概要

カレンダーモジュールは使用やアクセスを容易にするためにリリース6.2.0で別のモジュールとして導入されています。

カレンダーモジュールは電話や会議、タスクのような活動を作成・管理するために使用します。

カレンダーアクション

カレンダータブのアクションドロップダウンリストは次のオプションを表示します。

●  会議作成：このオプションは会議を作成するためにクリックします。

●  電話作成：このオプションは電話を作成するためにクリックします。

●  タスク作成：このオプションはタスクを作成するためにクリックします。

●  今日：このオプションはカレンダーで今日のスケジュールを見るために使用します。

カレンダーの使用

カレンダーの表示

1日毎、1週間毎、1ヶ月毎あるいは1年毎であなたのカレンダーを見るにはカレンダーのホーム画面の左上にある適切なボタンをクリックします。

あなたのユーザセクションで適応する設定により、カレンダーに表示される週の最初の日を変更します。詳細については、「はじめに」のユーザ設定のセクションを参照してください。

会議、タスク、電話はそれぞれ異なった色分けで表示されます。

カレンダーの中で簡単に識別するために、会議は青、電話は赤、タスクは緑で表示されます。

クイック編集フォームで情報を見るには任意のレコードをクリックします。詳細ビューを見るには、活動編集フォームでフルフォームボタンをクリックし、「保存」ボタンをクリックします。

カレンダーアイコンを使用して、任意の日付に移動してください。カレンダーアイコンはカレンダーモジュールのページの右上角で設定ボタンの隣にあります。カレンダーでスケジュールを見たい月へ移動するには、カレンダーアイコンをクリックして、同じ月の任意の日付を選択するか、左矢印(<)か右矢印(>)をクリックしてください。

あるいは、カレンダーの表示設定によって、前か次の日/週/月/年に移動するには矢印を使用してください。

カレンダーは6.4.0で ダッシュレットの追加 > モジュールタブ にSugarのダッシュレットの1つとして追加されました。

カレンダーでのレコードの作成

次の方法のうちのいずれか1つによってカレンダーにレコードを作成することができます。

・  カレンダーにある時間帯をクリックし、クイック作成フォームの情報を入力します。

・  カレンダーのアクションドロップダウンメニューのオプションから、会議作成か電話作成を選択します。

・  任意のSugarのページでクイック作成ドロップダウンリストから、会議作成か電話作成を選択します。

・  会議モジュールのアクションドロップダウンリストで 会議 > 会議作成 を選択、あるいは電話モジュールのアクションドロップダウンリストで 電話 > 電話作成 を選択します。

またこの画面にある定期的な会議と電話のセクションで提供される命令とともに会議および電話のような繰り返すイベントを作成します。 

カレンダーでレコードの編集

クイック編集フォームで情報を表示・更新するために、カレンダーで任意の会議や電話のレコードをクリックします。

カレンダーでレコードをドラッグすることにより個々の会議および電話の期間を変更(延長もしくは短縮)してください。定期的な会議や電話のすべての出来事はシリーズの中の1つのレコードをドラッグすることによって修正することができるとは限らないことに注意してください。

終了日のフィールドで時間を選択し、カレンダーのイベントの終了期間を指定します。期間が終了日フィールドに入力されたデータに基づいて、自動的に更新されることに注意してください。同様に、あなたが時間フィールドに情報を入力すれば、終了日フィールドは自動的に更新されます。

会議と電話のリマインダはSugarでのポップ アップに加えてEメール経由で送ることができます。カレンダーのレコードでのリマインダセクションに適切な情報を入力し、「保存」をクリックします。

クイック編集フォームを使用して定期的な会議と電話を作成してください。詳細は、このページについての「定期的な会議と電話」を参照してください。

ある時間帯から別の時間帯に移動させるには、カレンダーで項目をドラッグ＆ドロップしてください。注：ドラッグ＆ドロップによる会議の詳細変更は、会議の招待状に対してシステムで作成された最新版を送信しません。

任意の会議や電話、タスクに対して関連するメモを作成するにはレコードの詳細ビューへ移動してください。モジュール(例えば会議や電話、タスク)に移動し、そのモジュールの一覧ビューからレコードを選択して、メモ作成を使用します。

Sugarに登録されていない取引先担当者とリードによる会議の招待状の送信

Sugar6.5では、Sugarに登録されていない取引先担当者とリードへ会議や電話の招待状を送ることができます。会議の招待状の送信プロセスでレコードを作成するように促されます。

1. 活動作成(クイック作成)フォームを開くには、カレンダーで求められる時間帯をクリックします。

　　(上記で説明された「カレンダーでのレコードの作成」セクションの方法のうち、いずれか1つによって会議や電話のレコードを作成することができます。)

