Sugar 6.5‎ > ‎ユーザガイド‎ > ‎

17_Eメール

概要

Eメールモジュールは個々のユーザに対してSugarからEメールを送受信できます。


Eメールアクション

Eメールモジュールは次のタスクに対して使用できます。

Eメールを作成し、送信します。

Sugarのデータベースにダウンロードすることなく、外部のメールサーバでEメールを表示、処理します。

・必要なアクションに対してSugarのデータベースにEメールをインポートします。

・今後参照するためにコミュニケーションスレッドを作成するには、バグトラッカーや取引先のようなSugarレコードと共にEメールのインポートを関連させます。

Eメールからバグトラッカーのような関連レコードを作成します。

・特定のパラメータに基づいてEメールのインポートを検索します。

Eメール確認、Eメール作成、メール設定の3つのオプションが、Eメールのホーム画面の一番上に表示されます。このページはパネルごとに分割されます。左のパネルはFolders一覧および検索フィールドが入っています。右上のパネルにはEメールのリストがあり、右下のパネルには上記のリストから選択したEメールの内容が表示されます。


Eメール設定

Eメール設定はどのようにEメールを見て作成するかを管理する場所です。いくつかの設定は、デフォルト値であらかじめ設定されています。他の設定は任意です。必要に合わせてこれらの設定をカスタマイズすることができます。

Sugarは、外部メールアカウントでEメールを表示するために、またはSugarで作成されたEメールを送信するためにIMAPプロトコルをサポートします。IMAPの使用はSugarのメールサーバで重点的にIMAPフォルダにアクセスできます。

設定ウィンドウは、一般設定とメールアカウント設定を表示します。


一般設定

(設定ウィンドウにある)一般設定タブは、文字コードセット、シグネチャ、受信メールの自動/手動チェックなどを指定するオプションを表示します。これらの設定のいくつかは修正できるデフォルト値を持っています。一般設定はSugarのすべての個人のメールアカウントに当てはまります。


一般設定を指定するには、以下の手順に従ってください。

1. ページの一番上にある設定ボタンをクリックします。

設定ポップアップボックスを開きます。

2. 設定ポップアップボックスに次のフィールドの値を入力します。

フィールド

詳細

新着メールをチェック

新しいEメールに対してメールアカウントをチェックする必要がある場合、ドロップダウンリストから時間間隔を選びます。デフォルト設定は手動です。

テキストで送信

デフォルトのHTMLフォーマットの代わりに元のテキストフォーマットとしてEメールで送信するには、チェックボックスにチェックします。

文字コードセット

ドロップダウンリストから発信するEメールに対するデフォルトの文字コードセットを指定します。

シグネチャ

ドロップダウンリストから発信するEメールのシグネチャを選択します。シグネチャを作成するには、シグネチャフィールドの隣にある「作成」をクリックし、シグネチャの名前や本文を入力し、「保存」をクリックします。ウェブサイトにあるシグネチャのイメージファイルを使用するには、HTMLツールバーにあるインサートイメージのアイコンをクリックし、URLを入力します。

返信時に上記シグネチャを利用

返信するEメールの内容の上部にシグネチャを配置するには、チェックボックスにチェックします。

ページごとに表示するメールの数

Eメールリストがあるウィンドウで1ページ当たり表示されるEメールの数を指定します。ここで指定したEメールの数がそれぞれのページで見れるようにEメールリストをページ分けします。

フォルダ管理

このセクションは私のメールフォルダのサブフォルダとして、ドラフトや送信済み電子メールがデフォルトフォルダで表示されます。フォルダタブに表示されるフォルダが強調します。

 

3. あなたのEメール設定を保存するには、「完了」をクリックします。


メールアカウント

Sugarの外部メールアカウントからEメールを表示するには、Sugar1つ以上の個人のメールアカウントを作成します。もし必要ならば、SugarEメールをインポートします。

グループのメールアカウントは個々のユーザよりもむしろ組織で扱われるEメールを表示、配信するために使用されます。管理者のみがグループのメールアカウントをセットアップできます。管理者とユーザは、必要なアクションに対してEメールを表示、配信することができます。ユーザとして、メンバであるチームにアサインされるグループのメールアカウントに加入することができます。 

外部向けのEメールについては、管理者がメールを送信するために使用するデフォルトのSMTPサーバをセットアップします。さらに、異なるSMTPサーバを指定できます。管理者はすべてのユーザに対してEメールアドレス、ユーザ名、パスワードを指定できます。必要に応じて、この情報を変更します。あなたのユーザ画面はあなたのデフォルト設定を表示します。


メールアカウントの作成

メールアカウントを作成するには、以下の手順に従ってください。

1. ページの一番上の「設定」をクリックします。

  設定ウィンドウが表示されます。

2. 設定ウィンドウのメールアカウントタブをクリックします。

3. メールアカウントセクションの「追加」をクリックします。

  メールアカウントのプロパティのページを表示します。

4. 受信メールセクションでの次のフィールドに情報を入力します。

フィールド

非表示フィールド

詳細

アカウント名

 

