ワークフロー

1. 概要

特定の条件を満たした場合、ワークフローはイベントを追跡し、通知を開始し、必要なアクションを実行します。例えば、期限が切れ、レコードが変更した場合、Sugarは割り当てられたユーザやチームに通知を送信します。

注:まず受信者に通知を送信するには、通知設定を有効にします。イベントが時間に基づく場合、レコードはイベントの開始時間を最初に保存、変更しなければなりません。

ワークフローのサイクルは次のとおりです。

1. ワークフローを作成します。

2. 通知やアクションを実行するには、条件を特定するために「条件の作成」を参照してください。

3. 通知を作成し、既存の通知リストから選択するには、「通知の作成」を参照してください。

4. アクションを作成し、既存のアクションリストから選択するには、「アクションの作成」を参照してください。

5. 複数のワークフローの場合、実行順序を指定するには、「ワークフロー実行順の指定」を参照してください。

6. ワークフローを実行するために仕事の予定を立てるには、「ジョブのスケジュールを行うには」を参照してください。


ワークフローの設定を作成するには

1. 管理のホーム画面において、開発者向けツールセッションにある「ワークフロー管理」リンクをクリックします。

ワークフローのホーム画面には既存のワークフローが表示されます。この画面から、ワークフローの検索や作成、通知用Eメールテンプレートを行うことができます。

2. ワークフロータブのアクションドロップダウンリストにある「ワークフロー作成」をクリックし、以下の情報を入力します。

名前:ワークフローの名前を入力します。

● 実行のタイミング:ドロップダウンリストから、ワークフローを起動するためのイベントを選択します。レコードを保存時、あるいは時間経過後で、ワークフローの実行が発生します。

注:クーロンを設定した場合、時間に基づくワークフローを作成する前に少なくとも1実行の確認を行ってください。

● ステータス:ドロップダウンリストから、ワークフローを実施するには「アクティブ」を選択します。また、ワークフローをまだ実施したくない場合、「非アクティブ」を選択します。

● 対象モジュール:ドロップダウンリストから、ワークフローが適用するモジュールを選択します。

● 適用レコード:ドロップダウンリストから、ワークフローが適用するレコードを選択します。

● 処理の順番:ドロップダウンリストから、ワークフローを実行する順序を選択します。

● 詳細:ワークフローの簡単な詳細を入力します。

3. ワークフローを作成するには、「保存」をクリックします。ワークフローを作成しないでこの画面を出るには、「キャンセル」をクリックします。

ワークフローの詳細ビューは画面上に表示します。詳細ビューからワークフローを編集・削除・複製できます。似たようなワークフローを作成するには、ワークフローを複製・保存・編集し、必要ならば新しいワークフローを作成します。

次に、ワークフローの詳細ビューで、条件や通知を作成します。


2. 条件の作成

条件はワークフローを実行する場合のイベントを指定します。


条件を作成するには

1. ワークフローの詳細ビューにおいて、条件サブパネルにある「作成」をクリックします。

ポップアップウィンドウで可能な条件の一覧を表示します。

2. 条件を選択します。

テキストフィールドに選択した条件が表示されます。条件の選択がフィールドやモジュールを指定するために必要な場合、テキストフィールドに下線が引かれます。

3. 「フィールド」リンクをクリックし、テキストフィールドにあるモジュールを選択します。

ポップアップウィンドウはフィールドやモジュールを選択するドロップダウンリストを表示します。

注:「レポート可」にマークされているフィールドのみ時間に基づくワークシートに指定します。

4. 「保存」をクリックします。

テキストボックスに選択されたフィールドあるいはモジュールを表示します。

5. 条件を作成するには、「保存」をクリックします。

条件はワークフローの詳細ビューにある条件サブパネルに表示されます。次に、通知を作成、選択しなければなりません。


3. 通知の作成

個々の通知を作成し、通知のテンプレートを使用できます。通知を作成した後、通知の受信者として1人以上のユーザを指定します。Eメールや招待状として通知を送信します。


Eメールの通知テンプレートを作成するには

1. ワークフロータブのアクションドロップダウンリストにある「通知用Eメールテンプレート」をクリックします。

2. 通知用Eメールテンプレート画面で、ドロップダウンリストからモジュールを選択し、「作成」をクリックします。

3. 以下のフィールドの情報を入力します。


名前:テンプレート名を入力します。

● From(名前):送信者の名前を入力します。

● From(アドレス):送信者のEメールアドレスを入力します。

● 詳細:テンプレートの簡単な詳細を入力します。

● 対象モジュール:ドロップダウンリストから、更新された時に通知を実行するレコードや特定のフィールドを選択します。例えば、取引先の企業形態が変更した時に通知を送信したい場合、ドロップダウンリストから企業形態を選択します。

