Sugar 6.5‎ > ‎ユーザガイド‎ > ‎

24_ナレッジベース

概要

ナレッジベースモジュールはSugar内の記事を作成・公開・検索するために使用します。

注:デフォルト時では、このモジュールは表示されません。管理者はアクセスや使用によって表示タブとしてリスト化しなければなりません。


記事の作成

Sugarポータルユーザと同様にSugarユーザとして、ケース解決やFAQs(よくある質問)のような任意の件名に関してSugar上で記事を作成することができます。記事にファイルの内容を埋め込む、あるいはファイルの添付を行うことができます。記事はすべてSugarのデータベースに格納されます。

2つのタイプの記事を作成することができます。

内部:これらの記事はSugarユーザのみ利用できます。

外部:これらの記事はSugarユーザにもSugarポータルユーザにも利用できます。

記事は1つ以上のチームに割り当てられます。チームメンバーのみが記事にアクセス、管理することができます。記事の作成者である場合、デフォルトではその著作者とその主チームの両方に割り当てられます。また、異なる主チームや著作者を割り当てることができます。さらに記事に追加のチームを割り当てることができます。割り当てられたチームのメンバーのみが記事にアクセスできるので、著作者は記事にアクセス、管理するために割り当てられたチームのメンバーである必要があります。

記事による次のステータスのうちの1つを指定します。

● ドラフト:この記事はまだ変更中です。

● 期限切れ:この記事はすでに無効です。

● レビュー中:この記事は指定承認者によってレビューされています。

● 公開済み:記事は承認されており、割り当てられたチームに利用できます。掲載される外部記事もSugarポータルで見ることができます。

ユーザに利用できる記事を公開します。また記事を承認し、公開するために承認者を割り当てることができます。あなたが承認者を指定すれば、システムはその個人のもとへ保留中のレビューに関するEメール通知を送ります。承認者が記事をレビュー・公開した後、著作者はEメール通知を受け取ります。

ユーザは記事を検索、閲覧できます。記事を一定時間のみ利用可能にしたい場合、有効期限を指定できます。無効になった記事は、検索結果やSugarポータルに表示しません。

さらに、ケースから記事を作成することができます。例えば、ユーザがケース解決を文書化しました。それから、その状況に合わせて設計されています。ケースのレコードから記事を作成することによって、ユーザが情報をコピー・複写しないで、他のユーザと情報を共有することができます。


記事のタグ

タグはフォルダーに似ています。必要なものを見つけるためにトピックのような特定の条件によって記事を分類できます。記事にタグを付ける場合、システムはSugarのデータベースに存在するタグと記事でのリンクを作成します。記事は1つ以上のタグとリンクされます。同様にタグは多数の記事とリンクされます。

タグはルートタグとサブタグがあります。ルートタグはツリー構造で最上位のタグです。サブタグはルートタグの入れ子となるタグです。

記事を探して閲覧する場合、システムは階層的手法で既存のタグを表示します。タグを選択する場合、タグ内に存在するドキュメントのリストが右パネルに表示されます。記事に関連したタグをすべて閲覧するには、記事の詳細ビューを開きます。

すべてのタグはすべてのユーザに見えます。タグを閲覧、検索する場合、チーム会員からアクセスすることを許可された記事だけを表示します。

記事を作成する場合、新しいタグを作成する、あるいは既存のものを選択することができます。


タグの削除

空のタグだけは削除することができます。管理者はタグに関連した記事を全て閲覧できるので、管理者だけがタグを削除できます。ユーザが記事を見るには適切なチーム会員を必要とします。


記事の作成

1. ナレッジベースタブのアクションドロップダウンリストから記事作成を選択するか、あるいはナレッジベースモジュール内にある任意のページの「作成」リンクをクリックします。

ケースから記事を作成するには、ケースの詳細ビューの「記事作成」をクリックします。

ナレッジベースの編集ページを表示します。ケースから記事を作成する場合、システムはレコードから抽出された情報を含んだタイトルや件名、本文のような記事の詳細を自動的に設定します。

2. 次のフィールドに情報を入力します。

タイトル:記事のタイトルを入力します。

外部公開記事:このチェックボックスは記事をSugarユーザSugarポータルユーザに入れて利用可能にするためにチェックします。デフォルトでは、Sugarポータルで表示することを確認するために、外部公開記事はグローバルチームに割り当てられます。

:記事の改訂番号を入力します。基本的には新しい記事の改訂番号は#1です。

ステータス:ドロップダウンリストから記事の現在のステータスを選択します。記事の閲覧を可能にするには、ステータスを「公開済み」に設定しなければなりません。

チーム:主チームの割り当てを変更するには、新しい主チームの名前を入力します。

レコードにチームの追加を割り当てるには、選択(矢印)をクリックしてチーム一覧から新しいチームを選択するか、あるいは追加()をクリックしてチームのフィールドを追加して、チーム名を入力します。チームの割り当てについての詳細は、「レコードのユーザ・チームへの割り当て」を参照してください。