Sugarのメールアカウントの名前を入力します。

ユーザ名

 

外部のメールアカウントのユーザ名を入力します。

パスワード

 

外部のメールアカウントのパスワードを入力します。

受信メールサーバ 

 

Gmailアカウントにアクセスするためのメールサーバアドレス、ポート番号、プロトコルを自動設定するには、「Gmailのデフォルトをセット」をクリックします。

Yahooのような他のアカウントについては、EメールがSugarで表示される外部のEメールサーバのアドレスを入力します。

メールサーバプロトコル

 

メールサーバプロトコル。ドロップダウンリストからIMAPを選択します。IMAPを選択すると、非表示フィールドを表示します。 

 

監視フォルダ

デフォルトでは、システムはINBOXで監視します。他のフォルダを監視するには「選択」をクリックし、外部のメールアカウントで利用可能なフォルダのリストを表示します。多数のフォルダを選択するには、キーボードでShiftキーまたはCtrlキーを押してください。

 

ごみ箱

フォルダリストからごみフォルダを選択するには「選択」をクリックします。

 

送信済みフォルダ

送信するEメールを表示するためにフォルダを追加するには「選択」をクリックします。

SSL利用

 

あなたのメールサーバが安全なソケット接続をサポートする場合、SugarEメールをインポートする時、チェックボックスにチェックするとSSL接続が行われます。また、「Gmailのデフォルトをセット」リンクをクリックした場合、チェックボックスは自動的にチェックされます。

メールサーバのポート

 

システムはIMAPポート番号を持ったフィールドに自動的に設定します。


5. 特定の情報が正しいことを確認するには、「設定のテスト」をクリックします。エラーが検知されると、エラーメッセージが表示されます。 

6. 送信メールセクションに次の情報を入力します。

フィールド

詳細

送信元名

このフィールドは姓と名を自動的に設定します。

送信元アドレス

送信したEメールのFromフィールドに表示したいEメールアドレスを入力します。

返信先アドレス

受信するEメールアカウントで指定されたもの以外のEメールアドレスに返信したい場合、このフィールドに情報を入力します。

返信SMTPサーバ

ドロップダウンリストから既存のSMTPサーバを選択するか、新しいSMTPサーバを指定するために「追加」を選択するかします。詳細は「アウトバウンドメールサーバの追加」を参照してください。

 

7. メールアカウントを作成するには「完了」をクリックします。

設定ウィンドウにあるメールアカウントテーブルでメールアカウントを表示します。指定した送信メールサーバは、送信SMTPサーバセクションの下に表示します。

作成するメールアカウントはすべて設定ページのメールアカウントタブに表示され、デフォルトでアクティブにマークがつきます。アクセスすることを許可したグループのメールアカウントは、リストに表示されます。メールアカウントを非アクティブとする場合、アカウントはフォルダタブに表示されません。また、そのアカウントからのEメールはSugarの受信箱に表示しません。

8. デフォルトのメールアカウントを指定するには、メールアカウント名に対応する「デフォルト」ラジオボタンを選択します。

SugarEメールを作成する場合、デフォルトのメールアカウントと関連があるFrom名やEメールアドレスが使われます。

9. 別のメールアカウントを作成するには、設定ウィンドウのメールアカウントパネルの「追加」をクリックし、上記に記述された手順を繰り返します。

  そうでなければ、設定ページを閉じるために「完了」をクリックします。

10.メールアカウントや送信メールサーバを編集あるいは削除するには、「鉛筆マーク(編集)」アイコンあるいは「-(削除)」アイコンをそれぞれクリックします。

  グループのメールアカウントを削除することはできません。


アウトバウンドメールサーバの追加

1. 送信SMTPサーバリストの下にある「追加」ボタンをクリックします。

アウトバウンドメールサーバのプロパティページを表示します。そのページにおいて、GmailYahoo!メール、Microsoft Exchange、その他を選択できます。

2. 適用できるサーバを追加します。

●  GmailサーバやYahoo!メールサーバを追加するには、適切なボタンをクリックし、フィールドにEメールアドレスおよびパスワードを入力します。

●  Microsoft Exchangeサーバあるいはその他のサーバを追加するには、Microsoft Exchangeまたはその他をクリックし、サーバ名を入力します。

3. メールサーバがEメールを送信するために認証を必要とする場合、「SMTP認証を利用?」チェックボックスにチェックします。そして、そのフィールドの下にあるユーザ名とパスワードを入力します。

