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05_Eメール

1. 概要

Sugarでは、Eメールに関する多くの異なる機能を持ち、これらの機能の多くは管理者がセットアップや設定を行うために必要とします。Eメールの管理には、メール設定・キャンペーンメールの設定・メールアーカイブ・インバウンドメール・メールキュー管理があります。


2. メール設定

メール設定のセクションでは、システムのアウトバウンドメール・追加メール・セキュリティオプションを設定するためにSugar管理者を許可します。以下のセクションで必要な変更を行い、変更した内容を送信するには「保存」をクリックします。


2.1 Eメール送信の設定

Eメール送信の設定セクションはEメール通信の送信・スケジュールレポート・ワークフロー通知等に対する詳細が入っています。ここでの情報はインストール後にSugarへ最初にログインするAdminウィザードで表示されます。最初のログイン時のEメール送信の設定のデータについての詳細は、「Adminウィザードのドキュメント」を参照してください。全ての必須フィールドは赤いアスタリスクでマークされ、保存前に入力しなければいけないことを頭に入れ、以下のフィールドに適切な値を入力します。

● From(名前):メールの送信者を入力します。例えば、あなたの組織の名前です。デフォルトでは、「SugarCRM」になっています。

● From(アドレス):メールを送信するEメールアドレスを入力します。デフォルトでは、「do_not_reply@example.com」になっています。

注:アカウントと関係があるEメールアドレスよりも異なるアドレスの指定が認証される場合、Eメールサーバの使用はFrom(アドレス)の入力としてEメールを送信するためにEメールアカウントを許可するように設定する必要があるかもしれません。

● Eメールプロバイダを選択:プロバイダの特定の値を設定するためにEメールプロバイダを選択します。

● SMTPサーバ名:Sugarが接続する外部メールサーバのWebアドレスです。

● SMTPポート:メールサーバの接続に使用される通信ポート番号です。

● SMTP認証を利用:ユーザ名とパスワードを使ってSMTPサーバに接続するには、チェックボックスにチェックします。チェックを外した場合、SMTPサーバは推奨しないで匿名の接続を承諾しなければなりません。

● SMTP over SSLTLSを有効:メールサーバに接続するときに、セキュリティソケットレイヤー(SSL)・トランスポートレイヤーセキュリティ(TLS)・暗号化しないもの(-なし-)を使うために、ドロップダウンリストから適切なオプションを選択します。

● SMTPユーザ名SMTPサーバに接続するためにEメールアドレスかユーザ名を入力します。

● SMTPパスワード:入力されるEメールアドレスやユーザ名と関係があるパスワードを入力します。

● ユーザがこのアカウントを送信用に利用可能とする:ユーザに同じメールアカウントを使ってEメールを送信可能にしたい場合、チェックボックスにチェックします。オプションが選択されていない場合、ユーザはユーザ設定で個人のメールアカウント情報を入力することで、メールを送信するためのメールサーバ送信を使うことができます。ユーザ設定でEメール設定をセットアップするための詳細については、ユーザガイドにある「はじめに」の「Eメール設定」を参照してください。

適切なメールサーバの情報が入力されていれば、正しく設定されていることを確かめるためにテストメールを送信します。「テストメールの送信」をクリックし、Eメールアドレスを入力し、テストメールを送信します。テストメールを受け取らなかった場合、全て正しいかを確認するためにパスワードを含むアカウント情報を再入力します。


2.2 Eメールオプション

Eメールオプションセクションはメール設定に対していくつかのグローバルオプションを提供します。必要とするオプションの隣にあるチェックボックスにチェックします。

 通知を有効:レコードがユーザに割り当てられる場合、自動的にユーザにEメール通知を送信します。あなた自身にレコードを割り当てられた場合、アサイン通知を受け取りません。デフォルトでは、チェックがついています。

注:通知を受け取るには、ユーザのプロフィールにある「アサインの通知」にチェックしなければなりません。

 Eメールの削除の際に関連メモと添付ファイルを削除Eメールが削除された場合、関連のあるメモと添付ファイルは削除されます。また、これはシステムにあるデータが独立でないことを確かめます。デフォルトでは、チェックがついています。

 アサインしたユーザのメールアドレスで送信Eメールアドレスやレコードで割り当てられるユーザ名から通知を送信します。デフォルトでは、チェックがついていません。

注:使用されているSMTPサーバは認証アカウントよりも異なるEメールアドレスから送信する許可をし、Eメールアカウントは権限として送信する許可を設定する必要があります。


2.3 Eメールのセキュリティ設定

Eメールのセキュリティ設定セクションは、どのHTMLタグがSugarで表示されるかを決定するためにSugar管理者が許可します。選択されたタグはSugarで表示するために許可しません。タグ選択を多く設定するために2つのオプションがあります。

 Outlookで作成されたメールを正しく表示するための、必要最低限のセキュリティ設定を選択します。:このオプションは、Outlookで制限された全てのタグを自動的に選択するためにチェックします。デフォルトでは、Outlookを使うStyleタグだけ外しています。また、このオプションはチェックしています。

 全てのタグを選択:このオプションは、全てのタグを選択するか、あるいは全てのタグを選択しないかを選択します。全てのタグを選択する場合、チェックボックスにチェックします。

これらのオプションを選択した後、それぞれのタグを制限するか許可するかについて、それぞれの追加タグを選択、選択解除します。


3. キャンペーンメールの設定

キャンペーンメールの設定セクションはキャンペーンメールの送信に対していくつかのバックエンドを設定するためにSugar管理者を許可します。全ての必須フィールドは赤いアスタリスクでマークされ、保存前に入力しなければいけないことを頭に入れ、以下のフィールドに適切な値を入力します。

