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Microsoft Outlook Plug-in のユーザガイド

概要

このガイドはSugar Plug-in for Microsoft Outlookのインストールと使用方法を説明します。

Microsoft Outlook 2010Microsoft Outlook 2007をサポートするSugar Plug-in for Microsoft OutlookSugar UltimateSugar EnterpriseSugar CorporateSugar Professionalにある以下のアクションを実行するための機能を提供します。

 Sugar Plug-in for MicrosoftSugar間での取引先担当者・予約・タスクの同期

 Sugarの取引先・バグトラッカー・ケース・取引先担当者・リード・商談・プロジェクトを持つSugar Plug-in for Microsoft OutlookからのアーカイブEメールの項目

 Sugar Plug-in for Microsoft OutlookからのSugarレコードの表示

 Sugarの取引先・バグトラッカー・ケース・取引先担当者・リード・商談の作成

それぞれのユーザはSugar Plug-in for Microsoft Outlook1つのインストールのみ実行します。


必要条件

最新のバージョンにバージョンアップする前にSugar Plug-in for Outlookの前のバージョンをアンインストールすることをお薦めします。

注:Sugar Plug-in for Microsoft Outlookの無料体験のバージョンがもうすでにマシン上にインストールされている場合、新規インストールを実行する代わりにSugar Plug-in for Microsoft Outlookの完全版へバージョンアップできます。


前のバージョンのアンインストール

Sugar Plug-in for Microsoft Outlookの前のバージョンをアンインストールするために、以下の手順を参照してください。

1. Microsoft Outlookのクライアント、他のMicrosoft Outlookと関係があるWindowsやプログラムを閉じます。

2. Windowsのコントロールパネルで、「プログラムの追加と削除」をクリックします。

3. 「プログラムの追加と削除」ウィンドウからSugar Plug-in for Microsoft Outlookの項目を選択し、それから「削除」をクリックします。

4. 確認してから、「はい」をクリックします。

5. プラグインが削除された後、「プログラムの追加と削除」ウィンドウを閉じます。

6. スタートメニューから、「ファイル名を指定して実行」を選択します。それから開くフィールドで、「regedit」を入力し、「OK」をクリックします。

「レジストリエディタ」ウィンドウは画面上に開きます。

7. HKEY_CURRENT_USER」の隣にあるプラス記号(+)をクリックします。

8. Software > Microsoft > Office > Outlook > AddIns > Sugar.SugarCRMOutlookへ移動します。

9. Sugar Outlook add-inを削除するには「削除」をクリックし、削除の確認を行ってから「はい」をクリックします。

10. ファイルメニューから、「レジストリエディタ」を閉じるには、「レジストリエディタの終了」を選択します。

注:Outlook 2007にある新しいプラグインのリリースをインストールする前に前のバージョンを削除しない場合、Sugar Plug-in for Microsoft Outlookは「プログラムの追加と削除」を2回表示します。


プラットフォーム

プラグインのインストールでは、Microsoft .Net Framework 4Visual Studio Tools for Office 2010 Runtimeがコンピュータにインストールすることを必要とします。これらのパッケージは、インストールを始める時に見落とすSugarのプラグインのインストーラーによって自動的にダウンロードとインストールが行われます。Windows XPあるいはWindows 8でのOffice 2007を実行するコンピュータに対して、リリースは.Net Framework 3.5.Net Framework 4の両方を必要とします。この場合、.Net Framework 3.5がもうすでに存在しない時に手動でインストールする必要があります。Service Pack 3(SP3).Net Framework 4をインストールできるWindows XPに対して必要とされます。

SugarのプラグインはOutlook 2013でアクセスする場合のみ、Office 365で使えます。

プラットフォームの要求とサポートされる環境の全てのリストに対して、「プラットフォームにサポートされるプラグイン」のページを参照してください。


ユーザ役割

プラグインを使うには、ユーザがSugarにある適切なモジュールのレコードをエクスポートする機能を必要とします。管理 > ユーザ管理 > {ユーザ名} > アクセス権で見れる取引先・取引先担当者・会議・電話・タスクのエクスポートを拒否する役割を持ついくつかのSugarユーザはSugar Plug-in for Microsoft Outlookの全ての機能を利用できません。