4. 送信するEメール設定が正しいかを確認するには、「テストメールの送信」をクリックします。

設定が正しくない場合、Sugarはエラーメッセージを表示します。

5. メールサーバを追加するには「完了」をクリックします。

メールサーバはメールアカウントタブの送信SMTPサーバドロップダウンリストに表示します。


メールアカウントの管理

・あなたの受信箱に受信するEメールを見るには、受信箱を見ている間に「Eメール確認」をクリックします。あるいは、メールアカウントを右クリックして、「Eメール確認」を選択します。

Eメールに既読、未読、フラッグをつける、フラッグをはずすというようなマークをつけるには、メールアカウントを右クリックし、「マーク」を選択し、適切なオプションを選択します。

・メールアカウントビューを更新するには、アカウントを右クリックし、「同期」を選択します。

・メールアカウントを削除するには、アカウントを右クリックし、「フォルダを削除」を選択します。 

・メールアカウントの名前を変更するには、アカウントを右クリックし、「フォルダをリネーム」を選択します。メールアカウント名フィールドに新しい名前を入力し、「OK」をクリックします。

・フォルダの中身を空にするには、アカウントを右クリックし、「ゴミ箱を空にする」を選択します。 

SugarEメールキャッシュディレクトリを空にするには、「キャッシュファイルを削除」をクリックします。


Eメールフォルダ

フォルダは受信箱あるいはローカルフォルダになります。このシステムは受信箱を表示し、ユーザがローカルフォルダを作成します。Sugarは設定されるすべてのメールアカウントに対してフォルダを自動的に作成します。フォルダにあるEメールは関連があるメールアカウントのメールサーバ上に存在します。ローカルフォルダにあるすべてのEメールはSugarのデータベースに存在します。

Sugarではインポートし、あなたのアサイン先、あなたのチーム、直属の部下が持っているEメールを含む、私のメールと名づけられたローカルフォルダを提供します。2つのサブフォルダであるドラフトと送信済み電子メールは、Eメールドラフトや送信されたEメールを含んでいます。Eメールのインポートをグループ化し格納するには、ローカルフォルダの追加を作成します。

Sugarは設定ウィンドウの一般タブにあるフォルダをリスト化します。Eメールのホーム画面のFoldersタブにあるフォルダを見るには、一般タブで選択しなければなりません。


フォルダの作成

1. Sugarにローカルフォルダを作成するには、Foldersタブにある私のメールを右クリックして、「フォルダを追加」を選択します。

新たなフォルダを追加ダイアログボックスが画面上に表示されます。

2. フォルダの名前を入力して、「OK」をクリックします。

新しいローカルフォルダはパネルの左側にあるFoldersの下に表示されます。このフォルダは、メールアカウントのどれにも関連しません。メールアカウントのいずれかから、このフォルダへEメールをインポートすることができます。

3. 外部のメールアカウントのための新しいフォルダを作成するには、フォルダタブのアカウントの受信箱で右クリックして、「フォルダを追加」を選択し、「OK」をクリックします。

4. サブフォルダを作成するには、アカウントで既存のフォルダで右クリックし、「フォルダを追加」を選択し、そして「OK」をクリックします。あるいはフォルダをドラッグし、アカウントで別のフォルダにドロップします。

 

アカウントとフォルダの管理

・外部のメールアカウントにある新しいメールをチェックするには、Sugarのアカウントを右クリックし、「Eメール確認」を選択します。

Sugarのビューを外部のメールアカウントのコンテンツと同期するには、アカウントを右クリックし、「同期」を選択します。

・フォルダを削除するには、フォルダを右クリックし、「フォルダを削除」を選択します。削除してよいか確認してから「OK」をクリックします。

・フォルダの名前を変更するには、フォルダを右クリックし、「フォルダをリネーム」を選択します。フォルダの名前を変更ウィンドウに新しい名前を入力して、その名前でよいか確認してから「OK」をクリックします。

・削除されたEメールをゴミ箱から削除するには、アカウントあるいはフォルダのうちの1つを右クリックして、「ゴミ箱を空にする」を選択します。


Eメールの作成と管理

Eメールを作成する場合、多数のメールアカウントを設定していれば、Eメールを送信するアカウントを選択できます。デフォルトでは、システムは設定ウィンドウの一般タブで指定されたシグネチャおよび文字コードセットを使用し、ユーザ設定で指定されたデフォルトチームをEメールにアサインします。Eメールを作成する場合、異なるチームへのアサイン、Eメールテンプレートの指定、シグネチャの変更を行うことができます。また、Eメールを作成する場合あるいはEメールを送信した後に、別のレコードにEメールを関連させることができます。

レコードの一覧ビューあるいは詳細ビューを残さずに、Eメールを作成するには、クイック作成フォームを使用します。このフォームにアクセスするには、モジュールの一覧ビューにあるEメールアドレス、レコードの詳細ビューにあるEメールアドレス、レコードの詳細ビューの活動サブパネルのドロップダウンリストにある「Eメール作成」のどれか1つをクリックします。