 1回のバッチで送信されるメール数:「バウンスしたキャンペーンメールの処理を夜間に実行」スケジューラーが実行する場合、1つの実行に対して指定されたEメールの数を送信できます。デフォルトでは、500に設定されています。いくつかのメールサーバは特定の時間フレーム(例えば、時・日など)に対して以下の制限を1つ以上持ちます。それは、1人の受信者に対して同じメールが個々の受信者に何回送信されるかという回数と、Eメールが何回届くのかという最も共通な部分があります。この設定は、これらの制限に従うEメール送信を管理する手伝いを行います。例えば、スケジューラーが時間ごとに実行する設定を行う場合、Eメールの最後のバッチを午前2時に開始し午前5時に送信した時、1回のバッチで送信されるメール数は500に設定され、1600Eメールを送信します。適切なレベルを決定するには、Eメールプロバイダで確認してください。

 キャンペーントラッキングファイルの場所:キャンペーントラッキングファイルのログはキャンペーンのターゲットから応答します。外部ネットワークでSugarを実行する場合、デフォルトの場所で受け取るには、「デフォルト」を選択します。しかし、Sugarインスタンスがファイアウォールに隠れている場合、「ユーザが設定」を選択し、このラジオボタンの下にあるフィールドに外部Webサーバのパスを指定します。外部Webサーバはファイアウォールに隠れているSugarインスタンスに接続するための機能を持たなければなりません。エントリーポイントの3種類の異なるタイプに対する要求を処理するindex.phpと名付けられたファイルを作成していることを確認します。それは、campaign_trackrv2removeme・画像や外部Webサーバのパスがあるindex.phpの場所です。このindex.phpファイルはSugarで活動を正しく登録するためにSugarインスタンスのrootにあるindex.phpファイルを適切なコールで行います。カスタムキャンペーントラッカー画面をセットアップする方法についての詳細は、管理者ガイドにある「高度な構成オプション」の「キャンペーントラッカーのカスタム画面の使用」を参照します。

 キャンペーンメッセージのコピーを保存:このオプションは、キャンペーンで送信するEメールごとのコピーを保管するために「はい」を設定します。「いいえ」を選択した場合、テンプレートは保管されますが、個々のEメールを送信することはできません。デフォルトでは、「いいえ」を設定します。

注:Eメールごとに保管することで、データベースに空き場所が存在し、実行回数を減らすことができます。値を「いいえ」に設定することをお薦めします。

必要な変更を行ったら、変更したものをコミットするために「保存」をクリックします。


4. メールアーカイブ

Sugarのメールアーカイブは個人のEメールアドレスにEメールを送信することによって、Sugarのレコードで簡単にEメールのアーカイブを行うためにユーザを許可します。メールアーカイブのサービスはEメールアドレスを監視し、SugarインスタンスでEメールをインポートし、プラグインの使用や他の同期のプロセスなしで関連レコードをリンクします。このサービスはSugar専門の購買以上に対してのみ利用できます。


4.1 メールアーカイブの有効

Sugarのメールアーカイブを使用する前に、インスタンスのサービスを有効にする必要があります。メールアーカイブは1つのライセンスキーごとのインスタンスに対してアクティブ化される場合のみできます。メールアーカイブのアクティブ化を持つテストインスタンスがある場合、そのサービスは商品インスタンスがアクティブ化される前に非アクティブにする必要があります。

管理画面でメールアーカイブを有効にするには、以下の手順を使います。

1. 管理画面のEメールセクションで、「メールアーカイブ」を選択します。

2. メールアーカイブ機能の詳細・マスターサブスクリプションの同意・プライバシー契約を読んでください。

3. 「上記の規約とプライバシー契約に同意します。」チェックボックスにチェックをつけ、「メールアーカイブを有効」にクリックします。

注:インスタンスはSugarCRMのメールアーカイブのサーバからインターネットを通して到達する必要があります。つまり、http(s)://{site_url}/service/v4/rest.phpというURL(サブネットマスクが255.255.255.0で、70.42.242.0と同じような)70.42.242.0/24であるオンデマンドIPの範囲からアクセスする必要があります。このsite_urlの値はconfig.phpを特定し、公共にアクセス可能なURLと一致しなければなりません。

4. 次の画面では、有効というステータスやメールアーカイブアドレスが表示されます。

5. この機能を遮断するには、「メールアーカイブを無効」をクリックします。

注:メールアーカイブを無効にし、再び有効にする場合、異なる1つのEメールアドレスを受け取ります。

 

4.2 メールアーカイブの使用

メールアーカイブのサービスを使ってSugarの中にEメールを自動的にアーカイブするには、Eメールを作成・返答・転送する時にToフィールド・Ccフィールド・Bccフィールドでシステムにある1つのEメールアドレスを入力します。そして、Eメールには添付ファイルを含み、Sugarデータベースの中に保管されます。

Sugarでは、EメールにあるFromフィールド・Toフィールド・CcフィールドでEメールアドレスを一致する標準モジュールのレコードに対して、インポートされたEメールの関連を自動的に作成します。それから、Eメールはいくつか一致するレコードに対して履歴サブパネルで表示されます。

注:Bccフィールドは、Eメールでその他の受信者に見られないのと同様に、Sugarのメールアーカイブのサービスによって見ることができません。Bccに含まれたEメールアドレスはEメールから関連を持たせません。