 ● 関連モジュール:関連モジュールで変更する場合に通知を実行するには、ドロップダウンリストからモジュールを選択します。

 ● 通知のテキストフィールドにおいて、テキストに入力するには、以前の値を選択し、「挿入」をクリックします。また、新しい値を選択し、「挿入」をクリックします。

例:取引先の企業形態が<以前の値>から<新しい値>に変更しています。

● 代替テキストHTMLを表示したい場合、プレーンテキストのメッセージとして通知を送信するにはこのチェックボックスにチェックします。また、フィールドの下にあるプレーンテキストにメッセージを入力します。

4. テンプレートを作成するには、「保存」をクリックします。また、テンプレートを保存しないでこの画面を出るには、「キャンセル」をクリックします。

ワークフローの詳細ビューから通知を作成する場合、通知テンプレートはソースタイプとしてカスタムテンプレートを選択した時にカスタムテンプレートドロップダウンリストを表示します。


通知を作成するには

1. 通知サブパネルにおいて、新しい通知を作成するには、「作成」をクリックします。

2. 通知画面では、以下のフィールドの情報を入力します。

● 名前:通知の名前を入力します。

● 通知タイプ:ドロップダウンリストから、通知タイプを選択します。

● ソースタイプ:通知テキストボックスで通知メッセージを入力したい場合、ドロップダウンリストから「通常メッセージ」を選択します。また、既存の通知テンプレートを使いたい場合、ドロップダウンリストから「カスタムテンプレート」を選択します。

● 通知テキスト:ソースタイプが通常メッセージの場合、テキストボックスにメッセージを入力します。

● カスタムテンプレート:ソースタイプがカスタムテンプレートの場合、このフィールドは既存の通知テンプレートを表示します。ドロップダウンリストからテンプレートを選択します。

3. 通知を作成するには、「保存」をクリックします。また、通知を作成しないでこの画面を出るには、「キャンセル」をクリックします。

通知の受信者一覧サブパネルは通知の受信者一覧を作成するために表示します。


通知の受信者一覧を作成するには

1. 通知の受信者一覧サブパネルで、「作成」をクリックします。

ポップアップウィンドウで受信者を選択するオプションが表示されます。

2. 一覧からオプションを選択します。

テキストフィールドにある選択オプションを表示します。オプションがユーザやアドレスタイプのような詳細を指定するために必要な場合、システムではキーワードの下に線を引きます。

3. 既存のレコードから選択するには、キーワードをクリックします。

4. 「保存」をクリックします。

選択されたユーザは通知の受信者一覧サブパネルに表示されます。受信者を一覧からはずすには、「はずす」リンクをクリックします。

次に、実行するアクションを指定する必要があります。


4. アクションの作成

イベントが発生する時に実行するアクションを作成します。いくつかのアクションの例はフィールドを更新し、レコードを作成しています。


アクションを作成するには

1. ワークフローの詳細ビューで、アクションサブパネルにある「作成」をクリックします。

ポップアップウィンドウでは、可能なアクションの一覧を表示します。

● 対象モジュールのフィールドを更新:対象レコードのフィールド値を変更します。

● 関連モジュールのフィールドを更新:関連レコードのフィールド値はオプションの選択によって変更します。

● 対象モジュールの関連モジュールにレコードを作成:新しいレコードが作成されます。

● 対象モジュールの関連モジュールに関連するレコードを作成:新しいレコードがオプションの選択によって作成されます。

2. ポップアップウィンドウから1つ以上のアクションを選択します。

テキストフィールドに選択したアクションが表示されます。

3. 選択したアクションがレコードを指定する必要がある場合、テキストフィールドにあるキーワードをクリックし、ドロップダウンリストから関連モジュールを選択し、「保存」をクリックします。