Eメールの作成

1. Eメールのホーム画面にある「Eメール作成」をクリックします。

あるいは、モジュールの一覧ビューまたはレコードの詳細ビューからEメールアドレスをクリックします。

あるいは、レコードの詳細ビューにある活動サブパネルのドロップダウンリストから「Eメール作成」ボタンをクリックします。

あるいは、ナビゲーションバーのクイック作成リンクにある「Eメール送信」をクリックします。

これをクリックすると、クイック作成フォームを表示します。

2. Eメールの作成画面のフィールドには、下記のテーブルにある情報を使用します。

フィールド

詳細

From

特定のメールアカウントにEメールを送信するには、ドロップダウンリストから既存のものを選ぶために下向き矢印をクリックします。そして、特定のメールアカウントを通してEメールをToフィールドに入力された人へ送ります。リストにはあなたあるいはシステム管理者によってセットアップされた送信メールアカウントサーバをすべて含んでいます。

To

アドレス帳から受信者を選択するにはToボタンをクリックします。また、手動でこのフィールドに受信者の名前を入力します。アドレス帳についての詳細は、「アドレス帳の使用」を参照してください。

他の人にEメールのコピーを送信するには、「CCに追加」をクリックし、CCフィールドにEメールアドレスを入力するか、アドレス帳からの受信者を追加するためにCCボタンをクリックします。他の人に見えないEメールのコピーを送信するには、「BCCに追加」をクリックし、BCCフィールドにEメールアドレスを入力するか、アドレス帳から受信者を選択するためにBCCボタンをクリックします。

件名

Eメールの件名を入力します。

本文

本文フィールドにEメールのテキストを入力します。フォント書体、フォントサイズ、太字、斜字体、インデント、色のような標準フォーマットのオプションを適用するには、テキストを強調したり、ツールバーで適切なボタンをクリックしたりします。ドロップダウンリストから希望のスタイル、フォーマットおよびフォントを選択します。

 

3. プレーンテキストのEメールを送信するには、右パネルにあるオプションタブをクリックし、「テキスト形式で送信」チェックボックスにチェックします。

4. Eメールにファイルを添付するには、右パネルにある「添付」をクリックします。

ローカルマシンからファイルを選択するには、「ファイルを追加」をクリックし、ファイルの場所まで移動するために「ファイルを選択」または「参照」をクリックします。

Sugarリポジトリにあるファイルを添付するには、「ドキュメントを追加」をクリックし、「矢印(選択)」をクリックしドキュメント一覧からドキュメントを選択します。

ドキュメントを削除するには、「×(削除)」をクリックしてください。

5. Eメールテンプレートのコンテンツを持つEメールが存在するには、「オプション」をクリックし、オプションパネルにあるテンプレートドロップダウンリストから選択します。詳細は「Eメールテンプレートの作成」を参照してください。

6. オプションパネルでデフォルトからシグネチャを変更するには、シグネチャドロップダウンリストからシグネチャを選択します。

7. レコードにEメールを関連させるには、ページの一番上に位置する関連先ドロップダウンリストからモジュールを選択します。次に、モジュールの一覧ビューからレコードを指定するには、「矢印(選択)」をクリックします。

フィールドで文字を入力する場合、システムは可能な限り簡易探索を行い、その文字で始まるリストを表示します。検索する文字列を追加すると検索範囲は狭まります。名前を探索する場合、Sugarはユーザ設定のページにある詳細設定タブの名前の表記フォーマットを重視します。例えば「sfl(敬称、名、姓)を指定する場合、Sugarは指定された文字で始まる名のリストを表示します。例えば「A」を入力すると、システムは「A」で始まる名を表示します。同様に名前の表記フォーマットが「slf」を指定する場合、システムは「A」で始まる姓を表示します。

8. Eメールを送信するには、「送信」をクリックします。ドラフトとしてEメールを保存するには、「ドラフト保存」をクリックします。保存されたドラフトがドラフトフォルダに表示されます。

Eメールを送信した後に関連があるレコードを表示するには、「送信済み電子メール」フォルダを選択し、Eメールのリストを右クリックし、「関連を参照」をクリックします。SugarEメールのレコードページを表示します。そのレコードのリストには取引先、取引先担当者、添付のようなレコードに関連づけられています。既存の関連を見て、このページから新しい関連を作成することができます。


Sugarの受信箱にあるEメールの表示と管理

・個人のEメールアカウントで新しいEメールを確認するには、アカウントを選択して、「Eメール確認」をクリックします。

・パネル下にあるEメールを見るには、一覧ビューで選択し、もう一度クリックします。個別タブのEメールを見るには、一覧ビューでダブルクリックします。

・次のアクションを実行するには、受信箱のEメールを右クリックします。

Eメールをインポートするには、Eメールを開き、「Sugarへインポート」をクリックします。あるいは、一覧ビューにあるEメールを選択し、右クリックして「Sugarへインポート」を選択します。詳細は「SugarでのEメールのインポート」を参照してください。