以下のものはメールアーカイブのサービスに対していくつかの機能と制約があります。

 会議:メールアーカイブがカレンダーのイベントを含む場合、Sugarでは会議レコードの作成とメールのアーカイブを行います。また、作成された会議はFromフィールド・Toフィールド・CcフィールドにあるEメールアドレスに対して一致するレコードと関連があります。

 ケースEメールの件名フィールドにあるケースマクロを含むEメールはケースレコードに保管されます。デフォルトでは、ケースマクロは[CASE{number}]です。それは、件名”[Case1024] Help needed!”Eメールがケース番号1024で自動的に保管されていることを意味します。ケースマクロの変更方法についての詳細は、「ケースマクロの変更」セクションを参照します。

 カスタムモジュール:今のところ、SugarのアーカイブEメールは標準モジュールにあるEメールアドレスと一致しているもののみできます。メールアーカイブとカスタムモジュールにあるいくつかの関連は手動で作成しなければなりません。

 サイズ制限Sugarメールアーカイブは添付ファイルを含め10MBまでEメールを処理します。

 非表示の関連SugarのメールアカウントはEメールやEメールアドレスと一致しているレコードで非表示の関連を作成します。この非表示の関連は表示の関連よりも異なって動作、表示します。例えば、ベス・ロバートの取引先担当者レコードと関連がある非表示のEメールは表示の関連と同様に履歴サブパネルに表示します。しかし、ベスのEメールアドレスがSugarに更新される場合、Eメールアドレスは一致しないので、Sugarのメールアーカイブで作成されるEメールは履歴に表示しません。Eメールの取引先担当者サブパネルで取引先担当者を選択することによって、Eメールによる取引先担当者を表示する関連があります。


5. インバウンドメール

インバウンドメールは外部メールをSugarに引き取るために許可し、管理画面にあるEメールセクションからアクセスされます。インバウンドメールのアカウントは、個人のメールアカウント・グループメールアカウント・バウンス処理用アカウントとして設定されます。インバウンドメールモジュールのタブやEメールモジュールによって、Sugarにあるインバウンドアカウントを作成する様々な方法があります。いったんインバウンドアカウントのレコードが作成されると、インバウンドメールの詳細ビューで情報を表示、編集できます。インバウンドアカウントのいくつかはSugarにあるケースレコードを作成し、インポートされたEメールを自動に返信するために設定されます。このセクションはインバウンドメールのモジュールを使う方法とモジュールから利用できる様々なアクションやオプションについて扱います。


5.1 インバウンドメールフィールド

インバウンドメールのモジュールはインバウンドメールのアカウントを設定するためにSugarでボックスから生じるストックフィールドの番号を入れます。以下の設定は利用できるフィールドに対する意味です。

フィールド

詳細

ユーザがメールを送信する際に「From」の名前とアドレスをReply Toに利用することを許可する。

このオプションは、ユーザがReply ToアドレスとしてアカウントのFromの名前とアドレスを使うために有効にする場合、チェックします。

チームにアサイン

Eメールのレコードに割り当てられたチーム

注:ユーザがチーム会員によって許可されたグループアカウントでEメールを見ることができます。

自動返信テンプレート

既存のテンプレートを選択するか、またはEメールを受け取るメールの送信者に通知する自動応答を送信するために新しいものを作成するには「作成」をクリックします。

注:自動返信テンプレートとケース返信テンプレートが選択されている場合、Sugarではケース返信テンプレートのみ送信者に返答します。

メールからケースを作成

このオプションはインバウンドメールから自動的にケースを作成するために選択します。グループアカウントに対してのみ利用でき、初期設定ではチェックがついていません。

Eメール・配布方式・ケースの自動返答についてケースで作成するための詳細は、「メールからケースの作成」セクションを参照してください。

配布方式

グループアカウントに対して「メールからケースを作成」チェックボックスにチェックがあり、新しいケースに割り当てられることに対して「ユーザを均等」や「稼働の低いユーザ」を選択できる場合のみ、利用できます。

送信元(From)のアドレス

送信元のEメールアドレスを入力します。デフォルトでは、ユーザのプロフィールにあるEメールアドレスを選択しています。

送信元(From)の名前

Eメールを送信する人の名前を入力します。例えば、あなたの組織の名前です。デフォルトでは、ユーザのプロフィールにある姓と名を選択しています。

Eメールを自動的にインポート

このオプションは、全ての受信メールに対してSugarで自動的にEメールのレコードを作成するために選択します。グループアカウントに対してのみ利用でき、デフォルトではチェックが付いています。

Leave Messages On Server

このオプションはサーバからEメールを削除しないようにするために選択します。グループアカウントに対してのみ利用でき、デフォルトでは「はい」になっています。

受信メールサーバ

Sugarにインポートされる外部メールサーバのWebアドレスです。

メールサーバのポート

メールサーバの接続に対して使われる通信ポート番号です。

メールサーバプロトコル

メールプロトコルはメールサーバと通信するために使われます。IMAPはデフォルトの選択で、Sugarに最も良い機能性を提供します。

監視フォルダ

Sugarが監視している外部アカウントのフォルダです。デフォルトでは、INBOXが選択されます。監視するためにフォルダを1つ以上選択するには、「選択」をクリックし、それから監視するためにSugarの外部アカウントにあるフォルダを選択します。

名前

名前あるいはアカウントの名称です。

ケース返信テンプレート作成

グループアカウントに対して「メールからケースを作成」チェックボックスにチェックがあり、問題を解決するためにケースを作成するEメール送信者を通知する自動返信テンプレートの選択や作成を許可する場合のみ、利用できます。

