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13_ドキュメント

概要

ドキュメントモジュールを使用して、ユーザと取引先担当者との間で共有するファイルを作成・管理します。


ドキュメントの作成

契約を狙ったマーケティングを対象に、他のユーザや取引先担当者と共有可能な文書と画像からなるライブラリを作成することができます。また、頻繁に使用されるドキュメントのテンプレートを作成することもできます。

外部アカウント(例えばGoogle DocsIBM LotusLIVEのような)にリンクしたドキュメントは、Sugar Eメールクライアントで作成したEメールに添付することはできません。


ドキュメントの作成手順

1. ドキュメントメニューのアクションドロップダウンリストからドキュメント作成を選択します。または、ナビゲーションバーにあるクイック作成リンクを使用します。あるいは、ドキュメントをサブパネルとして持つ任意のモジュール(例えば取引先)の詳細ビューで、ドキュメントサブパネルのドロップダウンリストから作成を選択します。

2. ドキュメント編集ビューで、以下のフィールドに情報を登録します。

  ソース:ドロップダウンリストから、登録するドキュメントのソース(例えばSugarGoogle Docsのような)を選びます。Google Docsを使用する場合は、システム管理者によってあなたがSugarからGoogle Docsへアクセスすることができるように設定する必要があります。Google Docsが使用できない場合は、システム管理者に連絡してください。システム管理者があなたにアクセスを許可した場合、Google Docsを使用可能にする設定が再度必要になるかもしれません。詳細は、「外部アカウント」を参照してください。

  ファイル名:ドキュメントを作成するために使用するファイルの名前です。「ファイルを選択」あるいは「参照」をクリックしてファイルの場所と名前を指定します。

  ドキュメント名:ドキュメントの名前を入力します。

  ドキュメントタイプ:ドロップダウンリストからライセンス契約やメールマージといった、ドキュメントのタイプを選んでください。ドキュメントがリストされたタイプのどれにも属さない場合は、空白を選択してください。

  発行日:他のユーザがドキュメントを参照したりダウンロードするときのために、ドキュメントを発行した日付を入力します。直接入力の他、カレンダーアイコンをクリックして、日付を選択することができます。

  有効期限:ドキュメントの有効期限が切れる日付を入力します。直接入力の他、カレンダーアイコンをクリックして、日付を選択することができます。例えば、セールスキャンペーンには付随するドキュメントはキャンペーンが終了した後は不要になるかもしれません。

  ステータス:ドラフト、レビュー中、アクティブといったドキュメントの進捗度合いを、ドロップダウンリストから選択します。

  :ドキュメントを改訂した場合に、リビジョン番号を入力します。

  テンプレート:テンプレートを作成している場合は、このチェックボックスをチェックしてます。

  カテゴリ:ドキュメントが該当するカテゴリをドロップダウンリストから選択してください。どのカテゴリにも当てはまらない場合は、空白を選択してください。

  サブカテゴリ:カテゴリを選択した場合は、ドキュメントが該当するカテゴリの下位分類を選択します。ドキュメントに対してカテゴリおよびサブカテゴリを選択した場合、ドキュメントは階層構造を持ったドキュメントツリーに加えられます。

ドキュメント検索画面に表示されるツリー構造により、具体的な主題を持ったドキュメントを見つけることが簡単になります。管理者はカテゴリおよびサブカテゴリ名を定義します。

  詳細:ドキュメントについての簡単な説明を入力します。

  関連ドキュメント:「選択」をクリックして、ドキュメント検索画面から関連のあるドキュメントを指定します。

  関連ドキュメントの版:関連ドキュメントを設定した時点のリビジョン番号が自動的に設定されます。

  アサイン先:ドキュメントの担当者として割り当てたい人を指定します。名前を直接入力するか、または矢印(ユーザ選択)ボタンをクリックして既存のユーザを選択することができます。デフォルトではアサイン先は取引先の作成者自身になります。

