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Microsoft Word Plug-in のユーザガイド

概要

このドキュメントはSugar UltimateSugar EnterpriseSugar CorporateSugar ProfessionalにあるMicrosoft Wordのテンプレートを持つSugarからデータをマージするためにSugar Plug-in for Microsoft Wordをインストール、使用する方法を説明します。

Sugar Plug-in for Microsoft WordMicrosoft Wordで作成されるフォームレターのテンプレートを持つSugar UltimateSugar EnterpriseSugar CorporateSugar Professionalから名前や住所のようなデータをマージできます。

注:SAML認証がSugarアプリケーションで有効となっている場合、Sugar Plug-in for Microsoft WordSugarに接続できません。

Sugar Plug-in for Microsoft Wordを使って、以下のアクションが実行できます。

  Microsoft Wordのテンプレートを使ってSugarからのメールマージ

  Sugarのデータを使ってMicrosoft Wordからのメールマージ

  1つのマージの操作での取引先・取引先担当者・商談のような制限のないレコード数の入力

  Sugarドキュメントとしてのマージされたドキュメントの保存

メールマージの機能は以下のモジュールに対して利用できます。

  取引先

  商談

  リード

  取引先担当者

  ケース

  キャンペーン


必要条件

最新のバージョンにバージョンアップする前にSugar Plug-in for Wordの前のバージョンをアンインストールすることをお薦めします。

注:Sugar Plug-in for Microsoft Wordの無料体験のバージョンがもうすでにマシン上にインストールされている場合、新規インストールを実行する代わりにSugar Plug-in for Microsoft Wordの完全版へバージョンアップできます。


前のバージョンのアンインストール

Sugar Plug-in for Microsoft Wordの前のバージョンをアンインストールするために、以下の手順を参照してください。

1. Microsoft Wordのクライアント、他のMicrosoft Wordと関係があるWindowsやプログラムを閉じます。

2. Windowsのコントロールパネルで、「プログラムの追加と削除」をクリックします。

3. プログラムの追加と削除ウィンドウから、Sugar Plug-in for Microsoft Wordの項目を選択し、それから「削除」をクリックします。

4. 確認してから、「はい」をクリックします。

5. プラグインが削除された後、プログラムの追加と削除ウィンドウを閉じます。

6. スタートメニューから、「ファイル名を指定して実行」をクリックします。それから、開くフィールドで、「regedit」を入力し「OK」をクリックします。

画面上にレジストリエディタウィンドウが開きます。

7. HKEY_CURRENT_USERの隣にあるプラス記号(+)をクリックします。

8. Software > Microsoft > Office > Word > AddIns > Sugar.SugarCRMWordへ移動します。

9. Sugar Word add-inを削除するには「削除」をクリックし、削除することを確認してから「はい」をクリックします。

10. ファイルメニューから、レジストリエディタを閉じるには「レジストリエディタの終了」を選択します。

注:Word 2007で新しいプラグインのリリースをインストールする前に前のバージョンが削除されていない場合、Sugar Plug-in for Microsoft Wordは「プログラムの追加と削除」を2回表示します。

 

プラットフォーム

プラグインのインストールではMicrosoft .Net Framework 4Visual Studio Tools for Office 2010 Runtimeがコンピュータにインストールすることを必要とします。これらのパッケージは、インストールを始める時に見落とすSugarのプラグインのインストーラーによって自動的にダウンロードとインストールが行われます。Windows XPあるいはWindows 8Office 2007を実行するコンピュータに対して、リリースは.Net Framework 3.5.Net Framework 4の両方を必要とします。この場合、.Net Framework 3.5がもうすでに存在しないときに手動でインストールする必要があります。Service Pack 3(SP3).Net Framework 4をインストールできるWindows XPに対して必要とされます。

SugarのプラグインはWord 2013でアクセスする場合のみ、Office 365で使えます。

プラットフォームの要求とサポートされる環境の全てのリストに対して、「プラットフォームでサポートされるプラグイン」のページを参照してください。


ユーザ役割

プラグインを使うには、ユーザがSugarでレコードをエクスポートする性能を必要とします。管理 > ユーザ管理 > {ユーザ名} > アクセス権で見れるエクスポートを拒否する役割を持ついくつかのSugarユーザはSugar Plug-in for Microsoft Wordを利用できません。


