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16_会議

概要

会議モジュールは使用やアクセスを容易にするためにリリース6.2.0で別のモジュールとして導入されています。会議モジュールは会議の詳細を作成・表示・管理するために使用します。外部クライアントで会議に参加する人へ会議の招待状を送るためにSugarEメールアーカイブの機能を利用し、出席者リストにSugarのシステム管理者が提供したEメールアドレスを入力し、会議のレコードを参照することができます。 


会議のアクション

会議タブでのアクションドロップダウンリストは次のオプションを表示します。

  会議作成:このオプションは「会議作成」で記載されているような会議を組み込むためにクリックします。

  会議一覧:このオプションは「会議の管理」で記載されているような会議を表示・管理するためにクリックします。

  会議のインポート:このオプションは「データのインポート」で記載されているような外部データをインポートするためにクリックします。

 

会議作成

ユーザや取引先担当者、リードで会議を予定として組み込むことができます。電話か会議を作成する場合、会議の件名や参加者、期間、ステータスに関する情報を加えて会議のレコードを作成しています。この情報を保存した後、即時あるいは後日に招待状を発送できます。会議を行う前後に、メモを作成する、あるいは添付ファイルを追加することができます。会議が完了した後、あるいは何らかの理由によってキャンセルした場合、ステータスを更新できます。

作成(会議)ページは以下のサブパネルを表示します。

  スケジューリング:スケジューリングサブパネルは、参加者の名前や日時、会議時間のような詳細を表示します。他の会議が既に予定されている場合、その時間はブロックアウトされ、青色で表示されます。スケジューリングに矛盾がある場合、その時間は茶色で表示されます。

  参加者追加:「招待参加者の追加」で記載されているように招待したいユーザを見つけるには、参加者追加サブパネルを使用します。


会議を作成するには

1. 会議メニューのアクションドロップダウンリストから「会議作成」を選択します。あるいは、ナビゲーションバーにあるクイック作成リンクの会議作成をクリックします。

2. 次のフィールドに情報を入力します。

  件名:会議の件名を入力します。

  ステータス:ドロップダウンリストから次のうちの1つを選択します。

 ・計画済み:会議が今後行われる場合、このオプションを選択します。

 ・完了:会議が完了した後、計画済みから完了へステータスを変更します。

 ・未実施:会議が何らかの理由によって行われなかった場合、計画済みから未実施へステータスを変更します。

  会議タイプ:会議のタイプを表示するためにドロップダウンリストから、SugarGo To Meeting、Web Exを選択します。

会議タイプのドロップダウンリストを表示するには、Go To MeetingWeb Exのような外部アカウントは管理者によってアクティブ化と追加を行う必要があります。詳細は、「外部アカウント」を参照してください。

  開始日:カレンダーアイコンをクリックして日付を選択します。あるいは手動でデータを入力します。隣接したドロップダウンリストから時と分で、時間を選択します。

  関連先:ドロップダウンリストから、取引先や商談、取引先担当者のような関連レコードの名前を入力あるいは選択を行ってください。

フィールドで文字を入力する場合、システムは可能な限り簡易検索を行い、その文字で始まるリストを表示します。検索する文字列を追加すると検索範囲は狭まります。名前を探索する場合、Sugarはユーザ設定画面にある詳細設定タブの名前の表記フォーマットを重視します。例えば「sfl(敬称、名、姓)を指定する場合、Sugarは指定された文字で始まる名のリストを表示します。例えば「A」を入力すると、システムは「A」で始まる名を表示します。同様に名前の表記フォーマットが「slf」を指定する場合、システムは「A」で始まる姓を表示します。あなたがユーザ権限のページ上でリマインダのデフォルト時間を設定すれば、電話や会議を作成する場合にリマインダを設定しなくても、Sugarは実行します。レコードが保存された後、このデフォルト時間は詳細ビューで表示されます。また編集ビューで変更することができます。

  時間:ドロップダウンリストから時間を選択します。

  場所:会議場所を入力します。

  リマインダ:ラジオボタンを選択して、会議が予定されている場合にリマインダを送信するために、ドロップダウンリストから時間を指定します。

このシステムは指定時間に参加者全員へリマインダを送ります。ユーザ設定画面でのリマインダに対するデフォルト時間を設定する場合、会議作成中にリマインダを設定しなくても、Sugarは実行します。このデフォルト時間は会議の詳細ビューで表示され、編集ビューで修正することができます。

  詳細:会議の目的についての簡単な説明を記述します。

  アサイン先:レコードにアサインされるユーザを指定します。デフォルトでは、あなたにアサインされます。

別のユーザをアサインするには、「ユーザ選択」をクリックし、ユーザ一覧からユーザ名を選択します。

  チーム:主となるチームのアサイン先を変更するために、新しい主となるチーム名を入力します。

レコードに追加のチームをアサインするには、チームリストから新しいチームを選択するために「選択」をクリックする、あるいはチームフィールドを追加するために「追加」をクリックしフィールドにチーム名を入力します。