プラグインのインストール

1. ユーザ名とパスワードでSugarにログインします。

2. あなたのユーザ設定画面を表示するには、画面の右上角にあるあなたの名前をクリックし、「プロフィール」をクリックします。

3. Microsoft Outlookのバージョンと一致する適切なインストールファイルをダウンロードします。

注:Microsoft Officeのバージョン(20072010)やビット率(32ビットか64ビット)と一致するファイルを選択します。これはオペレーティングシステムのバージョンと同じかもしれないし、同じでないかもしれません。例えば、Microsoft Outlook 32ビットは64ビットのコンピュータで実行できるかもしれません。この場合、プラグインのインストーラーにある32ビットのバージョンは使われています。

4. ダウンロードされたファイルを完全にアンジップする、あるいは取り出します。

5. インストールやセットアップを開始するには、取り出されたフォルダを開き、「setup.exe」ファイルをダブルクリックします。

セットアップウィザードダイアログボックスを表示します。

6. 「次へ」をクリックします。

Sugarライセンスの同意が表示されます。

7. 同意を容認するには、「次へ」をクリックします。

インストールフォルダの選択を表示します。この画面はSugarのプラグインがあなたのPCのどこにインストールするか、その場所を指定します。デフォルトの場所を受け取るか、あるいは代替の場所を選択するには「参照」をクリックします。

8. 「次へ」をクリックします。

インストールの確認ダイアログボックスを表示します。

9. 「次へ」をクリックします。

これにより、インストール手順を開始します。インストールが完了した場合、インストーラーは「プラグインのインストールが成功しました」というメッセージのステータスを表示します。

10. 「閉じる」をクリックします。

注:プラグインは全てのユーザ(全員オプションのインストール)に対してインストールされ、1人のユーザの代わりにインストール目的でアンインストールされる場合、実行される必要がある2度のインストールを防ぐためにアンインストールと再インストールでOutlookを開くように確認してください。


プラグインの設定

Sugarのサーバを指示し、ログイン証明書を立証するためにSugar Plug-in for Microsoft Outlookを設定します。

1. Microsoft Outlookを起動します。

Microsoft Outlookは標準ツールバーの直下にSugarのツールバーを表示します。

2. Sugar Plug-in for Microsoft Outlookの環境設定にアクセスするには、Add-Ins > Sugarオプションへ移動します。

3. 接続セクションでは、Sugarのユーザ名とパスワードを入力します。

注:LDAP証明書の利用の下にあるLDAPログインセクションを参照してください。

4. URLフィールドで、SugarサーバのインスタンスのURLを指定します。例えば、http://localhost/sugarcrmです。

いくつかのサーバはhttpの代わりにhttpsを必要とするかもしれません。例えば、https://localhost/sugarcrmです。

5. 設定を確認するために「テスト接続」ボタンを使います。設定が正しい場合、テスト結果ダイアログボックスは「テストが成功しました」という確認メッセージを表示します。

6. ダイアログボックスを閉じるには「OK」を押し、Sugar Plug-in for Microsoft Outlookに戻ります。

Outlook 2013Sugarのプラグインを有効にするのを失敗した場合に注意してください。無効になったプラグインを拒否するには、Outlookの設定でSugarのプラグインに対して「毎回アドオンを有効にします」を選択します。


LDAPログイン

証明書を使ってSugarのインスタンスでプラグインに接続する代わりとして、プラグインLDAP認証をサポートします。管理者がLDAP認証の暗号鍵を送信している場合、Sugarオプションでプラグインを設定している時に以下の手順を使います。

