Sugar 6.5‎ > ‎ユーザガイド‎ > ‎

12_契約

概要

契約(Contracts)モジュールは取引先やベンダと結ぶ契約を作成、管理するために使用します。


契約の使用

契約モジュールは、存在する契約と、それについての取引先名や契約のステータス、契約に割り当てられた主担当チームのような関連情報の一覧を表示します。契約を作成すると、関連する取引先の下に自動的に表示されます。また、指定があれば、関連する商談や見積の下にも表示されます。

注:デフォルトでは、このモジュールは表示されません。このモジュールを使用するには、システム管理者がこのモジュールを表示するように設定しなければなりません。

契約には、マスターサービス契約(Master Service AgreementMSA)および1つ以上の作業範囲記述書(Statement of workSOW)のような複数のドキュメントを関連付けることができます。

契約の関連ドキュメントの詳細は、ドキュメントサブパネル上に表示されます。

メモ、契約に関連する取引先担当者の情報、商品情報および見積といった他の情報も、契約詳細ビューのサブパネルとして表示されます。

ドキュメントの詳細については、次の表を参照してください。

フィールド

説明

ドキュメント名

契約に関連するドキュメントの名前

テンプレート

ドキュメントに署名し、Sugarに保存する必要がある場合、またはキャンペーンのためにメールをマージするようなテンプレートを作成する場合に、これを選択します。

ドキュメントタイプ

ライセンス契約やメールマージといった、ドキュメントのタイプを指定します。

契約に関連するドキュメントのバージョン番号を入力します。

サイン

ドキュメントの情報で「テンプレート」チェックボックスにチェックを付けたドキュメントがアップロードされると、契約詳細ビューのドキュメントサブパネル中に「サイン」アイコンが表示されます。

「サイン」アイコンをクリックすると、ドキュメントの編集ビューが表示されます。

ドキュメントの編集ビューでサイン済みのドキュメントをアップロードし、「保存」をクリックすると、契約詳細ビューのドキュメントサブパネルが更新されます。

最新を取得

ドキュメントサブパネルに表示される「最新を取得」アイコンをクリックすると、アップロードしたドキュメントが最新の(サインされた)ドキュメントの写しであると承認します。

編集

このアイコンをクリックすると、ドキュメントに関する情報を編集します。(ドキュメントそのものを編集するわけではありません。)

はずす

このアイコンをクリックすると、契約からこのドキュメントに対する関連付けを解除します。


管理者は、特定条件に基づいた警告とアクションを自動的に引き起こすワークフローをセットアップすることができます。


契約の作成

Sugarで使用する契約情報はSugarでのみ作成することができます。契約データをインポートすることはできません。しかし、エクスポートすることはできます。

契約を作成する手順は以下の通りです。

1. 契約アクションドロップダウンリストから契約作成を選択します。契約の編集ビューが表示されます。

2. 契約の編集ビューで、各フィールドに情報を登録してください。

パネル

フィールド

説明

契約の概要

契約名

契約の名前を入力します。

 

リファレンスコード

契約に対して自組織内での参照コードを登録します。

 

取引先

契約に対応する取引先を直接入力するか「選択」ボタンをクリックして、取引先リストから検索して選択します。

 

商談名

契約に対応する商談を直接入力するか「選択」ボタンをクリックして、商談リストから検索して選択します。

 

タイプ

契約のタイプをドロップダウンリストから選択します。

 

通貨

契約で使用される通貨をドロップダウンリストから選択します。

 

契約価格

契約価格を入力します。

 

ステータス

契約の進行度合いをドロップダウンリストから選択します。

 

開始日

契約が有効になる日付。

 

終了日

契約が終了する日付。

 

顧客担当者のサイン日

自組織の担当者が契約に調印した日付。

 

取引先のサイン日

取引先が契約に調印した日付。

 

失効通知

契約終了前に、契約を割り当てられたユーザに対してリマインダを送る日時を指定します。直接入力またはカレンダーアイコン、プルダウンリストからの選択が可能です。

 

詳細

契約に関する説明を入力します。

その他

アサイン先

契約に割り当てたいユーザ名を指定します。

直接入力または「ユーザ選択」ボタンをクリックしてユーザ一一覧から検索、指定することができます。

デフォルトでアサイン先は契約を作成したユーザ自身になります。

 

チーム

契約を担当するチームを1つ又は複数指定します。チームを追加するには、矢印(チーム追加)ボタンをクリックして既存のチームを選択するか、+(新しいチーム列)ボタンをクリックして列を追加し、チーム名を直接入力します。主担当となるチームには「主」ボタンを指定します。チームの割り当てについての詳細は、「レコードのユーザ・チームへの割り当て」を参照してください。

3. 「保存」をクリックします。


契約の管理

契約の管理には、編集、削除、およびレコードに対する変更履歴の追跡といったタスクがあります。 

  契約一覧ビューで項目をソートするには、ソートの基準とする項目名(フィールド名)をクリックします。再度フィールド名をクリックするとソートの昇順/降順を逆にすることができます。

  複数の契約に関する情報をまとめて編集・削除するには、契約一覧ビューで複数の契約レコードを選び、一覧ビューのドロップダウンリストから「一括更新」を選択します。詳細は「レコードの一括更新」を参照してください。

  契約の詳細を表示するには、一覧ビューに表示されている契約名をクリックします。

  契約の情報を編集するには、契約詳細ビューのドロップダウンリストから「編集」を選択し、必要な情報を編集して、「保存」をクリックします。

  契約詳細ビューのドロップダウンリストから「複製」を選択すると、レコードの編集ビューにその契約の情報が複製して表示されます。必要に応じて情報を編集して、「保存」をクリックすると新しい契約レコードが作成できます。複製機能は既存の契約に似た情報を持つレコードを作成する場合に便利です。

  契約を削除するには、契約詳細ビューのドロップダウンリストから「削除」を選択します。

  契約情報への変更を追跡するには、契約詳細ビューのドロップダウンリストから「更新履歴」を選択します。

  サブパネルに表示されている、関連するレコードを参照または編集する方法については、「サブパネル上の関連情報の管理」を参照してください。

Comments