作成者:デフォルトでは最初に作成したユーザが作成者として割り当てられます。変更したい時は「選択」をクリックし、ユーザ一覧から違うユーザを選ぶことができます。

チームメンバーでない作成者は記事にアクセスすることができません。

承認者:デフォルトでは管理者が承認者です。さらに「選択」をクリックし、ユーザ一覧から異なる承認者を選ぶことができます。

有効期限:記事の有効期限を入力します。これは任意です。記事は有効期限後に検索結果に表示されません。外部公開記事は有効期限後にSugarポータルで表示されません。

タグ:新規もしくは既存のタグとリンクさせるために「選択」ボタンをクリックします。

タグウィンドウが表示されます。表示後、記事とリンクさせるためにタグをクリックします。記事は選択されたタグにリンクされ、タグは記事の編集ビューでのタグの選択ボタンの下に表示します。

タブから記事のリンクを取り消すには、タグネームの隣にあるマイナス()アイコンをクリックします。タグの作成の詳細については、「タグの作成と検索」を参照してください。

3. 本文フィールドに記事のテキストを入力します。HTML編集を使用するには、ツールバーにあるHTMLリンクをクリックします。

4. 記事にファイルを添付するには、添付フィールドでファイルのパスを入力する、あるいは「ファイルを選択」か「参照」をクリックして参照したいファイルまで移動し、ファイルを選択して「開く」を押下します。

5. 画像を埋め込むには、埋め込み画像フィールドでファイルのパスを入力する、あるいは「ファイルを選択」か「参照」をクリックして参照したいファイルまで移動し、ファイルを選択して「開く」を押下します。

6. 記事を保存するには「保存」をクリックします。記事を作成せずに、ページを出るには「キャンセル」をクリックします。

記事の詳細ビューを表示します。


タグの作成や検索

1. 記事の編集ビューのタグの「選択」ボタンをクリックします。

Tagsダイアログボックスを表示します。既存のルートタグの一覧はタグの下に表示します。ルートタグは1つ以上のサブタグを持つことができます。

2. 既存のタグを検索するには、検索フィールドにその名前を入力し、「検索」をクリックします。

3. 新しいタグを作成するには、「タグ作成」をクリックします。

このとき、「ツリーから親タグを選択してください」というメッセージが現れます。 

4. ルートタグを作成するには、タグを選択します。サブタグを作成するには、ルートタグあるいはサブタグを選択します。

テキストフィールドはタグウィンドウの上部に表示します。

5. そのテキストフィールドにあるテキストボックスに新しいタグの名前を入力します。

6. タグを作成するには「保存」をクリックします。タグを作成せずにウィンドウを出るには「キャンセル」をクリックします。

新しいルートタグはタグの下にリストされます。新しいサブタグは親タグの入れ子となります。


記事の管理

・記事を編集するには、記事の詳細ビューのドロップダウンリストから「編集」をクリックし、変更したい場合は「保存」をクリックします。

・記事を複製するには、記事の詳細ビューのドロップダウンリストから「複製」をクリックします。その後、必要に応じてコピーを編集し、違う記事として保存できます。

・記事を削除するには、記事の詳細ビューのドロップダウンリストから「削除」をクリックします。削除の確認をしてから、「OK」をクリックします。

・記事を取引先担当者へEメールで送信するには、記事の詳細ビューのドロップダウンリストから「Eメール送信」をクリックして、取引先担当者を選択し「送信」をクリックします。


記事の検索

タグを付けた記事を閲覧してください。また、記事を探索するためにキーワード、タグおよびタイトルのようなフィルタを使用できます。

記事がそれぞれ少なくとも1つのチームに割り当てられるので、検索結果はチーム会員に基づきアクセスを許可する記事をリストにします。

キーワードを指定する場合、システムはキーワードを使って記事の内容に対して全文検索を行います。検索結果に対して記事を含めるか除外するかというキーワードを使用します。

シンタックスのガイダンスでシンタックスヘルプリンクをクリックします。全文検索のシンタックスがデータベースのタイプに依存して変更することに注意してください。基本的な検索規則上のガイドラインのリストは以下のように参照してください。

● 可能なキーワードや語句を検索します。キーワードと語句は大文字・小文字を区別しません。

 語句はダブルクォートで囲まれます。例えば“the whole nine yards”です。

 多数のキーワードを指定するためにスペースを使用します。これはORオペレーターの利用に似ています。例えば、brown blueを検索する場合、検索結果はbrownまたはblueを含んでいる記事を探します。