1. 詳細タブへ移動します。

2. LDAP設定で「LDAPオプションの使用」を選択します。

3. 認証キーフィールドにある暗号キーを入力します。Microsoft Outlookはパスワードで暗号化されたこのキーを使います。


OAuthのログイン

OAuthのログインは20122月にリリースしたSugar Plug-in for Microsoft Outlookの新しい機能です。これは、Sugarのログイン証明書をこまめに変更する必要があるユーザに対して良いログインオプションです。OAuthはユーザに対してSugar Plug-in for Microsoft OutlookSugarアプリケーションで常時接続を設定し、ユーザのログイン証明書がSugarで変更した時に完全に一貫して作業します。ユーザはSugarからOAuthトークンを回収し、常時接続で設定するには、1回プロセスを完了する必要があります。

Sugar Plug-in for Microsoft OutlookSugarアプリケーションでSugarからOAuthトークンを回収し、常時接続で設定するには、以下の手順に従ってください。

1. デフォルトのブラウザでSugarを開き、証明書を使ってログインします。

2. Sugar Plug-in for Microsoft Outlook設定を開きます。

3. OAuthログインチェックボックスにチェックします。

4. OAuthトークンのアクセス回収」ボタンをクリックします。

コンシューマキーとコンシューマシークレットの2つのフィールドが新しい画面に表示します。

5. コンシューマキーとコンシューマシークレットを入力します。

6. Sugar管理者からこれらの値を受け取ります。管理者である場合、Sugar > 管理 > システム管理 > OAuthキー から受け取ります。

7. 「続行」をクリックします。

トークンを認証するためのオプションを持つデフォルトのブラウザでWebページを表示します。

8. 「認証トークン」ボタンをクリックすることで、トークンを認証します。

認証コードを表示します。

9. 認証コードをコピーし、Sugar Plug-in for Microsoft Outlookへ移動し、入力ボックスにある認証コードを貼り付けます。

10. OK」をクリックします。

Sugarから常時のOAuthトークンを回収します。

11. OAuthトークンとシークレットは対応するフィールドにあることを確認します。

12. 「テスト接続」ボタンをクリックし、接続がSugar Plug-in for Microsoft OutlookSugarアプリケーションで設置されることを確認します。

13. 設定を保存するために「OK」をクリックし、Sugar Plug-in for Microsoft Outlookに戻ります。


ツールバーオプション

メールウィンドウにあるOutlookインボックスウィンドウは以下のSugarオプションを表示します。

 Sugarへのアーカイブ:このオプションは1つ以上のSugarレコードで1つ以上のOutlookEメール項目をアーカイブするために使います。

 新しいSugarレコード:このオプションは新しいSugarの取引先・バグトラッカー・ケース・取引先担当者・リード・商談のレコードを作成するときに使います。

 Sugarへの同期:このオプションはSugarの会議・電話・取引先担当者・タスクに対応するOutlookの予約・取引先担当者・タスクを同期するために使います。

カレンダー・取引先担当者・タスクのウィンドウは以下のSugarツールバーを表示します。

 Sugarへの同期:このオプションはSugarのモジュールに対応する現在のOutlookの項目タイプの同期を実行するために使います。

 同期のマーク:このオプションは次の同期に含まれる項目を指定するために使います。

 同期からのマーク解除:このオプションは選択項目の同期を中止するために使います。この項目はSugarOutlookの両方に存在します。

Outlookに新しいEメールを作成する場合、Add-Insタブで表示される以下のSugarツールバーを使用します。

 送信とアーカイブ:このオプションは簡単な手順でEメールを送信、アーカイブします。

 Sugarアドレスの検索:このオプションはToCCBCCアドレスフィールドにあるインクルージョンでSugarの取引先担当者に対してEメールアドレスを選択するために使います。

新しいOutlookの取引先担当者の作成はAdd-Insタブにある以下のツールバーオプションを提供します。

 Sugarの同期に対する保存とマーク:このオプションは次の取引先担当者の同期による操作で取引先担当者を保存し、レコードを組み込むために使います。

 会社でのSugarアカウントの設定:このオプションはSugarのアカウント名にあるOutlookの取引先担当者の会社フィールドをあらかじめ設定するために使います。また、イベントでOutlookの取引先担当者が同期され、このオプションはSugarの取引先担当者の結果とSugarアカウントの対応で直リンクを確認します。

