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15_電話

概要

電話モジュールは使用やアクセスを容易にするためにリリース6.2.0で別のモジュールとして導入されています。

電話モジュールは電話を作成、表示、インポートするために使います。

 

電話のアクション

電話タブのアクションドロップダウンリストは次のオプションを表示します。

  電話作成:このオプションは「電話作成」で記載されているように電話の詳細を記録するためにクリックします。

  電話一覧:このオプションは「電話の管理」で記載されているように電話を表示・管理するためにクリックします。

  電話のインポート:このオプションは「データのインポート」で記載されているように外部データをメモ内にインポートするためにクリックします。

 

電話作成

ユーザや取引先担当者、リードで電話を作成します。Sugarでの電話作成は会議の件名や参加者、期間、ステータスに関する情報に加え、電話のレコードを作成できます。この情報を保存した後、即時あるいは後日に招待状を発送できます。電話が発生する前後に、メモを作成するか添付ファイルを追加することができます。電話が完了した後、または何らかの理由によってキャンセルした場合、ステータスを更新します。


電話を作成する場合、電話のページは次のサブパネルを表示します。

  スケジューリング:スケジューリングサブパネルは、電話の出席者名や日時のような詳細を表示します。他の電話が既に予定されている場合、その時間はブロックアウトされ、青色で表示されます。スケジューリングに矛盾がある場合、その時間は茶色で表示します。

  参加者追加:参加者を追加することで記載されているように招待したいユーザを見つけるために参加者追加サブパネルを使用します。


電話をスケジュールするには

1. 電話メニューのアクションドロップダウンリストから電話作成を選びます。

また、ナビゲーションバーにあるクイック作成リンクの電話作成をクリックします。

2. 次のフィールドに情報を入力します。

  件名:会議の件名を入力します。

  開始日時:カレンダーアイコンをクリックして日付を選択する、または手動でデータを入力します。時と分の時刻をそれぞれのドロップダウンリストから選んでください。

  ステータス:ドロップダウンリストから次のうちの1つを選択します。

  受信:受信の電話である場合、このオプションを選択します。

  発信:発信の電話である場合、このオプションを選択します。

  計画済み:電話が行われる予定の場合は、このオプションを選択します。

  完了:電話が完了した後、計画済みから完了へステータスを変更します。

  未実施:電話が何らかの理由によって行われなかった場合、計画済みから未実施へステータスを変更します。

  関連先:ドロップダウンリストからの取引先や商談や取引先担当者のような関連があるレコードの名前を入力するか選択するかします。

フィールドで文字を入力する場合、システムは可能な限り簡易検索を行い、その文字で始まるリストを表示します。検索する文字列を追加すると検索範囲は狭まります。名前を探索する場合、Sugarはユーザのページにある詳細設定の名前の表示フォーマットを重視します。例えば「sfl(敬称、名、姓)を指定する場合、Sugarは指定された文字で始まる名のリストを表示します。例えば「A」を入力すると、システムは「A」で始まる名を表示します。同様に名前表示フォーマットが「slf」を指定する場合、システムは「A」で始まる姓を表示します。

  時間:テキストボックスに時の数字を入力して、ドロップダウンリストから分の数字を選択します。

  リマインダ:ラジオボタンを選択し、電話が予定される時にリマインダを送信するには、ドロップダウンリストから時間を指定します。

このシステムは指定時間に参加者全員へリマインダを送ります。ユーザ権限のページでのリマインダに対するデフォルト時間を設定する場合、電話作成中にリマインダを設定しなくても、Sugarは実行します。このデフォルト時間は電話の詳細ビューで表示され、編集ビューのページで修正することができます。

  記述:電話の目的についての簡単な説明を記述します。

  アサイン先:レコードにアサインされるユーザを指定します。デフォルトではあなたにアサインされます。

異なるユーザをアサインするには、ユーザ一覧から選択するために「ユーザ選択」をクリックします。

  チーム:主となるチームのアサイン先を変更するには、新しい主となるチーム名を入力します。

レコードに追加のチームをアサインするために、チームリストから新しいチームを選択するために「選択」をクリックするか、あるいはチームフィールドを追加するために、「追加」をクリックしフィールドにチーム名を入力します。

  参加者追加:「招待参加者を追加」で記載されているように電話の参加者の名前を入力します。

3. 「保存」をクリックします。

4. 参加者へ招待状を送るには、「保存&招待送信」をクリックします。

5. 電話のコピーを作成するには、「これを完了状態にして複製を新規作成」をクリックします。

これは最初の電話を閉じて、完了したステータスを変更します。新しい電話はステータスを除いて最初のレコードの情報をすべて保持します。デフォルトでは計画済みと設定されます。


招待参加者の追加

1. 電話の詳細ビューにある参加者追加サブパネルでは、ユーザや取引先担当者やリードに対する次の情報の全てあるいはいずれかを入力します。

  :名前に対する文字を入力します。

  :姓に対する文字を入力します。

  EメールEメールアドレスに対する文字を入力します。

2. 「検索」をクリックします。

システムはリスト上にそれぞれの名前とその隣の「追加」ボタンをあわせた検索結果を下に表示します。 

3. ユーザへ招待状を送るには「追加」ボタンをクリックします。

招待参加者のリストはスケジューリングサブパネルに表示します。


電話の管理

・一覧ビューで電話をソートするには、ソートの基準とする列の名前(フィールド名)をクリックしてください。もう一度同じ列名をクリックすると、ソートの昇順/降順を変更できます。

・電話に対する情報を更新するには、「レコードの一括更新」で記載されているように電話の一覧ビューのアクションドロップダウンリストで「一括更新」パネルを使用します。

・電話のリストをインポートするには、電話タブのアクションドロップダウンリストから「電話のインポート」を選択します。データのインポートについての詳細は、「データのインポート」を参照してください。

・電話の詳細を見るには、電話の一覧ビューで件名の名前をクリックしてください。

・電話を編集するには、電話の詳細ビューの「編集」をクリックして、情報を修正し、「保存」をクリックしてください。取引先担当者やユーザ、リード、メモのような関連情報は、サブパネルに表示されます。

・電話を複製するには、電話の詳細ビューで「複製」をクリックします。複製は既存の活動に似た情報を持つレコードを作成する場合に便利です。新しい活動を作成するには、複製したレコードにある情報を変更します。

・電話を削除するには、電話の詳細ビューで「削除」をクリックし、次に「OK」をクリックします。

・リスト上で特定の電話を見つけるには、電話の一覧ビューにある検索サブパネルに件名または取引先担当者を入力して、「検索」をクリックします。あなただけのレコードを探索するには、「自分のアイテム」チェックボックスにチェックを入れて、「検索」をクリックします。

・関連レコードのような追加検索のフィルタを用いたオプション検索を行うには、「詳細検索」をクリックしてください。 

・関連レコードを編集するには、詳細ビューのサブパネルにある「編集」アイコンをクリックします。そのレコードを変更し、「保存」をクリックします。

・別のレコードとの関連を削除するには、電話の詳細ビューで関連するレコードまでスクロールし、「はずす」アイコンをクリックし、次に「OK」をクリックします。

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