Eメールで返信するには、「返信」を選択します。

Eメールをすべての受信者に返信するには、「全員に返信」を選択します。

・他の人に転送するには、「転送」を選択し、受信者のEメールアドレスを入力します。

Eメールを削除するには、「削除」をクリックします。複数のEメールを削除するには、Eメール一覧から選択し、「削除」をクリックします。

Eメールを印刷するには、「印刷」をクリックします。

・未読、既読、フラグをつけるもしくはフラグをはずすというようなEメールをマークするには、「マーク」を選択し、実行したいオプションを選びます。

・複数のEメールを見るには、リストから2つ以上のEメールを選択し、右クリックして、「複数のメッセージを開く」を選択します。

Eメールからレコードを作成するには、Eメールを開き、クイック作成ドロップダウンリストからレコードのフォームを選択します。詳細は「Eメールのインポートからのレコードの作成」を参照してください。

・デバッグの目的でEメールのヘッダ情報あるいはEメールのテキストを見るには、「閲覧」をクリックし、ドロップダウンメニューから「ヘッダを表示」と「Eメールの元データを表示」をそれぞれ選択します。

・複数のEメールに対する割り当てやステータス変更のような情報を更新するには、Eメール一覧から選択し、「一括更新」パネルを使用します。詳細については、「複数のレコードの編集や削除」を参照してください。

・インポートされたEメールを割り当てるには、リストから選択し、右クリックして、「アサイン先」を選択します。詳細は「レコードのユーザ・チームへの割り当て」を参照してください。

・別のSugarレコードにEメールを関連させるには、グループのメール受信箱からEメールを選び、右クリックして、「関連付け」を選択します。詳細は「他のSugarレコードでのEメールのインポートの関連」を参照してください。


アドレス帳の使用

Eメールを作成する場合、アドレス帳からEメールの受信者を選択できます。これは既存のユーザ、取引先担当者、リード、ターゲット、取引先をリストします。デフォルトでは、これらの人は全てアドレス帳に表示されます。また、取引先担当者やユーザのような特定のグループを見たい場合は、リストをフィルタ処理できます。さらに、名、姓、Eメールアドレスあるいは取引先名によって人を検索することができます。

アドレス帳を使用するには以下の手順に従ってください。

1. アドレス帳を見るにはEメール作成ページで「To」ボタンをクリックします。

アドレス帳を表示します。リストにページ番号がつけられる場合、ページ番号は下に表示されます。次のページに移動するには右の矢印(>)をクリックし、前のページに移動するには左の矢印(<)をクリックします。さらにページ番号をクリックすれば、そのページに直接行くことができます。最初のページに移動するには、二重の左の矢印(|<)をクリックし、そして最終ページに移動するために、二重の右の矢印(>|)をクリックします。

2. Eメール受信者を選択するには、アドレス帳で受信者を選択し、「追加->To」をクリックします。受信者をCCリストに追加するには、「追加->Cc」をクリックします。受信者をBCCリストに追加するには、「追加->Bcc」をクリックします。

選択されたカラムの受信者を表示します。

3. アドレス帳に表示されたリストをフィルタリングするには、受信者タイプドロップダウンリストからフィルタを選択します。アドレス帳のリストは指定された人のみを表示するために変更します。

4. 人を検索するには、検索フィールドに名、姓、Eメールアドレス、アカウント名のような文字あるいはキーワードを入力し、その隣にある「虫メガネ(選択)」ボタンをクリックします。あなたが文字を入力する時、Sugarはその文字で始まる名、姓、アカウント名を全て表示します。


SugarでのEメールのインポート

外部のメールアカウントあるいはMicrosoft OutlookのようなEメールのクライアントからEメールをインポートするには、Sugarで管理できます。追跡調査することによって他のユーザにEメールのインポートをアサインし、レコードに関連付けをします。

Eメールのインポートは私のメールフォルダで表示します。さらに、私のEメールダッシュレットをホーム画面に追加できる場合、Eメールのインポートを読まないで表示できます。