また、新しい予約やタスクの作成はAdd-Insタブにある以下のツールタブオプションも表示します。

 Sugarの同期に対する保存とマーク:このオプションは予約やタスクを保存し、次の同期にあるレコードを組み込むために使います。


Sugarオプション

Outlook > ツール > Sugarオプション > 一般タブは自明である接続の詳細、アーカイブEメールの添付設定、好みの設定を表示します。自明でないフィールドの説明は以下の通りです。

 最初に姓を解析Eメールの取引先担当者がもうすでにSugarに存在している場合、最初に姓を表示します。Eメールを右クリックし、取引先担当者の名前を表示するビューを選択します。「最初に姓を解析」オプションを選択した時は、最初に姓を表示します。

例えば、取引先担当者のテストとして表示されるSugarの取引先担当者名に対して、このオプションを選択した時はSugar Plug-in for Microsoft Outlookにある取引先担当者のテストとして表示します。

 アーカイブ時にチームでのモジュールの使用:このオプションはEメールアーカイブでモジュールのチームを含むために選択します。他に、アーカイブEメールはユーザのデフォルトチームと関連があります。例えば、商談が東チーム(ウィル・ウェスティンと言われるユーザのデフォルトチーム)として割り当てられて作成する場合、Eメールはこの商談に対してアーカイブされます。

例えば、商談がSugarで作成され、チームIDが「東チーム」として設定されます。ユーザのデフォルトチームIDは異なります。(例えば、ウィル・ウェスティンです。)「ウィル・ウェスティン」を設定しないでアーカイブEメールのチームが「東チーム」であり、「アーカイブ時にチームでのモジュールの使用」フラグにチェックする場合、商談にEメールをアーカイブします。

同期時のプライベートフラグの無視:取引先担当者がSugarCRMに追加しない時、取引先担当者の感度は標準ではなく、フラグはチェックされません。


取引先担当者の同期

Sugar Plug-in for Microsoft OutlookSugarで取引先担当者を同期できます。1つのシステムにある取引先担当者の変更は同期後に他のシステムに反映されます。

取引先担当者の同期を開始するには

1. Sugar Plug-in for Microsoft Outlookで、移動 > 取引先担当者 へ移動し、取引先担当者ウィンドウで同期したい取引先担当者を選択します。

2. 「同期のマーク」をクリックします。

3. Sugarへの同期」をクリックします。

同期プロセスでダイアログボックスは処理されるレコードの数を表示します。プロセスの終わりにダイアログボックスが閉じ、同期が完了します。同期を処理している間、Sugar Plug-in for Microsoft Outlookを使います。Sugar Plug-in for Microsoft Outlookで、ユーザに見えるSugarの取引先担当者は同期に対して適格であり、Outlookへの同期オプションがSugarで有効となる取引先担当者だけは同期されます。

同様に、「同期のマーク」コマンドから同期に対してマークされるSugar Plug-in for Microsoft Outlookの取引先担当者のみがSugarで同期されます。同期に対してSugar Plug-in for Microsoft Outlookの取引先担当者にマークする場合、Sugar Plug-in for Microsoft Outlookは項目のカテゴリにSugarCRMを追加します。

注:SugarCRMのカテゴリ値は標準装置のみです。Sugar Plug-in for Microsoft Outlookは同期に対してマークされる項目の内部にあるデータベースを保持します。

項目を右クリックし、カテゴリメニュー項目を選択することで項目のカテゴリを表示します。Sugar Plug-in for Microsoft Outlookにあるカテゴリフィールドのエクスポートは同期を含む取引先担当者を特定する便利な方法です。最初に、Sugar Plug-in for Microsoft Outlookをインストールした後に、取引先担当者は同期に対して指定されません。

プライベートフラグが設定されるSugar Plug-in for Microsoft Outlookの取引先担当者を同期しません。


コンフリクトの取り扱い

コンフリクトは、最後の同期後に取引先担当者がSugarOutlookの両方で変更した時に発生します。ツール > Sugarオプション の設定はコンフリクトの取り扱いのやり方を決定します。また、Sugarのバージョンの普及・Outlookのバージョン・ユーザのプロンプトを選択します。