プラグインのインストールと設定

1. ユーザ名とパスワードでSugarにログインします。

2. あなたのユーザ設定画面を表示するには、画面の右上角にあるあなたの名前をクリックし、「プロフィール」を選択します。

3. 「ダウンロード」タブをクリックします。

4. Microsoft Wordのバージョンと一致する適切なインストールファイルをダウンロードします。

注:Microsoft Officeのバージョン(20072010)とビット率(32ビットか64ビット)に一致するファイルを選択します。これはオペレーティングシステムのバージョンと同じかもしれないし、同じではないかもしれません。例えば、Microsoft Word32ビットは64ビットのコンピュータで実行できるかもしれません。この場合、プラグインのインストーラーにある32ビットのバージョンは使われています。

5. ダウンロードされたファイルを完全にアンジップする、あるいは取り出します。

6. インストールの手順を始めるには、取り出されたフォルダを開き、「setup.exe」をダブルクリックします。

セットアップウィザードはインストールの手順で案内します。

7. インストールが完了した後、Microsoft Wordを開始します。

SugarCRMのメニューオプションで、何も書いていないMicrosoft Wordのドキュメントを表示します。このメニューは「ログイン」や「設定」のようなオプションを表示します。

8. Sugarのアプリケーションにログインします。

9. Microsoft Wordで、SugarCRMのメニューから「設定」を選択し、Sugarのアプリケーションにユーザ名・パスワード・URLを指定します。それから、「OK」をクリックします。

10. SugarCRMのメニューから、Sugarにログインするには「ログイン」を選択します。

Sugarにログインする場合、SugarCRMのメニューにあるログインオプションは非アクティブにし、ログアウトオプションはアクティブにします。また、Sugar Plug-in for Microsoft Wordにあるメールマージのテンプレートを作成します。

注:プラグインが全てのユーザ(全員オプションのインストール)に対してインストールされ、1人のユーザの代わりにインストールの目的でアンインストールされる場合、実行される必要がある2度のインストールを防ぐためにアンインストールと再インストールでWordを開くようにしてください。


メールマージのテンプレート

Microsoft Wordにあるメールマージのテンプレートを作成し、Sugarで更新します。テンプレートはドキュメントモジュールで保管されます。テンプレートを作成する場合、テンプレートを作成する主モジュールを指定しなければなりません。

選択する主モジュール次第で、関連するモジュールからフィールドを選択します。例えば、取引先モジュールからテンプレートを作成する場合、取引先担当者か商談からフィールドを選択します。もしあれば、Sugar Plug-in for Microsoft Wordでサポートされるモジュールに対して、以下のテーブルは関連するモジュールをリストにしています。

主モジュール

関連するモジュール

取引先

取引先担当者、商談

キャンペーンターゲット

なし

ケース

取引先担当者

リード

なし

商談

取引先担当者、取引先

 

メールマージのテンプレートの作成

1. Microsoft WordにあるSugarCRMのドロップダウンメニューから、「テンプレートの設定」を選択します。

主モジュールの選択ダイアログボックスを表示します。

選択されたモジュールから既存のレコードフィールドは追加フィールドダイアログボックスで表示します。

2. テンプレートに追加したいフィールドを選択し、「ドキュメントへ追加」をクリックします。

注:マージテンプレートでチェックボックスフィールドを使う場合、「1」はレコードボックスが確認されることを示し、「0」はレコードボックスが確認されないことを示すという条件で、「1」と「0」の値は表示されます。これらの説明書を使う選択の言葉で「1」と「0」を切り替えるための式を作成できます。

3. 関連するモジュールフィールドを選択するために利用できる場合、「次へ」ボタンはダイアログボックスから追加フィールドに表示します。関連するモジュールフィールドの選択が利用できない場合、「最後」ボタンはダイアログボックスから追加フィールドに表示します。

4. 「次へ」をクリックした場合、関連するモジュールからフィールドを選択し、「ドキュメントへ追加」をクリックします。

関連するモジュールから選択されるフィールドはテンプレートに追加されます。

5. 「最後」をクリックします。

6. フィールドを移動するには、フィールドを強調表示し、新しい場所へドラッグします。また、テンプレートに他の内容を入力できます。

7. SugarCRMのメニューから「ドキュメントの更新」を選択します。

SugarCRMダイアログボックスでドキュメントの更新を表示します。

8. ドキュメントに対する名前や改訂数を入力し、「OK」をクリックします。

デフォルトでは、メールマージテンプレートチェックボックスはドキュメントモジュールにあるテンプレートの表示を確認するために選択されます。

操作が成功した場合、「テンプレートのアップロードが成功しました」というメッセージの状態を表示します。

9. OK」をクリックします。

ドキュメントモジュールの一覧ビューにあるテンプレートを表示します。

 