SugarでのEメールをインポートするには、以下の手順に従ってください。

1. Foldersタブにおいて、Sugarで外部のメールアカウントの受信箱をクリックします。

2. インポートしたいEメールを右クリックして、「Sugarへインポート」を選択します。

あるいは、リストからローカルフォルダまでEメールをドラッグします。

この後、インポート設定ウィンドウを表示します。

3. 次のフィールドに対して情報を入力します。

フィールド

詳細

チーム

デフォルトでは、Eメールのレコードはユーザ設定のページで指定されたデフォルトチームに割り当てられます。

アサイン先

異なるユーザにアサインするには、「選択」をクリックしてからユーザの一覧ビューから選びます。

関連先

別のレコードにEメールを関連づけるには、ドロップダウンリストからモジュールを選択し、「選択」をクリックしてからモジュールの一覧ビューからレコードを選びます。

サーバからメッセージを削除

Sugarにインポートした後、外部のEメールサーバからEメールを削除するには、このチェックボックスにチェックします。


4. Sugarへインポート」をクリックします。

Eメールがインポートされた後、メッセージを表示します。

インポートされたEメールは、私のメールフォルダで表示されます。


ユーザとチームへのEメールの割り当て

私のメールフォルダ、あるいは異なるユーザやチームへのグループアカウントから1つ以上のEメールのインポートをアサインするには、以下の手順に従います。

1. リストからEメールを選択し、右クリックして「アサイン先」を選択します。

アサイン先ダイアログボックスを表示します。

2. ユーザをアサインするには、アサイン先フィールドの隣にある「選択」ボタンをクリックし、既存のユーザ一覧から選択します。

選択されたユーザの名前はアサイン先フィールドに表示されます。

チームをアサインするには、チームフィールドの上にある「矢印(選択)」ボタンをクリックします。それによって、1つ以上のチームをアサインすることができます。デフォルトでは、リストにある最初のチームは主チームです。もし必要ならば主チームを変更できます。

3. 割り当てられたユーザあるいはチームを変更するには、「入れ替え」チェックボックスを選択します。また、異なるユーザあるいはチームを追加するには、「追加」チェックボックスを選択します。 

4. 「アサイン」をクリックします。

これにより、Eメールは元々の私のメールフォルダあるいはグループのアカウントフォルダには表示しません。しかしその代わりにアサイン先で選択したユーザの私のメールフォルダにEメールが出現します。


Eメールのインポートの検索

次のフィールドの1つ以上を使用して、Eメールのインポートを検索することができます。

件名、FromTo、以下の指定日以降、以下の指定日まで、関連先、アサイン先、添付あり。

「以下の指定日以降」や「以下の指定日まで」の時間範囲はEメールが受信された時間と同様に送信された時間も当てはまります。

SugarへインポートされたEメールを検索するには、以下の手順に従ってください。

1. Eメールのホーム画面の左側のパネルにある虫眼鏡(検索)タブに移動します。

件名、FromToフィールドがパネルに表示されます。

検索フィールドをすべて表示するには、「項目を追加」をクリックします。

2. Eメールのインポートを検索するには、適切な情報を入力します。

3. 「検索」をクリックします。

検索結果は、あなたにアサインされたEメールのインポートや一覧ビューでの直属の部下を表示します。


他のSugarレコードにインポートされたEメールの関連

次のプロセスのうちのどれにも、取引先、取引先担当者、バグトラッカーのような他のモジュールを持つレコードにEメールを関連させることができます。

Eメールのインポート:インポート設定ウィンドウで、関連先ドロップダウンリストとそのリストの隣にあるフィールドを使用して、別のモジュールからレコードを選択できます。

Eメールの表示Eメールを開く場合、バグトラッカー、ケース、取引先担当者、リード、タスクのように作成したいレコードを選択するには、クイック作成ドロップダウンリストをクリックします。Sugarは新しいレコードを作成し、Eメールに関連させます。関連するEメールは、レコードの詳細ビューにある履歴サブパネルに表示されます。あるいは、リストからEメールを選択し、右クリックし「関連付け」を選択します。関連Eメールウィンドウで、関連先ドロップダウンリストからモジュールを選んで、「選択」をクリックし、Eメールと関連があるレコードを選択します。

Eメールの作成:別のモジュールからレコードを選択するには、ページの一番上にある関連先ドロップダウンリストとそのリストの隣にあるフィールドを使用します。

 

別のレコードに対するEメールとの関連

1. リストからEメールを選択し、右クリックして、「関連付け」を選択します。

関連Eメールダイアログボックスを表示します。

2. 関連先ドロップダウンリストからレコードの種類を選択し、レコード一覧を見るために「選択」をクリックし1つ選びます。

3. 関連を作成するには、「関連付け」をクリックします。

Eメールは選択されたレコードに関連して、レコードの詳細ビューにある履歴パネルに表示されます。


Eメールのインポートからレコードの作成

1. バグトラッカーやケースのようなレコードを作成するには、Eメールを開き、「クイック作成」をクリックし、ドロップダウンリストからレコードの種類を選択します。

クイック作成フォームが画面上に表示されます。下記で説明する画面はリードを作成するときのクイック作成フォームを表示します。

2. 必要な情報を入力して、レコードを作成するには、「保存」をクリックします。

まだEメールをインポートしていない場合、レコードを作成するためにクイック作成を使用するときに、Eメールをインポートし、新しいレコードと関連を持ちます。


Eメールテンプレートの作成

受信するEメールへの自動返信やEメールのキャンペーンのためにフォームレターを作成するには、Eメールテンプレートを使用することができます。例えば、バグトラッカーやケースに関するEメールを受け取る場合、物事が処理される自動返信の状態で送信することができます。