取引先担当者の削除

Sugar Plug-in for Microsoft Outlookにおいて、取引先担当者のレコードがあるSugarのバージョンはOutlookで同等の取引先担当者による重要度を入れ替えます。これは、取引先担当者がOutlookを使う個人よりもSugarにある組織の方が良い役割を持つからです。従って、Sugarで同期した後にOutlookで取引先担当者のレコードを削除する場合、取引先担当者はSugarに残っていて、「Outlookへの同期」チェックボックスはチェックされていません。しかし、Sugarにある取引先担当者を削除した場合、取引先担当者はOutlookにも削除されます。

Outlookで同期からのマーク解除している同期の取引先担当者の設定やSugarにあるOutlookへの同期チェックボックスのチェック解除は同期を中止する効果があります。また、それぞれの取引先担当者のレコードとフラグを残しているOutlookSugarの両方は同期の操作を同等に設定されています。システムにある取引先担当者への変更は他のシステムによって影響されません。後で同期のマークやOutlookへの同期のフラグを再び有効にする場合、その時同期は再び始まります。


取引先担当者の複製による分析

故意でない取引先担当者の複製を防止するには、Sugar Plug-in for Microsoft Outlookは同期中に検索を実行し、見つからなければ取引先担当者の結果をバインドし、新しい取引先担当者を作成します。

例えば、「Betty Boop」という名前と「betty@boop.comEメールアレスを持つSugarでアクセスできるOutlookに取引先担当者を作成します。Outlookにある取引先担当者の「同期のマーク」フラグを設定する場合、Sugar Plug-in for Microsoft Outlookは同期の見方から新しい取引先担当者を検出します。このケースでは、プラグインはSugarの取引先担当者を持つOutlookの取引先担当者をバインドするテストを行います。取引先担当者のEメールアドレス・姓・名の組み合わせは使われます。一致したものが見つからなかった場合、新しい取引先担当者はSugar側に作成されます。そうでなければ、Outlookへの同期フラグは検索と一致した取引先担当者に対してSugar側で設定されます。

Sugarの取引先担当者がOutlookへの同調に変更され、Outlookがすでに存在している場合に同じプロセスが使われます。


取引先担当者とSugarアカウント

取引先担当者がSugarで同期されている時、プラグインはOutlookの会社名フィールドで保管されている値を使ってSugarの検索を行います。完全な一致がある場合、Sugarの取引先担当者は検索されたアカウントを直接参照します。

Sugar Plug-in for Microsoft Outlookは、同期される取引先担当者がSugarアカウントとの関係を継続しているのを確認するために便利な方法を提供します。Outlookの取引先担当者のフォームがある場合、Sugarのアカウント名の検索を実行するには「会社でのSugarアカウントの設定」をクリックします。

同様の方法は、新しいSugarレコードへのリンクによる「新しいSugarレコード」ボタンを使って作成するSugarの取引先担当者に対して使われます。


カレンダーの同期

Sugar Plug-in for Microsoft Outlookのユーザが見えるSugarの電話と会議は同期に対して適格です。これらから、ユーザが編成、招待する電話や会議だけは約束の項目としてSugar Plug-in for Microsoft Outlookに同期されます。

「同期のマーク」オプションが選択されるSugar Plug-in for Microsoft Outlookのカレンダー項目だけは同期します。プライベートフラグが設定されているレコードは同期されません。

同期中にSugar Plug-in for Microsoft Outlookを使えます。


カレンダーの同期を開始するには

1. Sugar Plug-in for Microsoft Outlookのカレンダーウィンドウにある「Sugarへの同期」をクリックします。

2. メインツールバーにある「Sugarへの同期」オプションから「アポイントメント」を選択します。

同期プロセスでダイアログボックスは処理されるレコードの数を表示します。プロセスが完了した後、ダイアログボックスは閉じ、同期は完了しています。同期中にSugar Plug-in for Microsoft Outlookを使います。