Eメール・配布方式・ケースの自動返答についてケースで作成するための詳細は、「メールからケースの作成」セクションを参照してください。

以下のドメインに自動送信しない

自動メール応答の受信からドメインを除外するためにドメイン名を入力します。あなたの組織のメンバへの送信から自動送信を拒否するためにあなたの組織のドメインを指定するのは普通です。

自動応答の数

24時間で一意のEメールアドレスを送信するために自動応答の最大数を入力します。

パスワード

入力したEメールアドレスやユーザ名と関連があるパスワードを入力します。

送信先(Reply-To)のアドレス

Eメールからの送信を受け取るEメールアドレスです。空白のままの場合、送信は送信元(From)のアドレスへ送られます。

送信先(Reply-To)の名前

Eメールからの送信を受け取る名前です。空白のままの場合、返信は送信元(From)の名前へ送られます。

送信済みフォルダ

Sugarにあるアカウントから送信されるEメールを保管するには、外部アカウントからフォルダを選択します。

ステータス

アカウントの現在のステータスです。(すなわち、アクティブと非アクティブです。)

ごみ箱

ごみ箱を指定するには、外部アカウントからフォルダを選択します。Sugarでは外部アカウントにあるフォルダで削除されたEメールをごみ箱に置きます。

SSL利用

このチェックボックスは、セキュアソケットレイヤーの暗号化を使うことで、Sugarとメールサーバで接続や通信を強制するためにチェックします。

ユーザ名

SMTPサーバで接続するEメールアドレスやユーザ名を入力します。


5.2 インバウンドメールモジュールのタブ

インバウンドメールモジュールのタブは管理画面から「インバウンドメール」を選択した後、Sugar画面の上にあるナビゲーションバーにあります。インバウンドメールの一覧ビューにアクセスするためにタブをクリックします。またアクションと参照履歴を表示するには、マウスをタブに合わせます。アクションメニューはモジュールにある重要なアクションを実行するために与えます。参照履歴メニューはモジュールで最後に表示されたインバウンドメールのアカウント一覧です。


アクションメニューは以下の操作を実行するために与えます。

メニュー項目

詳細

グループメールアカウント作成

新しいグループメールアカウントを作成するために編集ビューのレイアウトを開きます。

バウンス処理用アカウント作成

新しいバウンス処理用アカウントを作成するために編集ビューのレイアウトを開きます。

すべてのメールアカウント

全てのインバウンドメールのアカウントを表示するために一覧ビューのレイアウトを開きます。

スケジューラー

スケジューラーを検索・表示するために一覧ビューのレイアウトを開きます。


5.3 インバウンドメールのレコードの作成

インバウンドメールモジュール・Eメールモジュール・キャンペーンモジュール・複製に含まれるSugarのインバウンドメールのアカウントの作成に対して様々な方法があります。全ての編集ビューのレイアウトは、インバウンドメールのメニューからすぐにインバウンドアカウントを作成する時に開き、あなたの組織のアカウントに対して適切なフィールドを全て入力します。

個人のインバウンドメールのアカウントを作成する方法についての詳細は、ユーザガイドの「Eメール」ドキュメントを参照してください。

キャンペーンモジュールについてのインバウンドメールのバウンス処理用アカウントを作成する方法についての詳細は、ユーザガイドの「キャンペーン」ドキュメントを参照してください。

インバウンドメールモジュールのタブから、2種類のインバウンドメールのアカウントを作成できます。

 グループメールアカウント:チームメンバのような複数のユーザは外部メールアカウントからEメールを表示するために許可します。特定のユーザではなくあなたの組織にアドレス指定されたEメールを受信する場合、support@example.comあるいはsales@example.comのようなグループメールアカウントで送信できます。その後、ユーザは他のチームメンバへグループメールのアカウントをEメールで配布します。

 バウンス処理用アカウントEメールアドレスが正しくないので、戻ってバウンスするキャンペーンEメールを保管します。それぞれのキャンペーンに対して別々にバウンス処理の受信箱を作成します。また、全てのキャンペーンに共通する受信箱を作成します。このシステムでは、キャンペーンを確認するために有効にする1つの識別子でバウンスされたキャンペーンEメールごとにタグをつけます。


5.3.1 グループメールアカウント作成

グループメールアカウント作成の最も共通な方法の1つはインバウンドメールモジュールのタブにあるグループメールアカウント作成オプションをクリックします。グループメールアカウントの適切な情報を入力できる編集ビューのレイアウトが開きます。

インバウンドメールモジュールにあるグループメールアカウントを作成するには、以下の手順を使用します。

1. 管理 > インバウンドメール へ移動します。

2. インバウンドメールモジュールのタブにカーソルを合わせ、「グループメールアカウント作成」をクリックします。

3. 編集ビューのレイアウトにあるフィールドに対して適切な値を入力します。全ての必須フィールドは赤いアスタリスクでマークされ、保存前に入力しなければなりません。

注:メールアカウントがGmailを使っている場合、Gmailに接続する多くのデフォルトのフィールドを設定するには、「Gmailのデフォルトをセット」をクリックします。

4. 必要な情報を入力した後、「保存」をクリックします。

任意として、入力したものを確かめるには「設定のテスト」をクリックします。



5.3.2 バウンス処理用アカウント作成

バウンス処理用アカウント作成の最も共通な方法の1つはインバウンドメールモジュールのタブにあるバウンス処理用アカウント作成オプションをクリックします。バウンス処理用メールアカウントに対して適切な情報を入力できる編集ビューのレイアウトが開きます。