Eメールのキャンペーンについては、テンプレートにメッセージを入力し、キャンペーンのターゲットリストからターゲットの名前や住所のような変数を指定します。それぞれのターゲットでカスタマイズされたEメールを作成するには、テンプレートにこれらの変数を挿入します。Eメールテンプレートを作成する場合、Sugarリポジトリあるいはローカルのファイルシステムから、画像を埋め込み、ファイルを添付できます。

Eメールのキャンペーンに対するテンプレートを作成する場合、キャンペーン活動を追跡するためにテンプレートにトラッカーURLを挿入することができます。Eメールのキャンペーンについての詳細は、「Eメールキャンペーンの実行」を参照してください。

Eメールテンプレートを作成するには、以下の手順に従ってください。

1. EメールメニューのアクションドロップダウンリストからEメールテンプレート作成を選択します。

Eメールのキャンペーンに対するEメールテンプレートを作成している場合、Eメールかニュースレターのキャンペーンの詳細ビューにあるEメールマーケティングサブパネルの「作成」をクリックし Eメールテンプレートフィールドの隣にある「作成」リンクをクリックします。

2. 次のフィールドに情報を入力します。

フィールド

詳細

名前

テンプレートの名前を入力します。

チーム

チームフィールドの上にある「矢印(選択)」ボタンをクリックしチーム一覧からチームを選択します。また、チームフィールドの上にある「+(追加)」ボタンをクリックしチーム名を入力します。 

アサイン先

ユーザにテンプレートをアサインするには、「矢印(選択)」ボタンをクリックし、ユーザ一覧から選択します。

詳細

テンプレートに関する簡単な詳細を入力します。

変数の挿入

ドロップダウンリストからレコード(例えば取引先担当者)を選択し、名前などのフィールドを選択し、「挿入」をクリックします。これによって、本文フィールドに変数が表示されます。

トラッカーURLを挿入

EメールキャンペーンのEメールマーケティングのレコードからテンプレートを作成する場合だけ、このフィールドは表示されます。挿入するにはドロップダウンリストからトラッカーURLを選択します。そして「URLリファレンスを挿入」をクリックします。

本文フィールドでは、デフォルトのリンク文字列を表示します。トラッカーURLの隣のフィールドは、プレーンテキストフォーマットのトラッカー名を表示します。プレーンテキストフォーマットでEメールを表示したい場合は、トラッカー名を使用してください。

件名

メッセージのタイトルを入力します。

本文

Eメールのメッセージを入力します。画像を埋め込み、URLリンクを追加することができます。

HTMLエディタを見て使用するには、本文フィールドでHTMLをクリックします。フォント書体、サイズ、太字、斜字体、インデント、色のような標準フォーマットのオプションを適用するには、テキストを強調し、本文フィールドで適切なオプションを選択します。

テキストのみ送信

プレーンテキストフォーマットにEメールを表示するには、チェックボックスにチェックします。EメールクライアントがHTMLコードを与えることができない場合、このオプションを選ぶことができます。

添付ファイル

ファイルを添付するには、「ファイルを選択」あるいは「参照」をクリックし、ローカルマシンでその場所へ移動し、そのファイルを選択します。ドキュメントモジュールから既存のドキュメントを添付するには、「Sugarドキュメント」をクリックし、ドキュメント一覧から選択します。

例えばGoogle DocsIBM LotusLiveなどの外部アカウントにリンクが付けられるドキュメントは、SugarEメールクライアントによって作成されたEメールの添付ファイルとして使用することができません。

テンプレートにある画像ファイルを埋め込むには、ファイルの隣に表示するクリップアイコンをクリックします。添付ファイルを削除するには、「はずす」ボタンをクリックします。

3. 「保存」をクリックします。

 

Eメールテンプレートの管理

・テンプレートを検索するには、Eメールテンプレートページの検索サブパネルに名前か詳細を入力して、「検索」をクリックします。

・テンプレートの詳細を表示するには、Eメールテンプレートページにあるリストからテンプレート名をクリックします。

・詳細ビューでテンプレートを編集するには、ドロップダウンリストにある「編集」をクリックし、変更したい場合は「保存」をクリックします。

・詳細ビューでテンプレートを複製するには、ドロップダウンリストにある「複製」をクリックし、保存したい場合は「保存」をクリックします。

・詳細ビューでテンプレートを削除するには、ドロップダウンリストにある「削除」をクリックします。複数のテンプレートを削除するには、Eメールテンプレートのホーム画面のリストからテンプレートを選択し、ドロップダウンリストにある「削除」をクリックします。

