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09_予算

概要

予算(Forecasts)モジュールは顧客取引先への商談に基づいた見積や契約済み売上金額を参照するために使用します。

商談のアサイン先のユーザと上司(マネージャ)だけがSugarで予算情報を参照することができます。


注意:デフォルトでは、このモジュールは表示されません。このモジュールを使用するには、システム管理者がこのモジュールを表示するよう設定しなければなりません。


予算は四半期ごとに生成される売上の推計で、以下の内容で構成されます。

  期間

  予算スケジュール

  予算ワークシート

  売上ノルマ

 

期間

一般的には予算は月、四半期あるいは年を単位とします。組織はどのような期間 -例えば、週次や日次のように- について売り上げの見込みを立てるのか次第で、任意の期間を設定することができます。

この決定に基づいて、システム管理者はSugarにおける予算期間を定義します。

システム管理者はまた、あなたの組織のために会計年度を定義し、予算期間にそれを関連付けることができます。管理者がそれらを定義した後、予算モジュールは期間を表示します。


予算スケジュール

定義された予算期間に基づき、システム管理者はチーム毎に異なる単位の予算スケジュールを設定することができます。例えば、あるチームの予算スケジュールを月単位に設定し、別のチームは四半期単位に設定することが可能です。


予算ワークシート

予算ワークシートはセールス要員やそのマネージャがどれだけ売上を上げられるかの見込みを表示します。

予算ワークシート中に表示される情報は、販売組織におけるあなたの役割に依存します。

ワークシートに入力された値に関係なく、セールス要員の成果は、一般的には、売上ノルマを背景として評価されます。

ワークシートによって、セールスマネージャがより的確な売上予測を作成することが可能になります。それはワークシートがセールス組織の階層構造をレポートするツリービューを表示するからです。

マネージャは参照や編集の際にワークシートをドリルダウンすることができます。さらに、ベストケース、達成可能ケース、およびワーストケースの売上見込みを表示することや、確定した売上高を表示することや、これらの額を変更することができます。

ホーム画面上に「私の予算」ダッシュレットを追加することで、ワークシートへのアクセスを簡単にできます。

ダッシュレット追加についての詳細は「Sugarダッシュレットの管理」を参照してください。

チームは予算モジュールがレポートする階層構造に基づきます。

ユーザは次の役割のうちの1つに属します。

  自分の商談の管理にだけ責任を負う販売担当者

  自分の商談と直接報告の管理に責任を負うチームリーダや低位のマネージャ

  直接報告を管理するが、個々の商談の管理には責任を負わないセールスマネージャ


販売担当者

販売担当者としてSugarにログインすると、予算ワークシートが担当する商談のリストを、金額、成約の確度、および加重金額と共に表示します。

指定された期間にクローズした商談も表示されます。

Sugarは、金額、成約の確度、加重金額を計算するために自動的に商談から詳細を展開します。商談に対する変更はただちにワークシートに反映されます。

ワークシートに表示される金額は商談の予想される売上高です。

ワークシートに表示される確度パーセンテージは商談の進行度合いを示します。

加重金額は販売によって得られるかもしれない金額です。

Sugarは加重金額を、商談の金額を確度で割った値として算出します。

例えば、10,000ドルの価値の商談の確度が10%のときは、加重金額は1,000ドルです。

売上で計上する予定の額として、予想される売上高の合計より多い金額を設定することができます。

Sugarのワークシートを使うことで、ベストケース、達成可能ケース、およびワーストケースの売上見込みとして、それぞれに対する異なる値を設定することができます。マネージャは、販売担当者がワークシートに設定した値を上書きすることができます。

これは販売担当者がワークシートに登録された値に影響を与えません。

予算ワークシートの一番上から、選択した期間の見積を見ることができます。


チームリーダ

チームリーダは直接報告を受ける販売担当者の、ベストケース、達成可能ケース、およびワーストケースの売上見込みを、自身のそれと同様に参照することができます。チームリーダとして、直接報告を受ける販売担当者の商談を参照することができます。また、販売担当者から直接報告を受けた予算ワークシートに設定された値を上書き編集することができます。チームリーダのワークシートは2つのレベルの設定値を持ちます。1つは自分自身が変更を(直接)加えた値で、もう一つはチームに対して変更を(ロールアップ)した値です。チームリーダが行った変更、修正についてマネージャに通知するために、ロールアップした額で予算を確定してください。


セールスマネージャ

セールスマネージャはチームリーダと直接報告を受ける販売担当者の、ベストケース、達成可能ケース、およびワーストケースの売上見込みを参照することができます。これによって、より的確な予算を作ることができます。セールスマネージャとして、任意の販売担当者の商談をドリルダウンすることができます。さらに、セールスチームの任意のメンバがワークシートに設定した値を上書きすることができます。

注:チームリーダとセールスマネージャがセールスチームのメンバの見積に対して行ったいかなる変更も、メンバのワークシートの設定から独立しています。同様に、チームメンバのワークシートは、チームリーダやセールスマネージャが行った変更は表示しません。

予算ワークシートには、新たなノルマを作るために「ノルマ」クイックフォームが表示されます。新しく作成したノルマは予算のノルマサブパネルに表示されます。


ワークシートチャート

ワークシートによって、販売予算を詳細に確認することができます。ワークシートチャートによって全体的な売上予算の傾向を見ることができます。チャートは完了商談の売上高と確定した売上高、およびノルマの3つの比較を表示します。過去の数四半期の成果を評価するために、「チャートの表示」ボタンをクリックして表示されるチャートによって積算された、最終的に確定した売上高を参照してください。