インバウンドメールモジュールにあるバウンス処理用アカウントを作成するには、以下の手順を使用します。

1. 管理 > インバウンドメール へ移動します。

2. インバウンドメールモジュールのタブにカーソルを合わせ、「バウンス処理用アカウント作成」をクリックします。

3. 編集ビューのレイアウトにあるフィールドに対して適切な値を入力します。要求された全てのフィールドは赤いアスタリスクでマークされ、保存前に完了しなければなりません。

注:メールアカウントがGmailを使っている場合、Gメールに接続するデフォルトを多くのフィールドに設定するには、「Gmailのデフォルトをセット」をクリックします。

4. 必要な情報を入力した後、「保存」をクリックします。

任意として、入力したものを確かめるには「設定のテスト」をクリックします。



5.3.3 複製による作成

既存のアカウントレコードを複製することで、グループメールアカウントやバウンス処理用アカウントを作成することもできます。作成するアカウントが既存のアカウントに似た情報を持つ場合、この複製オプションは役に立ちます。

既存のレコードを複製することでアカウントを作成するには、以下の手順を使用します。

1. アカウントレコードの詳細ビューへ移動します。

2. 「複製」をクリックします。

3. 表示される編集ビューには、元のアカウントの値があらかじめ設定されています。情報を変更したい場合は変更したいフィールドを修正し、それから「保存」をクリックします。


5.4 インバウンドメールのレコードの表示

インバウンドメールの一覧ビュー・詳細ビュー・参照履歴を含むSugarで表示するインバウンドメールのアカウントのレコードに対して様々なオプションが利用できます。


5.4.1 一覧ビューの表示

インバウンドメールの一覧ビューは、全てのインバウンドメールのアカウントのレコードを表示します。一覧ビューにアクセスするには、単純に「インバウンドメール」モジュールのタブをクリックします。一覧ビューがインバウンドメールのアカウントフィールドのキーを表示している場合、詳細ビューにあるレコードを開くにはアカウント名をクリックします。一覧ビューにあるインバウンドメールのアカウントの表示についての詳細は、「インバウンドメールの一覧ビュー」を参照してください。


5.4.2 詳細ビューの表示

インバウンドメールの詳細ビューは、全てのフィールドを含む全てのインバウンドメールのアカウントの情報を表示します。詳細ビューはインバウンドメールの一覧ビューを含むアプリケーションからアカウントのレコードリンクをクリックすることで移動できます。詳細ビューにあるインバウンドメールのアカウントの表示についての詳細は、「インバウンドメールの詳細ビュー」セクションを参照してください。


5.4.3 参照履歴の表示

動作している時、Sugarでは参照履歴を持つインバウンドアカウントの跡をたどります。参照履歴のアカウント一覧を見るには「インバウンドメール」モジュールのタブにカーソルを合わせ、詳細ビューにあるアカウントを開くにはそれぞれの名前をクリックします。


5.5 インバウンドメールの一覧ビュー

インバウンドメールの一覧ビューは現在の検索条件に合う全てのインバウンドアカウントのレコードを表示します。そして、ユーザはその一覧ビューのアクセス権を持っています。フィールドカラムで、それぞれのアカウントの基本詳細を表示します。


5.5.1 ケースマクロの変更

ケースマクロフィールドは、SugarがケースモジュールによるEメールと一致して使う異なる文字列を決定します。ケースマクロはインバウンドメールの一覧ビューにあり、現在のケースマクロの文字列を表示します。デフォルトではこの文字列は[CASE:%1]と設定しています。それをカスタマイズするには、異なる単語にCASEを変更できるが、文字列の台を保たなければなりません。例えば、[TICKET NUMBER:%1]です。

変更したものを保存するには、「保存」をクリックします。


5.5.2 ページ付け

一覧ビューは一度に数千行を表示するより、スクロール可能なページの現在の結果を表示します。ケースマクロの真下にある、全てのレコードは現在どのレコードが表示されるか閲覧できます。「前へ(<)」ボタンと「次へ(>)」ボタンの2つの矢印はあるページから違うページへレコードをスクロールするために使用します。「最初(|<)」ボタンと「最後(>|)」ボタンの2つの矢印は現在のページから最初あるいは最後のページへスキップすることができます。

デフォルトでは、Sugarでは1ページに20レコードずつ存在する一覧ビューが表示されます。ただし、管理者が管理 > システム設定 で表示される「一覧画面で表示するページごとのアイテム数」で変更できます。表示されるレコード数の変更についての詳細は、管理ガイドにある「システム管理」ドキュメントを参照してください。


5.5.3 チェックボックスの選択

必要とするレコードに対する最初の選択で、一覧ビューからインバウンドメールのアカウントのレコードを使っていくつかのアクションを実行できます。インバウンドメールの一覧ビューにある個々のインバウンドメールのアカウントのレコードを選択するには、チェックボックスドロップダウンリストメニューにあるオプションを使います。

 このページ:現在のページにあるインバウンドメールのアカウントの結果で表示されている全てのレコードを選択します。

 すべてのレコード:インバウンドメールのアカウントの結果で全てのページにある全てのレコードを選択します。

 選択を解除:現在選択されている全てのレコードの選択を解除します。


5.5.4 アクションボタン

通常、チェックボックスドロップダウンリストの右側にあるアクションメニューは現在選択されているレコードの様々なアクションが実行できます。


インバウンドメールの一覧ビューから利用できるアクションは以下の操作のみです。

メニュー項目

詳細

削除

一度に1つ以上のインバウンドメールのアカウントを削除します。


5.5.5 カラムのソート

一覧ビューには、フィールドカラムによって現在の全ての結果を昇順か降順にソートする機能があります。フィールドでソートするかソートの向きを切り替えるかについては、1組の矢印を持つフィールドがあるかを調べてカラムのヘッダをクリックします。一覧ビューでは一度に1カラムだけソートできます。