2. 活動作成フォームの参加者タブをクリックします。

3. 参加者追加セクションに情報を入力します。

4. 参加者作成セクションの「取引先担当者として」あるいは「リードとして」ボタンをクリックします。

参加者追加セクションに入力された情報は参加者作成セクションによって事前に設定されています。

5. 作成追加をクリックします。

新しい取引先担当者とリードは会議や電話の招待状に追加されます。

6. 詳細タブをクリックし、会議や電話に関連する必須の情報を入力します。

7. もし必要であれば、定期的な予定タブに情報を入力します。(定期的な会議と電話についての詳細は、下記のセクションを参照してください。)

8. 保存＆招待送信をクリックします。

Eメールで会議のリマインダの送信

会議のリマインダはアプリケーションでのポップアップとSugarユーザに対するプラグインとしてのみ表示しません。(Sugarユーザでない人も含む)すべての招待された人にEメールを送ることができます。活動作成フォームでの リマインダ > メール のチェックボックスにチェックし、ドロップダウンリストのオプションから1つ選択することによって、リマインダEメールが送信される時間を設定します。

定期的な会議と電話

定期的な会議と電話の作成

定期的な会議と電話を作成するためにカレンダーでクイック作成フォームを使用します。

注：定期的な会議と電話はカレンダーのみで行い、クイック作成フォームを使用して作成します。この機能はカレンダーや会議、電話のフルフォームでは利用できません。

1. 活動作成フォーム(クイック作成)を表示するには、カレンダーにある時間帯をクリックします。

2. 会議作成か電話作成を選択します。

3. 赤い星印のフィールドは必須入力です。

4. 定期的な予定タブをクリックします。

5. 周期のドロップダウンリストから日/週/月/年のどれか1つを選択します。

周期のドロップダウンリストから週を選択し、「以下の日まで」ラジオボタンを選択することで、その週の特定の曜日を選択できます。

6. 任意で、カレンダーアイコンをクリックし、終了日を選択します。

7. 「保存」をクリックします。

定期的な会議と電話の削除と編集

1. カレンダーで定期的なイベントをクリックします。

活動編集フォームを表示します。

2. 活動編集フォームで定期的な予定タブを選択します。

3. 定期的なイベントを全て削除するには、「定期的な予定をすべて削除」ボタンをクリックし、確認してから「OK」をクリックします。

4. また、シリーズと関係する情報を変更するには、「定期的な予定をすべて編集」ボタンをクリックし、内容を変更してから「保存」をクリックします。

インテグレーションとSugar プラグイン

定期的なイベントを含む全ての会議や電話はSugarとプラグインのソフトウェア(Sugar Plug-in for Microsoft OutlookやSugar Plug-in for Lotus Notes)間で同期できます。

プラグインからSugarに同期された会議は、プラグインのみで編集することができます。

iCalインテグレーション

SugarにiCalを統合するために以下の表示トされた手順に従ってください。

1. iCalを開きます。

2. カレンダーメニューのオプションから購読を選択します。

カレンダーURLフィールドを備えたダイアログボックスが表示されます。

3. Sugarでのあなたのユーザプロフィールセクションへ移動します。

4. 詳細設定タブを選択します。

5. ユーザプロフィール > 詳細設定 でカレンダーオプションのセクションまで下にスクロールします。

6. iCalインテグレーションURLをコピーします。

7. iCalウィンドウに戻って、カレンダーURLフィールドにiCalインテグレーションURLをペーストします。

8. 購読をクリックします。

認証ダイアログボックスを表示します。

9. 認証ボックスにSugarのログイン認証を入力して、「OK」をクリックします。

10. Removeのチェックを外します。そして、iCalとSugarの間のタスクを同期するために行ってください。(あるいは、あなたのiCalバージョンに依存することを忘れないでください)

11. 「OK」をクリックします。

 

共有カレンダーの表示

ユーザは会議の予定をたてるためにお互いのカレンダーを見ることができます。また、同じチームに属する人の情報はその人のカレンダーで見ることができます。例えば、グローバルチームにアサインされるカレンダーで予約をとっていれば、あなたのカレンダーを見るとき、あなたの組織の全ユーザはその予約の詳細にアクセスできます。また、会議があなたの個人のチームにアサインされていれば、空きか使用中かだけは見ることができます。しかし、その会議の詳細は見ることができません。例えば、会議が東チームにアサインされる場合、そのチームのメンバーだけがその詳細を見ることができます。

上司(管理者)は部下の会議を表示・編集・削除する権限を持っています。また、部下は空き/使用中という上司(管理者)の会議だけを見ることができます。管理者は任意のユーザのカレンダーの会議を編集・複製・削除する権限を持っています。

共有カレンダーを表示するには

1. カレンダーのホーム画面にある「共有」をクリックします。

共有カレンダーの画面を表示します。

2. ユーザのカレンダーを表示するには、「ユーザ」アイコンをクリックしてください。

ユーザのドロップダウンリストとチームのドロップダウンリストを表示します。

3. 特定のチームに属するユーザを表示するには、ドロップダウンリストからチームを選択します。

4. ユーザを選択して、「選択」をクリックします。

選択されたユーザのカレンダーを表示します。