タスクの同期

Sugar Plug-in for Microsoft Outlookのユーザが見えるSugarのタスクは同期に対して適格です。これらから、ユーザに割り当てられているタスクだけはSugar Plug-in for Microsoft Outlookと同期されます。「同期のマーク」オプションが選択されるSugar Plug-in for Microsoft Outlookのタスクの項目だけは同期します。プライベートフラグが設定されているレコードは同期されていません。

同期中にSugar Plug-in for Microsoft Outlookを使います。

 

タスクの同期を開始するには

1. Sugar Plug-in for Microsoft Outlookのタスクウィンドウにある1つ以上のタスクを選択します。

2. タスクウィンドウにある「同期へのマーク」をクリックします。

3. タスクウィンドウにある「Sugarへの同期」をクリックします。

同期プロセスで、ダイアログボックスは処理されるレコードの数を表示します。プロセスが完了した時、ダイアログボックスが閉じ、同期が完了します。

Sugarにあるタスクの一覧ビューにあるタスクを表示できます。あるいは、Sugar Plug-in for Microsoft Outlookにあるタスクを右クリックし、「Sugarでのビュー」を選択します。

 

アーカイブEメール

Sugar Plug-in for Microsoft OutlookSugar Plug-in for Microsoft OutlookEメールにアーカイブする便利な方法を提供し、以下のSugarモジュールのいくつかと関連があります。

 取引先

 バグトラッカー

 ケース

 取引先担当者

 リード

 商談

 プロジェクト

いくつかのSugar Plug-in for Microsoft OutlookEメールの項目は、重要な顧客の相互作用によるレコードの強い意味を提供し、Sugarレコードへアーカイブされます。

Eメールは以下の方法のうち1つでアーカイブされます。

 Eメールを作成する時

 既存のEメールのリストから選択する場合

 

Eメールの作成とアーカイブEメール

Sugar Plug-in for Microsoft Outlook1つの手順でEメールの送信とアーカイブEメールができます。

Eメールを作成し終わった時、処理を開始するには、「送信とアーカイブ」をクリックします。ツール > Sugarオプションにある「送信とアーカイブがSugar画面のアーカイブを毎回表示」オプションを有効にします。このフラグが設定されている場合、新しいアーカイブEメールがある適切なSugarのレコードを検索可能にするには、Eメールが送信された後にプラグインはSugarのアーカイブEメール画面を無条件で表示します。

1人の受信者へ早くアーカイブEメールを許可するには、ツール > オプション にある「送信とアーカイブがSugar画面のアーカイブを毎回表示」設定を空白にします。それから、新しいEメールが1人の受信者へ送信される場合、プラグインはEメールアドレスと一致するSugarの取引先担当者やリードを検索するためにテストします。1人のSugarの取引先担当者やリードが見つかった場合、Eメールは相互作用なしですぐにアーカイブされます。

しかし、一致したものが見つからず、Eメールが複数の受信者に扱う場合、Sugar Plug-in for Microsoft Outlookは「SugarでのアーカイブEメール」画面を表示します。

この行動は以下のように要約されます。

送信とアーカイブがSugar画面のアーカイブを表示フラグ

1人の受信者

Sugarで検索した受信者

Eメール送信後に実行されたアクション

チェック

はい or いいえ

はい or いいえ

アーカイブEメール画面の表示

チェックなし

はい

はい

すぐにアーカイブ

チェックなし

いいえ

はい or いいえ

アーカイブEメール画面の表示

チェックなし

はい

いいえ

アーカイブEメール画面の表示

 

送信とアーカイブオプションはOutlook 2013のクイック応答テンプレートで利用できないことに注意してください。送信とアーカイブボタンでフルフォームレイアウトを開くクイック応答テンプレートの左上にある「ポップアウト」ボタンをクリックします。他のオプションはOutlook設定にある「新しいウィンドウで返信や転送を開く」オプションを選択することでOutlookにあるクイック応答機能を無効にします。


既存のアーカイブEメール

Sugar Plug-in for Microsoft Outlookは既存の便利なアーカイブEメールの項目に対して提供します。1つのアーカイブの手順にある異なるモジュールから項目を含む1つ以上のEメールをアーカイブします。