メールマージのテンプレートの更新

以下の手順を使ってSugarからメールマージテンプレートを表示、更新できます。

1. ドキュメントモジュールの一覧ビューからテンプレートを選択します。

2. ドキュメントの詳細ビューにあるドキュメントの版サブパネルからドキュメントを選択します。

3. ドキュメントの版画面からテンプレートを選択し、Microsoft Wordで開きます。

4. ドキュメントを更新するには、Microsoft Wordで必要な変更を行い、Sugarのテンプレートを更新します。


メールマージの実行

SugarSugar Plug-in for Microsoft Wordからメールマージの操作を実行します。

Sugarでメールマージを実行するには、Microsoft Wordにあるテンプレートを設定し、それをSugarで更新し、選択されたモジュールから1つ以上のレコードを選択し、それらのレコードをテンプレートにマージします。

Microsoft Wordにあるメールマージの操作を実行するには、Microsoft Wordにあるテンプレートを設定し、選択されたモジュールから1つ以上のレコードをマージします。

Microsoft Wordからテンプレートを更新する場合、メールマージテンプレートとしてドキュメントモジュールを表示します。ショートカットメニューは、モジュールのホーム画面へ移動しないでSugarのメールマージウィザードにアクセスできるメールマージオプションを表示します。

注:メールマージオプションを表示するには、管理画面とユーザ設定画面で有効にしなければなりません。


Sugarからのメールマージの実行

1. Sugarでは、適切なモジュールのホーム画面へ移動します。

2. マージしたいレコードを選択し、「メールマージ」をクリックします。

マージレコード画面では選択されたモジュールを表示します。選択されたモジュールドロップダウンリストから異なるモジュールを選択します。

3. テンプレートの選択ドロップダウンリストから利用できるテンプレートを選択します。

4. 「次へ」をクリックします。

マージして絞り込んだ取引先の一覧ビューは選択されたレコードを表示します。

5. いくつかのレコードを選択しなかった場合、利用可能なリストにある選択されたモジュールから既存のレコードを表示するには、「検索」をクリックします。

6. レコードを追加、削除するには、左矢印と右矢印を使います。下にあるドロップダウンリストから、取引先担当者や商談のような他の関連レコードを選択します。

7. 「次へ」をクリックします。

関連するモジュールを選択した場合、関連レコードは表示されます。異なる関連レコードを選択するには、「選択」をクリックします。

関連するレコードを選択しなかった場合、再調査と完了画面が表示されます。

8. 「次へ」をクリックします。

再調査と完了画面は選択されたモジュール・レコード・テンプレートを表示します。

9. テンプレートでデータをマージし始めるには、「マージの開始」をクリックします。また、設定を変更するには、「戻る」ボタンをクリックします。

Microsoft Wordにあるマージされるドキュメントを開き、ディスクで保存するかどうかを指定するための要求するダイアログボックスを表示します。

10. 選択し、「OK」をクリックします。

Microsoft Wordで開くものを選択する場合、マージされるドキュメントは画面上で表示されます。ローカルマシンにドキュメントを保存し、Sugarのドキュメントとして更新できます。

ディスクに保存するものを選択する場合、ドキュメントはローカルマシン上にあるテンプフォルダに保存されます。新しいメールマージの操作を開始するには、「続行してここをクリック」を選択します。


Microsoft Wordからメールマージの実行

1. Microsoft Wordにあるテンプレートを開きます。

2. Sugarメニューから「メールマージの開始」を選択します。

選択ウィンドウにある選択されたモジュールに対して利用できるレコードのリストを表示します。

3. 右矢印は利用可能なレコードのリストから選択された受信者のリストへレコードを移動するために使います。

選択されたモジュールに対するレコードのリストは選択ウィンドウで表示します。

4. 右矢印は要求するレコードを選択リストへ移動するために使います。

5. 「次へ」をクリックします。

選択したモジュール次第で、関連レコードはダイアログボックスに表示します。

例えば、取引先モジュールに対して、関連がある取引先担当者一覧で取引先担当者を表示するには、受信者一覧からアカウントを選択します。キャンペーンに対して、キャンペーンの選択タブにあるキャンペーンを選択し、ターゲットの選択タブにあるターゲットを指定します。

6. 必要な場合、関連レコードを選択します。

7. 「次へ」をクリックします。

メールマージの完了ダイアログボックスは選択レコードを表示します。

8. 「マージの完了」をクリックします。

マージされたモジュールを表示します。

9. Sugarを更新するには、SugarCRMのメニューから「更新」を選択します。

10. ドキュメント名と改訂数を入力します。また、メモを作成するには、「メモの作成」オプションを選択します。

11. OK」をクリックします。

更新が成功した場合、それを確認するメッセージを表示します。

ドキュメントはドキュメントモジュールにあるSugarのレコードとして表示します。

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