予算ワークシートの編集

予算ワークシートを編集するための手順は以下の通りです。

1. 予算ワークシート画面の期間ドロップダウンリストから期間を選びます。

販売担当者としてログインした場合、自分の見積がワークシートページの一番上に表示されます。さらに、その期間にクローズした商談についての金額、商談の確度、加重金額がリストされます。

a. 商談の詳細を見たり編集するには、商談名の左の(i)アイコンにカーソルをクリックしてください。詳細情報のポップアップには取引先名、確度および商談のタイプ等が表示されます。情報を編集するには、ポップアップの中の「編集」アイコンをクリックしてください。

b. ベストケース、達成可能ケース、およびワーストケースに見積金額を登録するには、それぞれのフィールドに値を入力してください。Sugarは入力された値で総計を更新します。

c. 予算を確定するには、「値のコピー」のドロップダウンリストから、「総見積額」を選択してください。総見積額は「選択した期間に確定する金額を入力してください」 フィールドに反映されます。

d. 「確定」をクリックすると金額の確認要求メッセージが出力されるので、値が正しいことを確認して「OK」をクリックします。

販売担当者から直接報告を受ける見積額にいかなる変更を加えることも、また販売担当者のワークシートに表示されるそれらの確定した値を変更もしないことに注意してください。従って、確定した見積額の合計は確定した総計値とは異なります。

e. 販売担当者から直接報告を受ける見積額を確定した金額に戻したい場合は、「値のコピー」のドロップダウンリストから、「総見積額」を選択します。

チームリーダまたはセールスマネージャとしてログインした場合、ワークシートは販売担当者からの直接報告および自身のベストケース、達成可能ケース、およびワーストケースの予算を表示します。

a. チームメンバの予算を見るには、左側に表示しているレポートの階層ツリー表示をドリルダウンし、対象のメンバの名前をクリックします。

そのメンバの期間中の商談が右側に表示されます。

b. 商談の詳細を見たり編集するには、商談名の左の(i)アイコンにカーソルをクリックしてください。詳細情報のポップアップには取引先名、確度および商談のタイプ等が表示されます。情報を編集するには、ポップアップの中の「編集」アイコンをクリックしてください。

c. 自身の予算や直接の報告書のベストケース、達成可能ケース、およびワーストケースに見積金額を変更するには、それぞれのフィールドに値を入力してください。Sugarは入力された値で総計を更新します。

d. 予算を確定するために、「確定」をクリックします。

e. 「総計」行とは違った見積額を入力したい場合は、「前回の確定日」行の下のそれぞれのフィールドに直接値を入力して、「確定」をクリックします。

直接の報告書の値を反映した見積額を確定した見積額に戻すには、「値のコピー」のドロップダウンリストから、「総見積額」を選択します。

2. 変更を保存するには、「ワークシート保存」をクリックします。

3. 変更前の値に戻すには、「ワークシートリセット」をクリックします。

4. 過去の数四半期にあなたが最終的に達成した売上高等のチャートを見るには、「チャートの表示」をクリックします。


売上ノルマ

システム管理者が予算スケジュールを作成した後、マネージャは各チームメンバに各期間の売上ノルマを設定することができます。これは各メンバがその期間に売上げることができると予想される金額です。チームメンバがSugarにログインすると、予算モジュール中で売上ノルマを見ることができます。メンバがEメール通知を設定している場合、Sugarはマネージャが売上ノルマを設定したことをEメールで通知します。

販売担当者からの直接報告を受けている場合、Sugarは指定した期間の売上ノルマと達成状態をリストした売上ノルマワークシートを表示します。販売担当者からの直接報告が無い場合、Sugarは指定した期間にアサインされた売上ノルマを表示します。(ワークシートは表示しません)


売上ノルマの設定手順

1.  予算のアクションドロップダウンリストで、「ノルマ」をクリックします。

2. 「ノルマ」ホーム画面で、ドロップダウンリストから期間を選んでください。

自身と販売担当者から直接受けた報告に既に存在するノルマはフォームと共にページに表示されます。

3. 次のフィールドに情報を入力してください:

  名前:ドロップダウンリストからノルマを設定するチームメンバ名を選択します。

  商談規模:ノルマの金額を入力します。

  通貨:ドロップダウンリストから単位となる通貨を選択します。

  確定:ノルマの割り当てを確定するためにこのチェックボックスをチェックします。

4. 「保存」をクリックします。

変更を反映した売上ノルマの値が上のパネルに表示され、「確定状況」欄は割り当て状態を表示します。売上ノルマの割り当てを確定しなければ、ステータスはペンディングとして表示します。


予算履歴の閲覧

予算履歴ページは指定した期間に確定した予算を見られるサブパネルを表示します。

販売チームを管理する立場なら、自分とチームメンバの確定した予算金額を検索することができます。直接報告を受ける販売担当者がいなければ、単に自分が確定した予算金額を検索することができます。


予算履歴を見る

1. 予算メニューのアクションドロップダウンリストから、「予算履歴」オプションを選択します。

このページは全ての予算期間の確定金額の要約を表示します。

2. 指定した期間の予算を検索するために、「期間」ドロップダウンリストから期間を選択し、「私の予算」または「私のチームの予算」のいずれかを選択し、「検索」をクリックします。

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