ToEメールアドレスで指定されたSugarの取引先担当者やリードへEメールをすぐにアーカイブできます。単にEメールの項目を右クリックし、Sugarへのアーカイブオプションを選択します。

時々、同時に複数のSugarモジュールをアーカイブし、Sugarでアーカイブされる前にEメールを編集する必要があります。これらの理由で、Sugarへのアーカイブオプションを使用します。

OutlookEメール項目にカーソルを合わせ、アーカイブ処理を開始するにはツールタブにある「Sugarへのアーカイブ」ボタンをクリックします。

以下のページは画面上で表示します。


様々なアクションは画面上に表示されるページより前に発生します。まず、検索フィールドは現在のEメールにあるToCCフィールドで検索されるEメールアドレスを参照します。

次に、検索フィールドの下にあるチェックボックスで指定されたSugarモジュールは一致したものがあるかをじっと見ます。スクリーンショット上で、1つのSugarの取引先担当者は選択されたEメールアドレスを使って一致させます。取引先担当者の項目は取引先担当者と関連がある他のSugarモジュールを表示するために拡張されます。

 

既存の取引先担当者やリードを持つOutlookのアーカイブEメール

強調される項目でEメールと直接関連を持つには、「アーカイブ」をクリックします。このアクションは選択項目に対して対応するEメールを保管するSugarで履歴レコードを作成します。複数のSugarの項目を選択し、Eメールがそれぞれの順番にアーカイブされます。

アーカイブをクリックする前の編集タブの選択は、Sugarにある履歴項目と対応するEメールを保管する前に、商談に対してEメールの内容を変更します。これはコメントによって現在のEメールを増やせます。ここでの変更はOutlookEメールの変更です。

あるいは、1つ以上のOutlookEメールを選択し、SugarへのアーカイブEメール画面で表示されるSugarの項目でドロップ&ドラッグします。

終了日にEメールが追いつくように、Eメールの複数の組み合わせやSugarの項目を含む繰り返されるアーカイブの手順を防止するには、真っ先に毎回SugarへのアーカイブEメール画面ダイアログボックスがあります。それは、オプションメニューでの設定によって変更できます。


既存のSugarレコードを持つOutlookのアーカイブEメール

SugarレコードでEメールと関連を持つには、まず適切なレコードを指定しなければなりません。

例えば、「SugarCRM」と名付けられた取引先で現在のEメールと関連を持つには、検索フィールドをクリアし、取引先名の先頭文字を入力する必要があります。取引先のチェックボックスが設定されていることを確認してください。

取引先レコードを含む検索条件で一致するレコードはリストに表示されます。適切なレコードを選択し、「アーカイブ」をクリックします。Eメールは選択する取引先をすぐにアーカイブします。

複数のSugarモジュールからのレコードやSugarの項目の組み合わせでのアーカイブEメールに対して検索を行うかもしれません。


新しいSugarレコードを持つOutlookのアーカイブEメール

Sugar Plug-in for Microsoft Outlookは新しいSugarレコードを作成するための便利な方法を提供します。これは、現在Sugarに存在しないレコードと対応する重要な収集を開始したい場合に役に立ちます。

例えば、現在のEメールと関連がある取引先を作成するには、以下のことを実行します。

1. 「作成」をクリックします。

取引先のフィールド値を指定できるダイアログボックスを表示します。

2. 取引先を保存するには、「作成し閉じる」をクリックします。

Sugarの取引先を作成します。

3. 新しい取引先で現在のEメールと関連を持つには、ここより前で説明された手順に従ってください。

助言:新しい取引先レコードはSugarレコードに表示されます。

 

アーカイブEメールの確認

SugarへアーカイブされるSugar Plug-in for Microsoft OutlookEメールを簡単に確認します。

 Eメールのカテゴリのフォールド値はSugarCRMに設定されます。

項目を右クリックし、オプションを選択することでEメールのカテゴリを表示します。

 Eメールはメッセージのステータス領域にアーカイブの日時を表示します。

 フラグが項目にない場合、項目フラグのステータスは更新されます。

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