合、各プロジェクトの期間、任意に予定された休日のような詳細と共にプロジェクトタスクをすべて表示します。リソースレポートはプロジェクトを使ってユーザの仕事量を分析するだけでなく、それぞれの日による忙しい時期の割合を表示します。これを行うことで、マネージャーに対する進行中のプロジェクトのステータスをもっと評価することができます。


プロジェクトリソースのレポートを作成するには

1. プロジェクトの詳細ビューにあるドロップダウンリストから、「ガントを参照」をクリックします。

ガントビューが画面上に表示されます。

2. 「リソースレポート」をクリックします。

Resources Reportフォームはページに表示されます。

3. Resourcesドロップダウンリストからユーザを選択します。

4. Tasks that Start or Finish After fieldをクリックし、そしてタスクの開始日あるいは終了日を選択します。

5. And Before フィールドでクリックし、タスクが終了する前の日付を選択します。

6. レポートを実行するにはReportをクリックします。

そのレポートは毎日のステータス、割り当てられたプロジェクトタスクおよび任意に予定された休日を表示します。


プロジェクトのエクスポート

MS ProjectのフォーマットでSugarのプロジェクトを保存することができます。MS Project.MPXファイルを開く、あるいはローカルマシンに保存することができます。


プロジェクトをエクスポートするには

1. プロジェクトの詳細ビューのドロップダウンリストから、 「MS Projectへエクスポート」をクリックします。.MPXファイルを開きたい場合、そのファイルを保存したいかどうかを尋ねるメッセージが表示されます。

2. MS Projectでファイルを開くには、「プログラムで開く」を選択し、「OK」をクリックします。ローカルマシンにMS Projectのファイルを保存するには、「ファイルを保存する」を選択し、保存したい場所へ移動させます。

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