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06_取引先担当者

概要

取引先担当者(Contacts)モジュールはあなたの組織に関する顧客の人員情報の作成、管理のために使用します。

取引先担当者は有効なセールスリードとなる人物です。セールスリードは商談が成功する可能性に影響を与えます。

取引先担当者はそれぞれ、取引先や商談、キャンペーンのような他のレコードに関連付けることができます。

取引先担当者をキャンペーンと関連付けることで、キャンペーンが商談につながる効力について追跡調査することができます。


取引先関係者のアクション

取引先担当者メニューのアクションドロップダウンリストには以下のオプションが表示されます。

  取引先担当者作成:新しい取引先担当者を作成するにはこのオプションをクリックします。

  vCardから作成vCardファイルからデータをインポートして取引先担当者を作成するにはこのオプションをクリックします。

  取引先担当者一覧:既存の取引先担当者のリストを見るにはこのオプションをクリックしてください。

  取引先担当者レポート:既存の取引先担当者に関するレポートを作成、参照する場合にはこのオプションをクリックします。

  取引先担当者のインポート:他のアプリケーションやファイルからの取引先関係者情報をインポートするには、このオプションをクリックします。詳細は「データのインポート」を参照してください。

 

取引先担当者の作成

Sugar上に取引先担当者を作成、インポートすることができます。カンマ区切り、タブ区切り、あるいはその他の区切り文字を使用したファイルからデータをインポートすることができます。


取引先担当者の作成手順

1. 取引先担当者メニューのアクションドロップダウンリストから取引先担当者作成を選択します。またはナビゲーションバーの中のクイック作成リンクを使用します。

2. 「取引先担当者の概要」セクションに次の情報を入力します。

  :取引先関係者の名前(下の名前)を入力します。また、ドロップダウンリストから敬称を指定することができます。

  :取引先関係者の姓を入力します。

  職位:取引先担当者の職位を入力します。

  部署:取引先担当者の所属部署を入力します。

  取引先:取引先担当者の所属する会社(組織)を入力します。直接入力または既存の取引先から選択して指定することができます。

  写真:取引先担当者の写真として画像ファイルを登録することができます。使用できるファイル形式はjpegpngおよびビットマップです。

  会社電話:取引先担当者のオフィスの電話番号を入力してください。

  携帯電話:取引先担当者の携帯電話番号を入力してください。

  ファックス:取引先担当者のファックス番号を入力してください。

  住所:取引先担当者の住所を入力します。主となる住所に加えて、もう一つ別な住所を入力することができます。「別の住所」セクションに主となる住所のデータをコピーするには、「左からアドレスをコピー」チェックボックスにチェックをつけます。 

取引先担当者のリストから取引先担当者を選べば、Sugarは自動的に住所を入力します。必要に応じてこの情報を編集することができます。また、取引先担当者に取引先を関連付けた場合、Sugarは主となる住所に取引先の請求先住所を自動的に入力します。

  Eメール:取引先担当者に対して使用するEメールアドレスを入力します。2つ目以降のEメールアドレスを追加するには、「+」アイコンをクリックします。取引先担当者へキャンペーンEメールを送る場合に、この取引先担当者がそのようなキャンペーンEメールの受け取りを拒否しているときは、「メール送信除外」を選択します。Eメールを使用することが不適切な場合は、「無効」を選択してください。

  詳細:取引先関係者についての簡単な説明を記述します。


「追加情報」セクションに次の情報を入力することができます。

  上司:取引先担当者の上司を指定します。直接入力または既存の取引先関係者から選択することができます。

  リードソース:取引先担当者へのリードが発生した契機(ダイレクトメールや展示会など)をドロップダウンリストから選択します。

  キャンペーン:取引先担当者に対するキャンペーン名を直接入力するか、既存のキャンペーンリストから選択することができます。

  Outlook(R)と同期Microsoft Outlook向けSugarプラグインをインストールする場合、このチェックボックスをチェックすると取引先担当者情報をOutlookと同期することができます。

  電話不可:このチェックボックスをチェックすると取引先担当者を電話不可リストに追加します。これは電話によるキャンペーン中であっても、その取引先担当者に電話を掛けないことを明示するために行います。


「その他」セクションでは以下の情報を指定してください。

  アサイン先:取引先担当者に対する、あなたの組織の担当者として割り当てたい人を指定します。名前を直接入力するか、または矢印(ユーザ選択)ボタンをクリックして既存のユーザを選択することができます。デフォルトではアサイン先は取引先の作成者自身になります。

  チーム:取引先担当者に対応する、あなたの組織のチームを1つ又は複数指定します。チームを追加するには、矢印ボタンをクリックして既存のチームを選択するか、+ボタンをクリックして列を追加し、チーム名を直接入力します。主担当となるチームには「主」ボタンを指定します。チームの割り当てについての詳細は、「レコードのユーザ・チームへの割り当て」を参照してください。