5.6 インバウンドメールの詳細ビュー

インバウンドメールの詳細ビューは、デフォルトではメールアカウント情報パネルとメールサーバオプションパネルでグループ化されている全てのインバウンドメールのアカウントフィールドに含まれるインバウンドメールのアカウント情報を表示します。詳細ビューはインバウンドメールの一覧ビューに含まれるアプリケーションからインバウンドメールのアカウントレコードのリンクをクリックすることで移動できます。


5.6.1 アクションボタン

それぞれのインバウンドアカウントの詳細ビューの左上にあるアクションボタンは現在のレコードにある様々なアクションを実行できます。


アクションボタンは以下の操作を実行できます。

メニュー項目

詳細

編集

インバウンドアカウントを編集します。

複製

インバウンドアカウントを複製します。

削除

インバウンドアカウントを削除します。

 

5.7 インバウンドメールのレコードの編集

インバウンドメールのアカウントはレコードにある情報を更新、追加するために、どんな時にも編集されるかもしれません。インバウンドメールの編集ビューについて既存のインバウンドメールのアカウントのレコードを変更できます。編集ビューはインバウンドメールモジュールで利用でき、インバウンドメールの全ての必須フィールドに入力します。


5.7.1 詳細ビューからの編集

画面の左上にある編集ボタンをクリックすることで詳細ビューにあるインバウンドメールのアカウントを編集できます。編集ビューのレイアウトを開くと、変更するのに必要なフィールドを修正し、それから変更したものを保存するには「保存」をクリックします。


5.7.2 一覧ビューからの編集

インバウンドアカウントの名前の左にある鉛筆アイコンをクリックすることで一覧ビューにあるインバウンドアカウントを編集できます。編集ビューのレイアウトを開くと、変更するのに必要なフィールドを修正し、それから変更したものを保存するには「保存」をクリックします。


5.8 インバウンドメールのレコードの削除

インバウンドアカウントのレコードが無効でSugarインスタンスに表示されない場合、インバウンドメールの詳細ビューや一覧ビューから削除できます。詳細ビューでは1つのレコードのみ削除でき、一覧ビューでは一度に複数のレコードを削除できます。インバウンドメールのアカウントレコードの削除はこのアカウントからインポートされるEメールを削除できません。


5.8.1 詳細ビューからの削除

詳細ビューにあるインバウンドメールのアカウントのレコードを削除するには、以下の手順を使用します。

1. インバウンドメールのアカウントのレコードの詳細ビューへ移動します。

2. 「削除」をクリックします。

3. 確認要求ポップアップメッセージが表示されます。続行するには「OK」をクリックします。


5.8.2 一覧ビューからの多量の削除

一覧ビューにある1つ以上のインバウンドメールのアカウントのレコードを削除するには、以下の手順を使用します。

1. インバウンドメールモジュールのタブをクリックし、インバウンドメールの一覧ビューへ移動します。

2. 要求されるインバウンドメールのアカウントのレコードをそれぞれ選択するか、チェックボックスドロップダウンのオプションを使って選択します。

3. 「削除」をクリックします。

4. 確認要求のポップアップメッセージが表示されます。続行するには「OK」をクリックします。

サーバ上でのPHPメモリの制限から、アプリケーションが多くのインバウンドメールのアカウントのレコードを削除している間にタイムアウトになるかもしれません。アクションを実行した時にエラーがあった場合、小さいバッチにあるレコードを選択することをお薦めます。


5.9 メールからケースの作成

Eメールを経由してケースを作成するには、ケース作成オプションが選択されるインバウンドメールのアカウントをグループ化するEメールを送信します。ケースの件名と詳細はそれぞれEメールの件名と本文で設定されます。新しいケースはインバウンドメールのアカウントのレコードで設定されるチームに割り当てられ、ケースは以下の2つのルールに基づいてチームでの特定のユーザに割り当てられます。

 ユーザを均等Sugarでは、チームにいる全てのユーザ間で平等にケースを配布します。

 稼働の低いユーザ:Sugarでは、チームにいる稼働の低いユーザにケースを配布します。稼働の低いユーザはチームで割り当てられたEメールを最も読まない人で設定されています。

注:ケースのアサインは特定のチームの全てのメンバに分配されるが、「Reports To」構造からチームで継承されるメンバを除外します。チームとReport To構造についての詳細は、管理ガイドにある「ユーザ」ドキュメントを参照してください。

Eメールから作成されたケースはEメールのFromフィールドにあるEメールアドレスと一致する取引先担当者や取引先のレコードに関連があります。

ケースの自動応答のテンプレートが指定されている場合、Eメールの送信者は選択されたテンプレートに基づいてEメールを受信します。応答は、ケースマクロに基づかないEメールの件名の行でケース番号を生成したシステムを組み込みます。ケースが作成されるEメールの本文はテンプレートのテキストの下に表示します。設定されている場合、ケースの自動返信は「No Auto-Reply to this Domain」フィールドを無視します。

注:自動返信とケースの自動返信のテンプレートが選択される場合、Sugarではケースの自動返信のテンプレートのみ送信者へ応答します。

 