4. アクションを作成するには、「保存」をクリックします。


5. ワークフロー実行順の指定

特定のモジュールに対してワークフローの処理が1つ以上作成されているならば、必要な場合、実行順序を並び換えます。


ワークフロー実行順を指定するには

1. ワークフローの詳細ビューに移動し、ワークフロータブのアクションドロップダウンリストにあるワークフロー実行順をクリックします。

2. ワークフロー実行順画面で、ドロップダウンリストからモジュールを選択し、「選択」をクリックします。

モジュールによって作成されたワークフローの処理が表示されます。

3. ワークフロー実行順を変更するには、上矢印(「上へ」リンク)や下矢印(「下へ」リンク)を使ってプロセスの順序を並び換えます。


6. ワークフローのテスト

ワークフローのテストを行うには、以下の手順を実行します。

1. 管理者としてSugarにログインします。

2. 画面の右上にあるユーザ名をクリックし、「管理」をクリックします。

3. 管理のホーム画面で、Eメール > メール設定 に移動し、Eメールの設定が正しいか確認します。通知の発行はこれらの設定に依存します。

4. 「通知を有効」オプションが選択されていることを確認してください。これは受信者を指定するためにワークフロー通知を送信する必要があります。

5. Sugarユーザとしてログインします。

6. ユーザ設定に移動します。

7. Eメールを取得できるアドレスにEメールアドレスを変更します。

8. 商談にアクセスします。

9. 商談ステージを受注に変更してください。

10. レコードを保存します。

11. 商談の獲得に関するEメールを受け取ります。商談ステージが受注になった場合、新しいケースは商談と関連がある取引先に対して作成されます。


7. ワークフローの例

以下の例は、商談が受注として完了した時に、自動的にタスクを作成し割り当てる方法について説明します。また、ワークフローを実行するための条件、通知を受け取るユーザやチーム、実行している最中に発生するアクションを特定するワークフローを作成する必要があります。


前提条件

 スケジュールは自動的に実行するように設定します。

 システムのEメール設定は設定されています。

手順1:ワークフローの作成

a. 対象モジュールは商談です。

b. 実行のタイミングはレコード保存時です。

c. 処理の順番は実行後通知です。

d. ステータスはアクティブです。

e. adを設定してから、ワークフローを保存します。

手順2:ワークフローの詳細ビューにある条件サブパネル

a. 「対象モジュールのフィールドが次の値を含むとき」の条件を選択します。

b. 「次へ」をクリックします。それから、「フィールドの選択」リンクをクリックし、フィールドドロップダウンリストから商談ステージを選択します。そして、対象モジュールのフィールドとして、「等しい」と「受注」を選択します。

c. 条件を保存するには、「保存」をクリックします。

手順3:通知の作成

a. ワークフローの詳細ビューにある通知サブパネルにおいて、「作成」をクリックし、通知の名前を入力します。

b. 通知タイプとして「Eメール」を選択します。

c. ソースタイプとして「通常メッセージ」を選択し、通知テキストフィールドにメッセージを入力します。それから、通知を保存します。

d. 通知の詳細ビューにある通知の受信者サブパネルで、「作成」をクリックします。

e. 「次のモジュールの関連ユーザ」を選択し、「次へ」をクリックします。それから、「アサイン先-レコードをアサインされたユーザ」を選択し、「保存」をクリックします。

f. 通知を保存したら、通知の詳細ビューにある「ワークフローへ戻る」リンクをクリックします。

手順4:アクションの作成

a. ワークフローの詳細ビューのアクションサブパネルにおいて、「作成」をクリックします。

b. 「対象モジュールの関連モジュールにレコードを作成」アクションを選択します。

c. 「レコード」リンクをクリックし、モジュールとしてドロップダウンリストからタスクを選択し、「保存」をクリックします。

d. 「次へ」をクリックし、件名・期限日・アサインユーザのようなタスクレコードに設定したいフィールドを選択します。

e. 選択フィールドのリンクをクリックし、値を入力します。例えば、件名として取引先担当者の電話を入力し、期限日としてドロップダウンリストから1日とトリガー日を選択します。

f. b~eを行って、「保存」をクリックすると、タスクが保存されます。

ワークフローの定義は完了しました。

手順5:ワークフローが実行されるかを確認するためのスケジューラーの確認

a. 管理 > システム管理 > スケジューラー に移動します。

b. 「ワークフロータスクを実行」というスケジューラー名をクリックし、ステータスがアクティブになっているか確認します。開始時間等の詳細を表示、編集するためにジョブをクリックします。

手順6:ワークフローのテスト

この手順の詳細については、「ワークフローのテスト」を参照してください。

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