「ポータル情報」セクションはシステム管理者がポータルユーザ管理を有効化している場合にのみ表示されます。この場合、以下の情報を指定することができます。

  ポータルユーザ名:取引先担当者に、ケースポータルへのアクセスを許可する場合に、アクセスするためのユーザ名を割り当ててください。

  ポータルパスワード:上記ポータルユーザ名に対応するパスワードを入力します。「ポータルパスワードの確認」にも同じ文字列を入力します。

  ポータルアクティブ:ポータルを使用していることを明示するためにこのチェックボックスをチェックします。


3. 「保存」をクリックして新しい取引先レコードを作成します。

「キャンセル」をクリックするとレコードの作成をキャンセルします。


取引先関係者の管理

取引先関係者の管理には取引先の追加、編集、削除のようなタスクがあります。

  複数の取引先関係者に関する情報をまとめて編集・削除するには、取引先関係者一覧ビューで複数の取引先関係者レコードを選び、一覧ビューのドロップダウンリストから「一括更新」を選択します。詳細は「レコードの一括更新」を参照してください。

  取引先関係者をターゲットリストに追加するには、取引先関係者一覧ビューから対象のレコードの左端のチェックボックスをチェックし、一覧ビューのドロップダウンリストから「ターゲットリストに追加」をクリックします。ターゲットリスト検索画面が表示されるので、追加するターゲットリストを選択します。

  取引先担当者の情報を見るには、取引先担当者一覧ビューの取引先担当者名をクリックします。

  取引先担当者の情報を編集するには、取引先担当者詳細ビューのドロップダウンリストから「編集」を選択します。

  取引先担当者に関連するEメールをアーカイブに保存するには、取引先担当者詳細ビューの履歴サブパネルに関連するEメールが表示されているので、履歴サブパネルのドロップダウンリストから「アーカイブEメールの作成」を選択します。コピー・ペースト情報はレコードを保存するために、このフォームの中のEメールに関係付けられます。

  レコードをインポートするには、取引先担当者メニューのアクションドロップダウンリストから「取引先担当者のインポート」を選択してください。インポートについての詳細は、「データのインポート」を参照してください。

  レコードをエクスポートするには、取引先担当者一覧ビューからレコードを選択し、一覧ビューのドロップダウンリストから「エクスポート」を選択します。以降の手順は「データのエクスポート」を参照してください。

  レコードをマージするには、取引先担当者一覧ビューからレコードを選択し、一覧ビューのドロップダウンリストから「重複をマージ」を選択します。以降の手順は「レコードのマージ」を参照してください。

  ニュースレターの購読(サブスクリプション)を管理するには、取引先担当者詳細ビューのドロップダウンリストから「サブスクリプションの管理」を選択します。ニュースレターの購読メーリングリストへ取引先担当者を追加するには、ニュースレター名を「購読解除」リストから「購読ニュースレター」リストへドラッグ&ドロップします。取引先担当者をニュースレターの購読メーリングリストから解除するには、ニュースレター名を「購読ニュースレター」リストから「購読解除」リストへドラッグ&ドロップします。「保存」をクリックするとサブスクリプション情報を更新します。

  取引先担当者詳細ビューのドロップダウンリストから「複製」を選択すると、レコードの編集ビューにその取引先担当者の情報が複製して表示されます。必要に応じて情報を編集して、「保存」をクリックすると新しい取引先担当者レコードが作成できます。複製機能は既存の取引先担当者に似た情報を持つレコードを作成する場合に便利です。

  取引先担当者詳細ビューのドロップダウンリストから「更新履歴」を選択すると、その取引先の情報の更新履歴を参照することができます。

  サブパネルに表示されている、関連するレコードを参照または編集する方法については、「サブパネル上の関連情報の管理」を参照してください。


vCardを使用した取引先担当者情報のインポート・エクスポート

vCardEメールやWebブラウザといったアプリケーションを通じて交換される電子名刺です。取引先担当者詳細ビューからvCardファイルを閲覧および作成することができます。他のアプリケーションでインポートするために、作成したvCardファイルをローカルマシンに保存することができます。

Sugar上に取引先担当者を作成するか、別のアプリケーションからインポートする場合に、システムは自動的に取引先担当者のvCardを作成します。

取引先担当者詳細ビューからvCardファイルを作成し、Outlookやローカルマシンに保存することができます。


vCardのインポート手順

1. 取引先担当者メニューのアクションドロップダウンリストから「vCardから作成」を選択します。「vCardのインポート」画面が表示されます。

2. 「ファイルを選択」をクリックして、インポートするvCardファイルのあるディレクトリに移動します。

3. vCardファイルを選択して、「vCardのインポート」をクリックします。

4. 作成された取引先担当者の詳細ビューが表示されます。

5. 取引先担当者の名前の右側にあるvCardアイコンをクリックすると、vCardファイルをローカルマシンにダウンロードして、編集することができます。


vCardの編集・別のロケーションへの保存

1. 取引先担当者の名前の右側にあるvCardアイコンをクリックすると、vCardファイルのダウンロードが始まります。

2. vCardファイルを編集し、Outlook上の連絡先フォルダに保存するには、OutlookからvCardファイルを開いて必要に応じて編集し、「保存」をクリックします。ローカルマシン上にvCardファイルを保存するには、「名前を付けて保存」を選択します。

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