6. メールキュー

管理画面にあるメールキューオプションは、Sugar管理者がどこでメールキューのアクションを監視しているかを見れます。Eメールのキャンペーンはすぐに送信できないけれども、メールキューを送信することはできます。それぞれのメールキューはキャンペーンの送信によって送信日と送信時間の設定を行います。「キャンペーンメールの送信を夜間に実行」スケジューラーは日時に基づいて送信の準備を行うメールキューを取得し、バッチで送信します。Eメールがいくつかの理由でメールキューからの送信を失敗した場合、テスト送信としてフラグをつけ、デフォルトでは24時間以内に別のEメールを送信できません。SugarではEメールのテスト送信を6回失敗すると、そのメールはキューから削除されます。送信に失敗したEメールを24時間以内に再度送信するには、処理中フィールドをリセットにし、一括更新を実行します。このセクションはメールキューから利用できる様々なアクションやオプションとメールキューの使用方法を取り扱っています。

 

6.1 一覧ビューの表示

メールキューの一覧ビューは現在の検索条件に合う全てのメールキューのレコードを表示します。一覧ビューにアクセスするには、管理画面にある「メールキュー管理」リンクをクリックします。一覧ビューはキャンペーン・受信者・マーケティングメッセージのリンクがあるレコードを含むEメールフィールドのキーを表示します。一覧ビューにあるメールキューの表示についての詳細は、「メールキューの一覧ビュー」セクションを参照してください。

 

6.2 メールキューの検索

メールキューの一覧ビューはモジュール特有の方法で簡単に効果的にレコードを検索する基本検索と詳細検索があります。検索が実行されると、検索結果はメールキューの一覧ビューの下側に表示されます。Sugarでは検索表現の末尾にワイルドカード文字(%)が自動的に出現されることに注意してください。このシステムでは、検索を入力するキーワードで始まる全てのレコードを検索できます。検索範囲を広めたい場合、%servicesのように、テキストの最初にワイルドカードを使います。始めや終わりに関わらず、これは名前に「services」という言葉を持つレコードを取り出します。

様々な検索方法や異なる順序でワイルドカードを使う方法についての詳細は、ユーザガイドにある「ユーザインターフェース」ドキュメントを参照してください。

 

6.2.1 基本検索

基本検索は、簡易検索に対して通常使われているいくつかを提供します。必要な場合、基本検索パネルから追加検索の機能にアクセスするには「詳細検索」をクリックします。

基本検索パネルで利用できるボタンやチェックボックスは以下の機能があります。

● 検索:検索を実行するには、「検索」ボタンをクリックするか、「Enter」キーを押します。

● クリア:検索できるフィールドから全ての条件をクリアするには、「クリア」ボタンをクリックします。

検索が完了すると、検索結果は一覧ビューにある検索パネルの下に表示されます。アクセスしている全てのメールキューレコードを見るには、単に「クリア」をクリックしてから「検索」をクリックするか、フィルタのない空白の検索を実行するために「検索」をクリックします。


6.2.2 詳細検索

詳細検索は、追加フィールド・レイアウトオプション・保存済み検索の機能を含む、基本検索より詳細な検索を提供します。詳細検索パネルから、検索を簡略化するには「基本検索」をクリックします。

詳細検索で利用できるボタン・チェックボックス・ドロップダウンには、以下の機能があります。

 検索:検索を実行するには、「検索」ボタンをクリックするか、「Enter」キーを押します。

 クリア:検索できるフィールドから全ての条件をクリアするには、「クリア」ボタンをクリックします。

 レイアウトオプション:一覧ビューを設定するために拡張するレイアウトオプションセクションを使います。詳細については、ユーザガイドにある「ユーザインターフェース」ドキュメントを参照してください。

 保存済み検索:ときどき使う検索を保存・呼び戻し・更新・削除します。詳細については、ユーザガイドにある「ユーザインターフェース」ドキュメントを参照してください。

検索を実行する場合、Sugarで与えられた値のフィールドが全て一致するレコードを返します。例えば、検索するキャンペーン名と受信者の名前を入力する場合、Sugarでは両方のフィールドが一致するメールキューのレコードのみを返します。検索が完了すると、検索結果は一覧ビューにある検索パネルの下に表示されます。アクセス権を持つ全てのメールキューを見るには、単に「クリア」をクリックしてから「検索」をクリックするか、フィルタのない空白の検索を実行するために「検索」をクリックします。


6.3 メールキューの一覧ビュー

メールキューの一覧ビューは現在の検索条件に合致し、ユーザがアクセス権を持つ全てのメールキューのレコードを表示します。フィールドカラムにあるそれぞれのメールの基本詳細を表示します。詳細検索にあるレイアウトオプションの設定によって一覧ビューに表示されます。一覧ビューの設定についての詳細は、ユーザガイドにある「ユーザインターフェース」ドキュメントを参照してください。


6.3.1 ページ付け

一覧ビューは一度に数千行を表示するより、スクロール可能なページを使って現在の検索結果を表示します。検索パネルの真下にある、現在表示される全ての結果のレコードを閲覧できます。「前へ(<)」ボタンと「次へ(>)」ボタンの2つの矢印はあるページから違うページへレコードをスクロールするために使用します。「最初(|<)」ボタンと「最後(>|)」ボタンの2つの矢印は現在のページから最初あるいは最後のページへスキップすることができます。

デフォルトでは、Sugar1ページに20レコードずつ一覧ビューを表示するけれども、管理者は管理 > システム設定 に表示されるレコード数を変更できます。レコードに表示される数の変更についての詳細は、管理ガイドにある「システム管理」ドキュメントを参照してください。