1つ以上のテンプレートをエクスポートするには、Eメールテンプレートのホーム画面のリストからテンプレートを選択し、ドロップダウンリストにある「エクスポート」をクリックします。

・リストで選択したテンプレートをはずすには、□ドロップダウンリストにある「選択を解除」をクリックします。 

 

SugarEメールアーカイブ(a.k.a. SNIP) 

SugarEメールをアーカイブに保管することは、Sugarに提供されるEメールアドレスへ任意のメールクライアントあるいはサービスから送信することにより、ユーザがSugarEメールをインポートすることができる自動的なEメールのインポートによるサービスです。Sugarインスタンスには一意であるSugarEメールアーカイブのメールボックスがあります。Eメールをインポートするには、ユーザはTOCCBCCフィールドを使って一意であるSugarEメールアーカイブの Eメールアドレスに転送します。SugarEメールアーカイブのサービスは、SugarインスタンスへEメールをインポートします。

このサービスは任意の添付ファイル、画像およびカレンダーの出来事と共にEメールをインポートし、Eメールアドレスとの一致により既存のレコードに関連しているアプリケーションでのレコードを作成します。

例えば、取引先の詳細ビューには取引先に関連がある全てのEメールと履歴サブパネルにある取引先と関連がある取引先担当者での全てのEメールが表示されます。これは、バージョン6.5以前にアップグレードしたアーカイブに保管されたEメールをすべて含んでいます。

EメールはSugarEメールアーカイブのアドレスを送信し、以下のモジュールにある詳細ビューの履歴サブパネルで見ることができます。

・取引先

・取引先担当者

・リード

・商談

・ケース

注:Eメールクライアントが英語以外のFromフィールド、Toフィールド、CCフィールドを使用するように設定される場合、SNIPによるEメールインラインの転送が動かないかもしれません。CCフィールドとBCCフィールドを使用して直接SNIPに電子メールを送信するか、あるいは添付ファイルとしてEメールを転送するかします。

SNIPを使用してアーカイブに保管される必要がある英語以外のEメールが多い場合について、 Eメールアプリケーションでの規定ではSNIPEメールアドレスにEメールをコピーするために設定します。

 

SugarEメールアーカイブを使用するEメールの送信

外部のEメールクライアントからSugarレコードにEメールを送信し、Sugarでレコードと関連があるEメールを見ることができます。

SugarEメールアーカイブのアドレスへEメールを送信する前に、下記に注意してください。

Eメールを送信するSugarレコードには、有効なEメールアドレスが必要です。

・取引先担当者は履歴サブパネルを表示するために送られたEメールによる取引先との関係が必要です。

・取引先担当者がEメールか会議の招待に含まれているケースに関係がある場合、Eメールと会議はそれぞれのケースに添付する件名、例えば[CASE:A34251]のような[CASE:{number}]を求めます。

SugarEメールアーカイビングを使用してEメールを送信するには、以下の手順に従ってください。

1. MS OutlookYahooGmailAOLなどのような外部のEメールアプリケーションにログインします。

2. Sugarレコード(取引先、取引先担当者、リード、商談、ケース)に送信するEメールメッセージを作成します。

3. Toフィールド、CCフィールド、BCCフィールドのいずれかにおいて、Sugar管理者によって備えられたSugarEメールアーカイブのアドレスを組み込みます。

Eメールメッセージへのケースを関連させるには、件名ラインでの[CASE:{number}]とケースに関連がある取引先担当者の Eメールアドレスを組み込みます。

4. Eメールメッセージが完了し送信します。

 

SugarでのEメールの表示

Sugarで外部のEメールクライアントから送られたEメールを見るには、以下の手順に従います。

1. Sugarにログインします。

2. あなたがメールを送信したレコード(例えば取引先)の詳細ビューへ行きます。Eメールは取引先の詳細ビューにある履歴サブパネルに表示されます。

Eメールが取引先や取引先と関係がある取引先担当者に送信された場合、Eメールのレコードは取引先や取引先担当者の詳細ビューにある履歴サブパネルに表示されます。

ケースモジュールについて、Eメールレコードはケースや取引先担当者の詳細ビューの履歴サブパネルに表示されます。

3. Eメールの「件名」リンクをクリックします。

Eメールのレコードは受信メールとして表示されます。

アーカイブに保管されたEメールはすべてEメールモジュール(私のメールフォルダにある私のアーカイブサブフォルダ)に表示されます。

 

iCalendarサポート

SNIPに送られた会議の添付ファイルである.icsを備えたEメールはSugarによって解析されます。

会議レコードは作成されます。また、会議に招待状として送信されるEメールについては、ユーザ、取引先担当者、リードのレコードがEメールと一致している場合、レコードが会議に招待された人のリストとして追加します。

Comments