  チーム:ドキュメントを担当するチームを1つ又は複数指定します。チームを追加するには、矢印ボタンをクリックして既存のチームを選択するか、+(新しいチーム列)ボタンをクリックして列を追加し、チーム名を直接入力します。主担当となるチームには「主」ボタンを指定します。チームの割り当てについての詳細は、「レコードのユーザ・チームへの割り当て」を参照してください。

3. 「保存」をクリックして新しい取引先レコードを作成します。「キャンセル」をクリックするとレコードの作成をキャンセルします。


ドキュメントの管理

ドキュメントの管理には、編集、削除、およびレコードに対する変更履歴の追跡といったタスクがあります。


ドキュメントの管理

  ドキュメント一覧ビューで項目をソートするには、ソートの基準とする項目名(フィールド名)をクリックします。再度フィールド名をクリックするとソートの昇順/降順を逆にすることができます。

  複数のドキュメントに関する情報をまとめて編集・削除するには、ドキュメント一覧ビューで複数のレコードを選び、一覧ビューのドロップダウンリストから「一括更新」を選択します。詳細は「レコードの一括更新」を参照してください。

  ドキュメントの詳細を表示するには、一覧ビューにあるドキュメント名をクリックしてください。

  ドキュメントの情報を編集するには、ドキュメント詳細ビューのドロップダウンリストから「編集」を選択し、必要な情報を編集して、「保存」をクリックします。

  ドキュメント詳細ビューのドロップダウンリストから「複製」を選択すると、レコードの編集ビューにそのドキュメントの情報が複製して表示されます。必要に応じて情報を編集して、「保存」をクリックすると新しいドキュメントレコードが作成できます。複製機能は既存の契約に似た情報を持つレコードを作成する場合に便利です。

  ドキュメントレコードを削除するには、ドキュメント詳細ビューのドロップダウンリストから「削除」を選択します(ドキュメントの元ファイル自体は削除しません)。

  ドキュメントレコードをエクスポートするには、ドキュメント一覧ビューから対象のレコードの左端のチェックボックスをチェックし、一覧ビューのドロップダウンリストから「エクスポート」をクリックします。以降の手順は「データのエクスポート」を参照してください。

  サブパネルに表示されている、関連するレコードを参照または編集する方法については、「サブパネル上の関連情報の管理」を参照してください。


ドキュメントの改訂手順

1. ドキュメント詳細ビューの「ドキュメントの版」サブパネルで「作成」をクリックします。すると、ドキュメントの新しい版の編集ビューを表示します。

2. 以下のフィールドに情報を入力します。

  :改訂後の版(リビジョン)番号を入力します。デフォルトで最新版+1の番号が表示されます。

  ファイル名:「ファイルを選択」または「参照」をクリックして、改訂したドキュメントのファイル名を指定します。

  更新履歴:改訂内容について、簡単な説明を入力します。

3. 「保存」をクリックしてドキュメントの改訂情報を作成します。「キャンセル」をクリックすると改訂情報の更新をキャンセルします。ドキュメント名を変更することはできません。改訂されたファイルは、ドキュメントの版サブパネルでそのファイルの版番号と共に表示されます。

4. 改訂前(古い版)のドキュメント情報を削除する場合は、その列の「はずす」ボタンをクリックします(元のファイル自体は削除しません)。


Microsoft Wordメール マージ テンプレートの識別

ドキュメントモジュールの中からMicrosoft Word メールマージテンプレートを見つけ出すことができます。

これらのテンプレートはメールマージがSugarのディレクトリ内で動作するときに使用します。また、テンプレートはSugar Plug-In for Wordによって作成でき、Sugarのドキュメントリポジトリにアップロードされます。

  ドキュメントがメールマージテンプレートである場合、ドキュメントタイプはメールマージとしてドキュメント詳細ビューに表示されます。

  ナビゲーションバーのリンクは、Sugarメールマージウィザードへ直接アクセスすることを許可します。

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