 両方の単語がある記事を返すにはプラス(+)記号を使用します。例えば、brown + blueだと、その両方の言葉を含んでいる記事を探します。

 uという検索を含む単語の前にプラス(+)記号を使用します。 例えば、“on the impact of global warming on polar bears”という記事を見つけるには“global warming”+“bears”あるいは“global warming”+“polar bears”を検索することができます。

 キーワードまたは語句を除外するにはマイナス(–)記号を使用します。例えば、brown blue – yellowです。詳細検索の含めないキーワードフィールドで除外したいキーワードや語句を指定すれば、マイナス記号を使用する必要はありません。

 単語の一部を指定するには%*のワイルドカード文字を使用します。 例えばsuperで始まる言葉を見つけるには、super %super *を探索することができます。

注:もしそれらが語句の一部でなければ、最高3個の文字を含んでいる単語はMySQLの中のストップワードとして扱われます。従って検索結果はそのような単語を含んでいる記事を表示しません。

 

記事の全文検索を行うには

1. ナレッジベースタブのアクションドロップダウンリストにある「記事一覧」をクリックします。

検索ページが表示されます。

2. キーワードか語句を含んでいる記事を見つけるには検索フィールドで1つ以上のキーワードあるいは語句を入力します。

3. 検索範囲を絞るには検索範囲ドロップダウンリストからどれか1つ選びます。

4. 「検索」をクリックします。

 

詳細検索を行うには

1. ナレッジベースタブのアクションドロップダウンリストにある「記事一覧」をクリックします。

検索ページが表示されます。

2. 詳細検索タブを選択して、次のうち1つ以上を指定します。

含めるキーワード:キーワードあるいは語句を1つ以上入力します。お互いのキーワードを区別するにはスペースを使用してください。語句を囲むにはクォートを使用してください。

検索範囲:ドロップダウンリストから期間あるいはタグのような条件を選択します。

含めないキーワード:検索から除外するべきキーワードあるいは語句を1つ以上入力します。お互いのキーワードまたは語句を区別するにはスペースを使用してください。

注:キーワードか語句を除外するために含めるキーワードフィールドで検索したいキーワードか語句を指定します。

タグ:タグ名を入力するか、あるいは「選択」をクリックしてタグ一覧からタグを選びます。

タイトル:記事のタイトルを入力します。

参照回数:ドロップダウンリストから、最も多い回数あるいは最も少ない回数で見られた記事の数を選択します。例えば、ドロップダウンリストから「トップ5」を選択した場合、参照回数が多い上位5つの記事が全て表示されます。 

ステータス:ドロップダウンリストからドラフトや公開済みのような記事のステータスを選択します。

チーム:チームの名前を入力するか、あるいはチームに割り当てられた記事を検索するために「選択」をクリックしてチーム一覧からチームを選びます。

注:あなたが選択されたチームのメンバーでなければ、検索結果の記事は表示されません。

承認者:人の名前を入力するか、あるいは特定の承認者に割り当てられた記事を検索するために「選択」をクリックしてユーザ一覧からユーザを選びます。

作成者:人の名前を入力するか、あるいは特定のユーザによって書かれた記事を検索するために「選択」をクリックしてユーザ一覧からユーザを選びます。

公開済み:現在・過去・未来などのような値に対して時間枠を設定するには、ドロップダウンリストから選択します。日付を入力するか、あるいはカレンダーアイコンをクリックして日付を選択します。 これは指定日か期間によって公開された記事を検索します。

期限切れ:現在・過去・未来などのような値に対して時間枠を設定するには、ドロップダウンリストから選択します。日付を入力するか、あるいはカレンダーアイコンをクリックして日付を選択します。 これは指定日か期間によって期限切れになった記事を検索します。

添付:添付ファイルがあるまたはない記事を検索するために、ドロップダウンリストから選択します。さらに、MIMEタイプや添付名のような条件を使用して検索することができます。

外部公開記事:外部公開記事を検索するには、このチェックボックスにチェックします。

この検索を別名で保存:名前(例えばSearch1)を入力して、今後使用するために指定された検索条件を保存するために「保存」をクリックします。

保存済み検索:ドロップダウンリストから「この検索を別名で保存」で保存された名前を選んで、保存された検索条件を使用して検索するために「検索」をクリックします。

3. 指定された条件を満たす記事の検索を始めるには、「検索」をクリックします。

検索結果は、条件と一致する記事のリストを表示します。


記事を閲覧するには

1. ナレッジベースタブのアクションドロップダウンリストにある「記事一覧」をクリックします。

検索ページが表示されます。

2. 検索ページの表示タブをクリックします。

3. タグ内に入れ子にされた記事およびサブタグを見るには、+記号をクリックします。 

4. その内容を見るにはタグを選択します。

選択されたタグ内の記事が右パネルにすべて表示されます。

5. 記事の内容を見るには、記事名にカーソルを置いてください。

6. 記事を編集するかEメール送信するには、記事名をクリックします。

Comments