6.3.2 チェックボックスの選択

必要とするレコードを最初に選択することによって、一覧ビューにあるメールキューのレコードで様々なアクションをすぐに実行します。メールキューの一覧ビューにある個々のメールキューのレコードを選択するには、それぞれの左側にあるチェックボックスに印をつけます。一覧ビューにある複数のメールキューのレコードを選択するか、あるいは選択を解除するには、チェックボックスドロップダウンリストにある以下のオプションを使います。

 このページ:現在のページで見れる全てのレコードを選択します。

 すべてのレコード:現在の検索結果にある全てのレコードを選択します。

 選択を解除:現在選択されている全てのレコードの選択を解除します。


6.3.3 アクションメニュー

チェックボックスドロップダウンリストの右側にあるアクションメニューは現在選択されているレコードで様々なアクションを実行します。

アクションメニューにあるオプションは、以下の操作を行います。

メニュー項目

詳細

削除

一度に1つ以上のメールキューを削除します。

一括更新

一度に1つ以上のメールキューを一括更新します。


6.3.4 カラムのソート

一覧ビューでは、フィールドカラムによって現在の結果を全て昇順、降順にする機能があります。フィールドでソートするか、ソートの向きを切り替えるには、1組の矢印を持っているフィールドがソートできることに注目し、カラムのヘッダをクリックします。一覧ビューでは一度に1カラムだけソートできます。また、詳細検索にあるレイアウトオプションを使ってデフォルトカラムの順序を設定できます。デフォルトカラムのソートに対する設定についての詳細は、ユーザガイドにある「ユーザインターフェース」ドキュメントを参照してください。


6.4 メールキューの削除

メールキューが無効で送信しない場合、一覧ビューから削除できます。一覧ビューでは一度に複数のレコードを削除できます。メールキューの削除はキャンペーンやターゲットを削除できないけれども、Eメールを送信していないので、このメールのインスタンスを削除できます。


6.4.1 一覧ビューからの多数の削除

一覧ビューにある1つ以上のメールキューのレコードを削除するには、以下の手順を使用します。

1. 管理画面にある「メールキュー管理」リンクをクリックすることで、メールキューの一覧ビューに移動します。

2. 削除したいメールキューのレコードを検索するには、基本検索か詳細検索を使います。

3. 個々に要求されるレコードを選択するか、チェックボックスドロップダウンのオプションを使って選択します。

4. アクションメニューから「削除」をクリックします。

  

5. 確認要求のポップアップウィンドウを表示します。続行するには、「OK」をクリックします。

サーバによるPHPメモリの制限から、アプリケーションが大量のメールクエリのレコードを削除している最中にタイムアウトするかもしれません。このアクションを実行する時にエラーがあった場合、少ないバッチでレコードを選択することをお薦めます。


6.5 メールクエリの一括更新

一括更新はメールキューの一覧ビューから複数のメールキューを同時に変更できます。今のところ、日付・日時・ドロップダウン・マルチセレクト・ラジオボタンのデータタイプを持つフィールドは一括更新で変更できます。サーバによるPHPメモリの制限から、アプリケーションが大量のメールキューのレコードを一括更新している最中にタイムアウトするかもしれません。このアクションを実行する時にエラーがあった場合、少ないバッチでレコードを選択することをお薦めます。

一覧ビューからメールキューのレコードを一括更新するには、以下の手順に従ってください。

1. 管理画面にある「メールキュー管理」リンクをクリックすることで、メールキューの一覧ビューに移動します。

2. 修正したいメールキューを検索するには、一覧ビューにある基本検索や詳細検索を使います。

3. 個々で要求されるレコードを選択するか、チェックボックスドロップダウンのオプションを使って選択します。

4. アクションメニューから「一括更新」をクリックします。

  

5. 一括更新パネルをスクロールし、変更したいフィールドの値を設定します。

注:Eメールの送信が失敗した後、キューイング中ドロップダウンリストで「いいえ」と設定したものは、再度Eメールのテスト送信にフラグを立てます。そうでなくとも、24時間以内にテスト送信できないEメールは消去されます。再度Eメールをテスト送信する場合の設定は、任意で送信日を設定します。

6. 現在選択されている全てのメールキューのレコードに対して、変更したものを保存するには、「更新」をクリックします。


6.6 メールキューの送信

メールキューは「キャンペーンメールの送信を夜間に実行」スケジューラーによって、バッチで自動的に送信されます。スケジューラーのセットアップと設定についての詳細は、管理ガイドにある「システム管理」ドキュメントの「スケジューラー」を参照します。あるいは、メールキューにあるEメールのバッチを手動で送信します。送信されたメールキューの数は「キャンペーンメールの設定」で指定した「1回のバッチで送信されるメール数」の値に等しいです。

一覧ビューからメールキューのバッチを手動で送信するには、以下の手順を使います。

1. 管理画面にある「メールキュー管理」リンクをクリックすることでメールキューの一覧ビューに移動します。

2. 一覧ビューの下にある「キューに従ってキャンペーンメールを送信」をクリックします。

  

3. 送信日時は、現在あるいは過去と等しいメールキューのバッチを送信します。

注:Eメールの送信を失敗した場合、24時間以内に再度試すことができません。

特定のレコードの選択と検索は、送信されるメールキューの決定権がありません。このプロセスは送信日フィールドで順番にメールキューにあるEメールのバッチを送信します。バッチアマウントの設定についての詳細は、「キャンペーンメールの設定」セクションを参照してください。

注:バッチサイズが多く設定され、多くのメールキューを持つ場合、このプロセスでは1つのバッチから実行するのに時間がかかります。

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