  参加者追加:「招待参加者の追加」で記載されているように会議の参加者の名前を入力します。

3. 参加者のもとへ会議の招待状を送らずに会議の詳細を保存するには、「保存」をクリックします。

また、会議の詳細を保存し、参加者のもとへ会議の招待状を送るには、「保存&招待送信」をクリックします。

また、会議のコピーを作成するには、「これを完了状態にして複製を新規作成」をクリックします。これにより最初の会議が完了し、ステータスを完了に変更します。新しい会議は、デフォルトが計画済みと設定されているステータスを除いて、最初のレコードの情報を保持します。

Web Exの会議については、2つの招待状が各会議の参加者に送られます。1つはSugarに、もう1つはWeb Exによって送られます。他のすべての会議タイプ(IBM Lotus LiveGo To MeetingSugar)については、Sugarのみが会議の招待状を送ります。


招待参加者の追加

1. 作成(会議)ページの参加者追加サブパネルでは、ユーザや取引先担当者、リードに対する以下の情報の全てあるいはいずれかを入力します。

  :名前に対する文字を入力します。

  :姓に対する文字を入力します。

  EメールEメールアドレスに対する文字を入力します。 

2. 「検索」をクリックします。

システムはリスト上にそれぞれの名前とその隣の「追加」ボタンをあわせた検索結果を下に表示します。 

3. ユーザへ招待状を送るには「追加」ボタンをクリックします。

招待参加者のリストはスケジューリングサブパネルに表示します。

 

会議の管理

・一覧ビューで会議をソートするには、ソートの基準とする列の名前(フィールド名)をクリックしてください。もう一度同じ列名をクリックすると、ソートの昇順/降順を変更できます。

・会議に対する情報を更新するには、会議の一覧ビューのドロップダウンリストにある「一括更新」をクリックし、「一括更新」パネルを使用します。詳細については、「レコードの一括更新」を参照してください。

・会議のリストをインポートするには、会議タブのアクションドロップダウンリストから「会議のインポート」を選択します。データのインポートについての詳細は、「データのインポート」を参照してください。

・会議の詳細を見るには、会議の一覧ビューで件名の名前をクリックしてください。

・会議を編集するには、会議の詳細ビューのドロップダウンリストにある「編集」をクリックし、情報を修正し、「保存」をクリックしてください。取引先担当者やユーザ、リード、メモのような関連情報は、サブパネルに表示されます。

・会議を複製するには、会議の詳細ビューのドロップダウンリストにある「複製」をクリックします。複製は既存の活動に似た情報を持つレコードを作成する場合に便利です。新しい活動を作成するには、複製のレコードで情報を変更します。

・会議を削除するには、会議の詳細ビューのドロップダウンリストにある「削除」をクリックし、それから「OK」をクリックします。

・リスト上で特定の会議を見つけるには、会議の一覧ビューにある検索サブパネルに件名または取引先担当者を入力して、「検索」をクリックします。あなただけのレコードを探索するには、「自分のアイテム」チェックボックスにチェックを入れて、「検索」をクリックします。

・関連レコードのような追加探索のフィルタを用いたオプション検索を行うには、「詳細検索」をクリックしてください。 

・関連レコードを編集するには、詳細ビューのサブパネルにある「編集」アイコンをクリックします。そのレコードを変更してから、「保存」をクリックします。

・別のレコードとの関連を削除するには、会議の詳細ビューで関連するレコードまでスクロールし、「はずす」アイコンをクリックし、それから「OK」をクリックします。


SugarEメールアーカイブ(a.k.a.SNIP)

外部ミーティングのクライアントから会議の招待状を送るとき、招待参加者のリストでSugarEメールアーカイブのアドレスに入れて、以下のパーソンタイプのモジュールに対してSugarでの活動や履歴として会議のレコードを参照します。

 取引先担当者

 ユーザ

 リード

外部ミーティングのクライアントから送られた会議の招待状も次の2つのモジュールで参照できます。

・カレンダー

・会議

次の目的がこのセクションに含まれます。

SugarEメールアーカイブを使用し、会議の招待状を送信します。

・レコードの詳細ビューでSugarが提供するEメールアドレスに送られた会議を閲覧します。


SugarEメールアーカイブを使用する会議の招待状の送信

任意の外部クライアントからSugarのレコードに会議の招待状を送り、Sugarでのレコードと関連した会議を見ることができます。

1. MS OutlookiCalGoogle Calendarなどのような外部カレンダーのクライアントにログインします。

2. Sugarのレコード(取引先担当者やリード、商談)を送るために会議の招待状を作成します。

3. Toフィールドか出席者フィールドでSugarの管理者によって提供されるSugarEメールアーカイブのアドレスを追加します。

会議とケースを関連させるには、(任意の方法で)そのケースに関連する取引先担当者の件名の行とEメールアドレスに[CASE:{number}]を追加します。

4. 会議の招待状を送信し、完了します。


Sugarでの会議の招待状の見方

Sugarで外部クライアントから送信される会議を見るには、次に表示された手順に従います。

1. Sugarにログインします。

2. 会議のレコードを見るためにカレンダーモジュールへ移動します。

例えばリードでは、会議の招待状を送信したレコードの詳細ビューにある活動サブパネルで会議を見ることができます。

Eメールのクライアント(例えばMS Outlook)である会議のクライアントを使っている場合、Eメールのメッセージは会議の招待状と共に送信されます。

会議の招待状を送信したレコードの詳細ビューにある履歴サブパネルや関連する取引先担当者のEメールのサブパネルでEメールを見ることができます。

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